當前城建檔案管理存在的問題與改革對策

摘 要：城建檔案管理是檔案管理一項重要工作，城建檔案是城市可持續發展的寶貴資源，自1980年全國科技檔案工作會議之后，城建檔案管理已延伸、滲透到了城市社會生活的各個領域，其收集、整理、保管、編研、利用、執法等逐步得以完善，但隨著城建事業的飛速發展，城建檔案管理同樣也面臨著諸多難題及新的挑戰。本文結合現在城建檔案管理情況，分析城建檔案的重要性及發展前景。

關鍵詞：檔案收集；管理體制；數字化建設；資源共享；信息化操作；整理。

一、城建檔案管理的社會功能

服務：城建檔案管理的最終目的是提供利用，服務于城市建設。

保障：城建檔案管理部門要根據現行有關法律、法規，制定操作性強的規章制度，確保城建檔案工作的順利實施。

跟蹤：對建設工程檔案實行同步管理，是國家對重點建設工程檔案管理提出的基本要求，主要是檔案工作要與工程建設同步，它有著承上啟下的作用。

監督：要做好城建檔案管理工作，首先要建立健全管理機構和管理制度，管理機構的建立和管理體制主客觀的健全，是城建檔案管理工作的前置和保障，對城建檔案工作的方針、政策、規定等貫徹執行情況進行監督，包括對貫徹執行科學技術檔案工作的基本原則和國家制訂的規章制度，對城建檔案工作的機構設置、人員配備、資金來源、職稱評定，如果沒有相應的管理機構，就難以有健全的管理制度，也就無法形成檔案的有效收集和利用了。

二、當前城建檔案管理中存在的問題

（一）檔案收集、處理不盡規范

檔案收集來源不均衡。一是從整體情況看，檔案資料收集地上多，地下少；實踐中，城建檔案管理部門很難將所有的城市建設項目檔案收集起來，存在遺漏問題；二是從管理權限上看，建設系統各專業部門內部檔案收集得多，外部收集得少；三是從分類大綱上看，部分檔案收集存在漏項，甚至是空白。

（二）檔案收集方式過于單一

檔案利用率低，實踐中，城市建設相關單位、機構對城建檔案的認知程度不高，不到用時，絕不查閱，導致城建檔案的利用人次、卷次等指標都非常低，難以發揮檔案的積極作用。主要反映在紙質檔案收集比較多，特種載體檔案少，滿足不了城建檔案信息化管理的需要。

（三）檔案收集內容不準確

有些已收集的城建檔案，信息缺失嚴重、審批程序不合理等，有的材料混亂性東西多，缺乏關鍵理論。

（四）城建檔案信息化要求資源共享與快速流轉，而目前，其硬件配置、網絡組建仍然滯后。在國內一些大型圖書館或者先進院校的圖書檔案管理機構中，檔案管理已經全部實現了信息化操作。但是，在城建檔案管理領域，僅靠有限的人力實施海量城建檔案資源收集、整理、保管、利用，顯然不能適應信息化快速發展的要求。

三、 為促進城建檔案事業進一步健康發展，建議有關部門在以下幾個方面加強城建檔案工作

加強數字化建設 ，城建檔案信息作為一個國家一座城市社會發展的重要戰略資源，是再現歷史書寫未來的決策依據。城市建設的不斷發展使城建檔案呈幾何數增長，其擁有的信息量急劇膨脹。而計算機技術、網絡技術、通訊傳播技術以及多媒體技術的互相滲透和融合。為城建檔案數字化建設提供了可能，加強城建檔案數字化建設應著力抓好以下工作：

一是積極推進資源數字化建設。資源數字化建設是城建檔案信息化建設的核心，主要包括兩個方面的任務：第一是現有館藏檔案的數字化。

二是加強電子文件和電子檔案的管理。電子文件的大量產生并由此帶來的電子文件歸檔管理是數字化城建檔案館面對的重大課題。要突出電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔等環節的監督、檢查和指導.以確保歸檔電子文件完整、真實、有效和安全，這是做好電子文件和電子檔案管理的重要手段和基礎工作。努力實現服務機制的創新。實現服務機制創新首先要提高對外服務的水平，擴大服務領域，提高城建檔案館的知名度，要使服務的方式由被動變主動，通過網絡和利用者進行交流，及時了解城建檔案信息的需求變化.有針對性地豐富館藏、整合檔案的信息資源，變被動、滯后的服務為主動超前的服務。要應用信息和網絡技術變“死檔案”為”活信息”，要緊密結合城市建設的發展，開發建設信息成果，利用多種形式，發揮城建檔案在城市建設中的作用。

三是不斷加快城建檔案網站建設。網站建設是城建檔案宣傳工作的新途徑.是提供檔案信息利用服務的新手段。網站應具備檔案查詢、信息發布、網上辦公等功能的高度互動。一方面，向社會廣泛宣傳域建檔案工作的方針政策、法律法規介紹城建檔案館的工作職能提高城建檔案館的知名度。另一方面，通過網絡宣傳、利用館藏、提高檔案信息服務利用水平，為城建檔案信息開發利用提供新的途徑和手段。

四是突出人才隊伍建設，人才建設是開展數字化城建檔案館建設的首要條件，為此需要努力培養一批既懂業務，又懂信息技術的“復合型”人才，要加大人才選拔和培養的力度，為數字化城建檔案館建設奠定人才基礎。注重服務利用， 服務利用是城建檔案收集保管的根本目的。城建檔案的服務利用應遵循的原則，一是程序化準備原則城建檔案信息資源開發應做好準備工作，它的首要任務是使信息資源有序化。二是擴大利用原則，就是使更多的城建檔案信息為更多的檔案利用者所利用。三是知識激活原則，就是將城建檔案的信息經過消化、吸收和利用，而產生的新知識。也就是城建檔案信息的編研成果，為利用者信息提供方便。

五是全面效益原則。當檔案信息資源轉化為知識資產后，必須考慮有償使用這個問題，因為無償使用不能體現將檔案信息資源轉化為知識資產過程中的勞動價值。實現域建檔案信息資源的服務利用必須做好以下幾方面的工作：一是以市場需求為導向，開發適合市場需求的城建檔案信息產品，滿足社會各方面的需要。二是緊跟時代節拍，加快域建檔案信息消化、吸收和轉化工作為利用者提供更多的信息“產品”滿足不同利用者的需求。

作者簡介

王文燕（1970年11月11日—），女，漢族，江蘇泗陽人，大學本科學歷。廣州市越秀區任教師26年，工作任勞任怨，敢于探索創新，不斷學習。于2017年4月調到佛山市城建檔案館，從此獻身檔案專業，探索檔案歷程。