淺談如何進(jìn)一步規(guī)范殘疾人信訪檔案管理

袁丹婷

殘疾人信訪檔案管理既是殘疾人信訪工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)的工作，更是殘疾人檔案管理的重要組成部分。作為一名殘疾人檔案工作者要本著“以殘疾人為本的”思想，切實(shí)把殘疾人檔案工作管理好，必須做到殘疾人檔案工作規(guī)范化，站在殘疾人事業(yè)是彰顯愛(ài)心和社會(huì)公平的崇高事業(yè)，是社會(huì)主義事業(yè)的重要組成部分的認(rèn)知高度，才能切實(shí)把殘疾人檔案工作管理好，殘疾人檔案工作規(guī)范化，使之充分發(fā)揮好其在殘疾人工作者中的重要作用尤為重要。下面是我本人在檔案工作實(shí)踐中的幾點(diǎn)體會(huì)。

一、充分認(rèn)識(shí)殘聯(lián)信訪檔案工作的重要作用，做到信訪工作規(guī)范化

站在歷史進(jìn)步的角度來(lái)看，檔案是人類(lèi)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是處理完畢的、具有參考價(jià)值的、集中保存的、系統(tǒng)的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復(fù)合體，它具有個(gè)體意識(shí)和群體意識(shí)的功能。站在扶弱濟(jì)貧的高度來(lái)看殘疾人信訪工作是體察社情民意的寒暑表，執(zhí)行政策的調(diào)節(jié)器，發(fā)揚(yáng)民主的重要窗口，接受群眾監(jiān)督，聯(lián)系群眾的重要渠道，它對(duì)于各級(jí)殘聯(lián)實(shí)實(shí)在在幫助殘疾人解決實(shí)際問(wèn)題，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定和改革開(kāi)放大局，具有重要意義。其主要表現(xiàn)在：一是使其成為領(lǐng)導(dǎo)決策和部署工作的重要參考。信訪檔案完整記錄了各個(gè)時(shí)期、各項(xiàng)重大政策出臺(tái)前后殘疾人信訪活動(dòng)的特點(diǎn)，以及化解殘疾人信訪問(wèn)題的全過(guò)程。完備的信訪檔案，可以幫助各級(jí)殘聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)真實(shí)地把握信訪問(wèn)題的全貌和實(shí)質(zhì)，政策出臺(tái)的時(shí)機(jī)、力度和節(jié)奏，確保政策的延續(xù)性、協(xié)調(diào)性和可操作性；二是使其成為正確處理信訪問(wèn)題的重要依據(jù)。信訪檔案真實(shí)記錄了群眾來(lái)信來(lái)訪的時(shí)間、地點(diǎn)、事情經(jīng)過(guò)、關(guān)聯(lián)人物、調(diào)查處理經(jīng)過(guò)，以及相關(guān)部門(mén)答復(fù)意見(jiàn)、復(fù)查復(fù)核資料、結(jié)案報(bào)告等重要資料，為各級(jí)各部門(mén)依法按政策解決信訪問(wèn)題提供了最真實(shí)的依據(jù)；三是使其成為考核和評(píng)價(jià)信訪工作的重要載體。信訪檔案全面記錄了一地區(qū)（部門(mén)）歷年來(lái)信訪工作開(kāi)展情況的詳細(xì)數(shù)據(jù)，便于實(shí)施綜合考評(píng)；四是使其成為信訪宣傳和研究的重要素材。信訪檔案記載著大量而真實(shí)的信訪案列，為信訪工作的研究和探討提供了活生生的素材。 因而，做好新時(shí)期殘疾人信訪檔案工作。使其充分發(fā)揮在殘疾人信訪工作中的重要作用，這里首先需要充分認(rèn)識(shí)到意識(shí)。

二、努力做好殘聯(lián)信訪檔案的收集整理工作，做到信訪工作系統(tǒng)化

收集整理是利用檔案的先行條件，在全面“實(shí)施逐級(jí)上訪，歸口辦理，誰(shuí)主管認(rèn)負(fù)責(zé)”信訪辦案原則程序后使信訪案件明顯減少。所以檔案立卷時(shí)要注意收集各類(lèi)信訪材料和調(diào)查材料以及分散落到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)及個(gè)人手里有價(jià)值的材料，做到及時(shí)收集，達(dá)到集中統(tǒng)一保管，維護(hù)案件之間完整，保持歷史真實(shí)面貌，以便為各項(xiàng)建設(shè)服務(wù)的目的。而檔案整理工作是檔案管理業(yè)務(wù)工作中關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)，貫穿于檔案鑒定、保管、檢索等多步驟。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和社會(huì)深入發(fā)展，殘疾人作為最脆弱、易受損害的特殊群體，其上訪內(nèi)容含括勞動(dòng)就業(yè)、生活保障、維護(hù)權(quán)益等多方面， 涉及企事業(yè)、民政、勞動(dòng)、司法等多單位。故而為建立高質(zhì)量的殘聯(lián)信訪檔案，就必須要保證具有較完備的檔案信息資源，做好信訪檔案的收集和整理工作。

我們要遵照檔案整理原則，要選擇那些有利用價(jià)值、參考價(jià)值的上訪案件進(jìn)行立卷，形成檔案。凡是形成和保存下來(lái)的檔案，都是歷史活動(dòng)的產(chǎn)物，它不僅是記錄了當(dāng)時(shí)的實(shí)踐活動(dòng)，而且反映了歷史。對(duì)整理和保存檔案的情況和結(jié)果，應(yīng)該尊重歷史和前人的勞動(dòng)，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，注意分清哪些是合理的，凡是合理的，都應(yīng)繼承下來(lái)，有利于以后工作中借鑒。整理信訪檔案時(shí)，不要打亂重整，一般說(shuō)來(lái)，不是零散、己經(jīng)立卷、有規(guī)可循、有據(jù)要查，就應(yīng)力求原有整理體系，在整理立卷時(shí)盡可能做到按年度分開(kāi)，按材料性質(zhì)分開(kāi)，按保管期限分開(kāi)，以便于利用和管理，使信訪檔案工作盡快實(shí)現(xiàn)制度化。

