淺談如何加強水利工程數字檔案建設

張靜

【摘要】數字檔案成為檔案基礎建設工作中必不可少的部分，一是加強水利項目工程中檔案收集工作；二是加強統一管理，建立數字檔案數據庫；三是建立檔案網站，檔案借、查閱網絡平臺。利用互聯網這一現代技術推動數字檔案建設，加快檔案信息高效利用的步伐，為生產人員提供有效便捷的服務。

【關鍵詞】數字檔案；檔案數據庫；檔案網站；安全

數字檔案建設是一項關系檔案事業能否持續、穩定、健康發展的戰略決策，在檔案信息化建設中，數字檔案建設作為檔案工作的重要環節，已成為檔案基礎建設工作中必不可少的部分。水利行業數字檔案建設尤為重要，面對行業項目建設中所產生的各類資料，如項目的提出、調研、可行性研究報告、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、測試、竣工試生產等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料數字信息等各種資源。如何做好檔案的收集、歸檔、整編工作，現結合我院的情況，談談對數字檔案建設，提高行業服務水平的幾點意見。

一、加強水利項目工程中檔案收集工作

（一）明確歸檔要求

應依照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》對水利項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收過程中形成的文件進行收集。

（二）制訂歸檔方法

將項目產生的各種文件按不同載體和文件類型進行分類歸檔。如對紙質載體文件、光盤載體電子文件等，技術文件、招投標文件、審批文件等進行分類別整理歸檔。

（三）劃定歸檔范圍

能反映與本項目有關的重要職能活動，具有各種職能的載體的文件，應收集齊全，歸入本項目檔案。

（四）確立歸檔份數

一式三份。一套借閱，兩套保存。

我院是一個以水利工程為主體的勘測設計研究院，主要任務負責我省的地區河流規劃及較重要的水利工程勘測設計工作，自1956年建院以來承攬了國內外大量的水利工程項目，其中包括南水北調中線、黃壁莊水庫、桃林口水庫中等大中型水利工程，隨之也產生了大量的各種類型的技術文件、招投標文件、監理文件等等。對工程建設中產生的要歸檔的各種文件、資料，檔案人員明確歸檔要求，對產生的技術文件，均需由院主管生產任務總工程師本人簽字認可，確認檔案材料的正確性和完整性；后由本科室主任和項目負責人簽字，確定檔案歸檔必要性；再由院質量管理辦公室簽字，符合產品質量管理要求后，由檔案室審核歸檔。各種資料，電子文件和紙質文件一并歸檔并確保紙質與電子文件一致。一式三份，一套借閱，兩套保存。電子文件明確軟硬件運行環境并按國家要求的基本格式進行歸檔。

二、加強統一管理，建立數字檔案數據庫

第一，強化責任，主動作為。設立各類檔案專人管理。電子檔案由專人負責收集，并確保與紙質檔案全面保持一致。

第二，查漏補缺，提升標準，完善和健全檔案的內容。要高標準地建好紙質檔案，并建立紙質檔案索引目錄并錄入檔案數據庫，并與相關電子檔案進行有效的掛接。紙質檔案要與電子檔案相符一致，確保電子檔案、紙質檔案與檔案目錄一致，以確保建立形成的數字檔案信息的正確、完整。

第三，夯實基礎。對數字檔案數據庫的建立應保證準確無誤，對形成數字檔案的電子文件應定時檢測。及時建立數字檔案數據庫，將收集來的各種載體的有價值的數據資料，按其標準劃分類別，將信息存儲入檔案管理系統。如我院收集來的南水北調中線京石段應急工程的資料包括工程技術報告、紙質圖紙、電子圖紙、電子報告，按工程分類標準分別歸入其類編號，將其數字信息錄入檔案數據庫并將電子文件原件與紙質文件目錄掛接，一并歸入生成數據庫，形成新的數字檔案以便提供利用。

三、建立檔案網站，檔案借、查閱網絡平臺

利用互聯網這一現代技術推動數字檔案建設，加快檔案信息高效利用的步伐，為生產人員提供有效的便捷的服務。

我院建立62年以來，產生了各種工程技術檔案幾十萬卷，檔案人員按國家要求將其收集、編目整理錄入檔案數據庫，形成了數字信息檢索條目，并同時將產生的對應電子文件一并按檢索條目一一掛接歸入檔案數據庫，形成了具有水利行業特色的水利技術數字檔案，并入院局域網，可直接按規定網絡查詢，網絡借閱，形成了我院特色的數字檔案管理系統，為生產人員提供了更高效、更便捷的服務。

檔案數字建設有著非常長遠的發展意義，它不僅實現了檔案資源數字化、標準化、系統化、網絡化的管理目標，還滿足了社會各方面日益增長的對檔案信息利用的迫切需求。這樣更為有效地利用了互聯網，建立了檔案工作網絡服務平臺，高效率的為工程項目建設提供了服務。

另外，在數字檔案使用過程中應注意互聯網安全，在數字檔案信息的建立和傳輸，借、查閱使用過程中存在著種種不安全因素，易造成信息失控、信息丟失、信息竊取、信息污染、病毒、人為破壞等。在數字檔案建立時應及時建立網絡安全管理系統。

數字檔案不同于其他信息資源，我們要通過嚴格的管理，嚴格的規章制度有效地監督措施，配以相應的技術手段，保障數字檔案信息的正確性和完整性。

參考文獻

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