基于新媒體技術在推動檔案管理信息化進程中的應用分析

【摘要】隨著科技與經濟的發展，我國目前的社會背景已進入新媒體時代，新媒體時代的到來對我國檔案管理方面的工作產生了新的挑戰與改革。本文主要從我國現今檔案管理信息化現狀、新媒體技術的優勢以及新媒體技術在推動檔案管理信息化進程中的幾點建議這三方面來分析新媒體技術在推動檔案管理信息化進程中的應用。

【關鍵詞】新媒體技術；檔案管理；信息化進程；應用

一、我國檔案管理信息化現狀

從古至今，我國對于檔案管理方面都十分重視，隨著近年來新媒體技術的快速發展，我國的檔案管理工作也面臨著新的挑戰同時也是改變當前問題的機遇。目前我國檔案管理工作的發展趨勢便是要結合現代信息技術，從而加強檔案管理信息化發展，提高工作效率。以新媒體技術為支撐，可通過建立新媒體平臺來推廣傳播檔案管理方面的內容與知識，同時也可以利用電子錄入與查詢系統來提高工作效率和水平。

盡管如此，就目前我國的情況來看，檔案管理信息化還存在著一定的問題。（1）新媒體技術與檔案管理的結合不徹底、不完全，出現不全面和不完善的情況。（2）對于重要文件的保存，只將信息技術體現和運用在整理目錄的工作上，而對于文件檔案的掃描和錄入方面并沒有達到應用效果。

二、新媒體技術的優勢

（一）提高檔案管理效率

在傳統的檔案管理工作中，工作人員只能以人工的方式錄入和檢索紙質檔案，這樣的工作方式無疑是十分費時且低效的。相對而言，利用新媒體技術建立電子檔案，不僅可以快速地進行收錄和查詢，減少工作時間提高工作效率，同時可以實現檔案管理信息的自動化傳遞和展示。

（二）提高檔案查詢效率

在傳統的檔案管理過程中，如果要進行檔案查詢便是要采用人工的方式，其不僅要耗費大量的時間和精力且工作效率低，準確度也不高，更是無法實現檔案管理信息的自動化傳遞和展示。而對于結合新媒體技術的檔案管理工作而言，新媒體技術的信息功能完全可以解決傳統工作模式的局限性，可以進行快速準確的查詢工作。電子檔案方便工作人員的查詢與錄入，可以使檔案管理工作更加快速、準確、便捷。

（三）增強影響效果

在傳統的檔案管理工作中，相關的宣傳工作非常有限，只能局限在內部刊物，這樣的宣傳方式所能達到的影響效果十分有限，無法形成相關的社會影響力。通過新媒體技術可以以相關網站、微博、微信公眾號等形式進行宣傳與傳播，這樣可以使檔案管理工作更大程度地被人們了解，走進人們日常的生活信息中，從而提高檔案管理工作的影響效果。

三、關于新媒體技術應用的建議

（一）加大投入力度，高度重視

從思想方面要對檔案管理信息化工作高度重視。單位領導要意識到檔案管理信息化建設的重要性與必要性，將相關思想貫徹到日常的工作指導中。加大檔案管理信息化建設的物質基礎。在結合新媒體技術進行建設的前提下，相關單位要將工作所需的硬件設施配備齊全，如計算機、掃描儀、打印機、圖像采集設備等。同時對于相關的軟件系統都要進行及時的升級優化以及技術檢測，以保證其能具有高效的工作能力。

（二）提高工作效率，發揮作用

對于新媒體技術所具有的技術優勢，要使其在檔案管理信息化過程中得到充分的利用，提高工作效率。相關工作的領導與負責人要對工作有科學的規劃，要將眼光落實到長遠的發展方向，看準檔案管理信息化過程中的關鍵環節和欠缺的部分，理智地分析信息化發展的趨勢，制定具有針對性的政策與方針。同時，相關單位應盡可能地發揮新媒體技術的特點，充分利用電子儀器與現代化儀器，這樣可以減少浪費、節約成本并且減少使用空間，而且可以減少檔案資源的損壞和丟失。

（三）抓好隊伍建設，強化建設

任何項目的發展都是一個團隊的努力成果，因此人才隊伍建設也是推動檔案管理信息化過程的重要環節。在進行人才招聘時，要結合新媒體技術的特點，按照工作要求，選用具有專業素質的優秀的信息技術人才，為檔案管理信息化團隊增加優秀的工作人員。同時，對于上崗工作的人員，要進行完善的培訓工作，提高工作人員的業務能力，不斷提高工作人員的工作水平。此外還要注意對工作人員工作能力與效果的考察和指導。領導要不定期對工作人員的工作能力進行了解和考察以確保工作團隊的業務能力。

（四）強化制度保障，完善制度

相關的單位要完善檔案管理信息的安全制度，保證檔案的保密性和安全性，加強檔案的安全管理。要建立機房的安全管理制度，科學地保證軟件與系統的安全性能，確保電子檔案的安全系數。同時，要建立健全檔案檢測系統，將信息技術與人工維護檢測相結合，做到24小時不間歇實時檢測。還要制定嚴明的獎懲制度，根據工作人員的工作表現進行一定的獎勵和懲罰。

四、結語

綜上所述，檔案管理的信息化建設是信息技術背景下的必然舉措，同時也是改善檔案管理工作現狀的有效途徑，是加強檔案管理工作影響范圍的有效方式。因此，相關單位要重視檔案工作的開展與進度，盡快將新媒體技術運用于檔案管理信息化進程中。

參考文獻

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作者簡介：華超（1989.10—），男，漢族，陜西漢中人，學士，研究方向：檔案學及應用。