三、認(rèn)真做細(xì)殘聯(lián)信訪檔案的歸檔工作，做到信訪工作標(biāo)準(zhǔn)化

按照信訪檔案分案件檔案和文書(shū)檔案兩類(lèi)的定義。案件檔案即殘聯(lián)信訪部門(mén)對(duì)一件信訪問(wèn)題從接待、調(diào)查、核實(shí)、處理等全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的歸檔案卷；文書(shū)檔案則是殘聯(lián)信訪部門(mén)在工作中自身形成的和上級(jí)下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件和資料等各種文書(shū)材料的歸檔卷宗。一是把以紙質(zhì)為載體的信訪事項(xiàng)，通過(guò)收集、整理、裝訂等程序，按每件信訪事項(xiàng)受理的編號(hào)順序，用專(zhuān)門(mén)的檔案裝具（盒、柜）存放。每件信訪檔案材料的排列次序一般為：領(lǐng)導(dǎo)批示、請(qǐng)示、處理單、調(diào)查報(bào)告、調(diào)查過(guò)程中的有關(guān)材料、原始信訪件、信封；二是對(duì)數(shù)字信訪檔案歸檔就是對(duì)以光盤(pán)、硬盤(pán)、優(yōu)秀等新型介質(zhì)為載體的信訪檔案進(jìn)行歸檔。應(yīng)按本單位檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)，在數(shù)字信訪檔案與傳統(tǒng)信訪檔案之間，建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，按照年度、類(lèi)目進(jìn)行打壓縮包，拷貝至新型介質(zhì)上，并貼上標(biāo)簽存檔。這樣，通過(guò)建立數(shù)字信訪檔案，既可以提高檔案的利用效率，又可以減少借閱過(guò)程中對(duì)紙質(zhì)檔案的人為磨損。

四、用心改善殘聯(lián)信訪檔案技術(shù)處理，做到信訪工作數(shù)字化

隨著智能化技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及和電子文件的大量涌現(xiàn)，現(xiàn)今以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時(shí)期檔案管理工作體系正逐漸形成和發(fā)展并指導(dǎo)著具體工作。 一是收集電子文件。將各級(jí)殘聯(lián)信訪部門(mén)形成的電子文件以虛擬全宗形式集中起來(lái)，也就成為信訪檔案信息化建設(shè)的一個(gè)主要途徑。為此，殘聯(lián)信訪檔案部門(mén)必須加緊應(yīng)用電子文件的接收、保管、利用的技術(shù)手段和方法，為實(shí)際工作提供理論依據(jù)；二是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)信訪檔案數(shù)字化。目前，信訪檔案多以紙質(zhì)檔案為主，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化勢(shì)在必行。各殘聯(lián)信訪檔案部門(mén)應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分利用所藏檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，優(yōu)先對(duì)有特色的和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化；三是要構(gòu)建殘聯(lián)信訪檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。信訪檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：檔案案卷級(jí)目錄的建設(shè)、檔案文件級(jí)目錄的建設(shè)、檔案全宗級(jí)目錄的建設(shè)、專(zhuān)題檔案目錄建設(shè)和檔案全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等。

五、加強(qiáng)殘聯(lián)信訪檔案安全保護(hù)，做到信訪工作完美化

在實(shí)際工作中，管理利用既有矛盾又有一致性，這就要求我們檔案工作者在信訪檔案管理上必須做到“十防”：一是防盜，要設(shè)置專(zhuān)用鐵柜進(jìn)行保管；二是防破壞，防止人為造成對(duì)檔案的損壞；三是防火，及時(shí)排除一些火災(zāi)隱患；四是防水，杜絕淋濕、浸泡現(xiàn)象；五是防塵，灰塵和煙塵不宜太濃；六是防潮，按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定相對(duì)濕度在50%--60%為宜，過(guò)度潮濕可使檔案形成紙磚；七是防霉變，以往檔案中多使用糨糊粘補(bǔ)，易形成檔案蛀蟲(chóng)；八是防鼠，定期放置鼠藥以防老鼠咬傷檔案；九是防蟲(chóng)，定期在柜子中放置樟腦球，定期噴灑蟲(chóng)劑，以達(dá)到殺菌作用；十是防光，避免因強(qiáng)烈的紫外線可使檔案退色，紙張也會(huì)變黃而脆，嚴(yán)重時(shí)達(dá)到報(bào)廢。

總之，檔案工作是建設(shè)推動(dòng)殘疾人信訪工作科學(xué)發(fā)展，提升殘疾人信訪工作管理水平的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。隨著新時(shí)期殘疾人信訪工作職能的進(jìn)一步拓展和業(yè)務(wù)工作的進(jìn)一步完善，檔案工作已越來(lái)越多顯示出它在促進(jìn)各級(jí)殘聯(lián)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)方面的重要作用。因此我們要充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)和做好新時(shí)期殘疾人信訪檔案工作的重要性和緊迫性，進(jìn)一步明確檔案工作的任務(wù)，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，提高檔案管理水平，使信訪檔案工作為提高殘疾人生活水平、維護(hù)殘疾人合法利益、共同營(yíng)造和諧社會(huì)服務(wù)，為建成社會(huì)小康和全面建成社會(huì)主義強(qiáng)國(guó)貢獻(xiàn)一份力量。