試論電子文件歸檔管理

【摘要】電子文件的歸檔是指將具有保存價值的電子文件賦予其檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。由于電子文件本身的屬性及其身處系統(tǒng)的特殊性，電子文件的歸檔比傳統(tǒng)檔案文件的歸檔更復(fù)雜。本文首先概括了電子文件的一般特點(diǎn)，分析探討電子文件歸檔管理的必要性，提出優(yōu)化電子文件歸檔管理的途徑。

【關(guān)鍵詞】電子文件 歸檔管理 特點(diǎn)與必要性

【中圖分類號】G275.9 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）11-0027-01

隨著計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人們?yōu)榱颂岣吖ぷ餍?，原有的紙質(zhì)檔案已不能滿足工作的需要，檔案的載體形式由原來的紙質(zhì)文件發(fā)展為更加環(huán)保、高效的電子文件。電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件有相同之處也有不同之處，電子文件歸檔的任務(wù)更加繁重和復(fù)雜。目前，電子文件發(fā)展迅速，在各行各界中，它正在一步步取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，人類社會必須經(jīng)受這一巨大變革所帶來的關(guān)乎社會記錄利用能力、管理能力和保存能力的嚴(yán)峻考驗(yàn)。

一、電子文件的特點(diǎn)

電子文件，也稱數(shù)字文件。它是在特定的數(shù)字環(huán)境中，依托數(shù)字設(shè)備生成，存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，用戶通過計算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行讀取和處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。具有保存價值的電子文件就是電子檔案，但是在檔案界，較多使用電子文件的叫法，而較少使用電子檔案。電子文件通常具有以下特點(diǎn)：

1.信息的非人工識讀性。必須利用計算機(jī)進(jìn)行解碼、解壓或者解密，文件信息才能被識讀。利用電子文件首先需保證它可以被識讀。 2.系統(tǒng)依賴性。電子文件不能單獨(dú)存在，而是處于系統(tǒng)之中，需借助計算機(jī)完成從形成到歸檔一系列的過程。3.信息與特定載體之間的可分離性。電子文件的載體并非一直是同一個實(shí)體，而是可以轉(zhuǎn)換或者轉(zhuǎn)存在另一載體，保持內(nèi)容的完整性。4.信息的易變性。使用者可以不受時間空間的限制修改信息的原有內(nèi)容，或是系統(tǒng)的變動也會令信息的內(nèi)容發(fā)生改變。5.信息存儲的高密度性。傳統(tǒng)的介質(zhì)承載信息量有限，而電子文件突破了這一限制，存儲容量極大程度得到了提高。6.多種信息媒體的集成性。電子文件的形式多樣，包含了文字、圖像、影像、聲音等各種信息形式的有機(jī)結(jié)合，真實(shí)再現(xiàn)歷史情況。

二、電子文件歸檔管理的必要性

電子文件的完整性與穩(wěn)定性，不僅是整個檔案工作中必須遵守的基本條件，也是檔案工作各項(xiàng)環(huán)節(jié)的共同目標(biāo)。電子文件歸檔必須具備成熟的物質(zhì)條件和技術(shù)裝備，歸檔是為了方便以后的管理利用，可以極大的提高工作效率，因此電子文件歸檔管理也是檔案界和檔案工作人員不可推脫的責(zé)任。

由于電子文件自身的技術(shù)特征、多種多樣的載體形式以及計算機(jī)管理系統(tǒng)的特殊要求，使得電子文件歸檔的方法發(fā)生了一些變化。因電子文件大量的產(chǎn)生，其是分散的、雜亂的、不系統(tǒng)的，檔案工作人員對電子文件管理的重視程度普遍不夠高，未能把電子文件同紙質(zhì)文件平等對待。相比傳統(tǒng)載體的文件，電子文件具有許多新的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)皆因系統(tǒng)而生，人對文件的一切行為都需要借助于系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，故計算機(jī)系統(tǒng)是文件無法離開的生存環(huán)境。電子文件安全問題也令人堪憂，電子文件處在一個相對開放的系統(tǒng)中，文件信息容易改變，人為有意改動或是系統(tǒng)無意變動，都可能導(dǎo)致信息的改變、損失甚至丟失。

三、優(yōu)化電子文件歸檔管理的途徑

電子文件歸檔管理要在傳統(tǒng)檔案歸檔管理原則、方法的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件的特點(diǎn)和社會需求的變化，加以合理變革和更新。

（一）完善歸檔制度和標(biāo)準(zhǔn)

為了更好的利用電子文件，檔案界和各有關(guān)檔案部門應(yīng)創(chuàng)造安全穩(wěn)定的管理環(huán)境，設(shè)立相應(yīng)的電子文件歸檔管理制度。電子文件的歸檔應(yīng)在嚴(yán)格的流程下進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)電子文件后續(xù)有效的利用。國家對電子文件歸檔管理工作一直高度重視，相繼出臺了一系列的文件，如《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔管理規(guī)范》等。在文件中，明確了工作人員的職責(zé)任務(wù)，明確歸檔的范圍、歸檔方法、歸檔的時間、歸檔的程序等，為日后的歸檔工作提供了科學(xué)的管理辦法，確保電子文件歸檔工作順利實(shí)施。

（二）加強(qiáng)電子文件安全管理

第一，要合理的設(shè)定網(wǎng)絡(luò)，在文件管理上盡量使用局域網(wǎng)絡(luò)，避免外界因素干擾。第二，安全的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)裝置也是重要的因素之一，使用者應(yīng)按期檢查硬盤等移動存儲設(shè)備。第三，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行保護(hù)，防火墻本身具有較強(qiáng)的抗攻擊能力，它是提供信息安全服務(wù)、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)和信息安全的基礎(chǔ)設(shè)施。第四，對文件進(jìn)行分類和權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)有效管理。

（三）提升檔案工作人員綜合素質(zhì)

檔案中蘊(yùn)藏著寶貴的信息，見證了社會的發(fā)展和變遷。為了適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展趨勢，必須打造專業(yè)性的檔案管理團(tuán)隊(duì)，這也是提高電子文件歸檔管理效率的重要途徑。專業(yè)的檔案管理人士應(yīng)主動自覺加強(qiáng)學(xué)習(xí)各項(xiàng)檔案知識、掌握專業(yè)技巧，還應(yīng)熟練操作計算機(jī)。檔案部門應(yīng)經(jīng)常開展各項(xiàng)有關(guān)電子文件歸檔的培訓(xùn)，培訓(xùn)不僅有助于工作人員獲得履行職責(zé)的知識和能力，也可以提高員工的素質(zhì)。

（四）加強(qiáng)電子檔案軟、硬件設(shè)施管理

電子文件的存儲與使用都需要憑借計算機(jī)技術(shù)，因此，電子文件對設(shè)備要求比較高，如果不小心使用，可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不完整性。因此，必須加強(qiáng)對電子文件軟硬件設(shè)施的管理，提高它們的工作性能，以便更好的為電子文件歸檔工作提供服務(wù)。除此之外，電子文件的安全防護(hù)工作不容小覷，運(yùn)用防火墻和防病毒軟件來提高電子文件的安全性能，同時還要設(shè)置用戶的訪問權(quán)限，防止不法分子非法竊取電子文件信息。另一方面，還要提供一個有利于電子文件歸檔的物理環(huán)境，注意防塵、避光和防變形，并定期升級計算機(jī)軟件，還要保證電子數(shù)據(jù)格式與所升級的新系統(tǒng)相適應(yīng)，進(jìn)而保證電子文件工作運(yùn)行的安全、穩(wěn)定。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：

申韓冰（1991-），女，安徽合肥人，安徽大學(xué)管理學(xué)院2015級圖書情報與檔案管理專業(yè)在讀碩士研究生，主要研究方向?yàn)闄n案學(xué)。