人事考試中心考試檔案管理工作的幾點經(jīng)驗和建議

高榕崗

【摘要】檔案管理工作是一項信息和資源的整合工作，是對過去發(fā)生過的行為和有關過去的一些信息進行記錄和保存的一項重要工作，具有一定的保存和參考價值。檔案管理是考試管理的一個重要部分，充分地發(fā)揮檔案管理的作用可以盡全力為考試管理服務。本篇文章主要是對人事考試中心考試檔案的類別、作用、檔案管理中存在的問題，和考試檔案管理進行了較為全面的分析。

【關鍵詞】檔案管理；管理；考試

一、檔案對考試的作用

（一）研究和掌握考試標準的重要依據(jù)

通過研究考試檔案，對歷年真題的分析和掌握，可以充分了解命題規(guī)律，通過分析考生試卷的答題情況，可以了解大部分考生的易錯點和命題的側重點，更有針對性地分析學生在學習中的問題，并在此基礎上篩選出重要題型，加入題庫，確保考試的質量和標準。

（二）探索考試發(fā)展規(guī)律的條件

考試決策主要包括了參與決策的領導和專家們的意見，它的結論和依據(jù)都能從歷年考試形成的各種通知、文件、辦法中反映出來。考試的變化在歷年來的各種文件中都有詳細的記載，那些文件真實地反映了歷年考試的發(fā)展過程，為研究考試提供了重要依據(jù)。與此同時，還可以研究有關的檔案資料，對考試的性質、考試的計劃、劃定的分數(shù)線進行分析，從而提高命題的質量。

（三）檔案是實現(xiàn)考試公平公正的手段

考試現(xiàn)已成為了人們?yōu)榱松婧桶l(fā)展選擇的途徑之一，有的人認為考試可以改變自己的命運，可以使自己得到更好的發(fā)展，擁有更好的未來。但是隨著時代的發(fā)展，僅憑一張試卷來評定和選拔人才早已落后，并且這種方式的公信力也大打折扣，各種考試的丑聞也逐漸被揭露。所以，就必須制定考試誠信檔案來約束這些丑聞。考試誠信檔案就是對考生進行考試違規(guī)事實的記錄及處理的結果。它的目的就是使考試變得公平公正，一旦有違規(guī)，檔案就會記錄違規(guī)行為，這將成為考生未來的“污點”，并將會被錄入誠信檔案數(shù)據(jù)庫，以便用人單位查詢，充分有效地維護了廣大考生的權益，同時也打擊和威懾了作弊的考生。

（四）為用人單位提供考生的情況

人事考試中心會依據(jù)學生的考籍檔案來向用人單位提供考生的專業(yè)知識掌握情況和考生的基本信息，在此基礎上，用人單位再根據(jù)個人檔案和考生的知識學習水平，來安排相應崗位。由此可見，考試檔案為用人單位選拔人才提供了強有力的幫助。

二、考試檔案的類別

（一）考試檔案

考試檔案主要包括考籍檔案、考務檔案、考試計劃檔案、命題檔案等。考籍檔案主要是指歷年考生的成績單、考試成績表、考生卡片、合格情況表等；考務檔案是指考生報名登記表、考區(qū)負責人名單、報考花名冊、考點名冊、監(jiān)考人員名冊、考場違規(guī)作弊記錄等；考試計劃檔案主要包括歷年各專業(yè)的考試計劃、考試時間、考試大綱等；命題檔案是指各專業(yè)歷年考試試題的參考要點和命題專家在命題和判卷過程中出現(xiàn)的問題，以及處理結果的記錄。

（二）文書檔案

文書檔案主要是指國家對于考試下發(fā)的文件、考試政策、考試委員會重要的會議記錄、上級主管部門的批文以及各種通知、通報考試機構對于上級主管部門的批復的回文等。

三、考試檔案管理的要求和原則

（一）統(tǒng)一管理原則

由于用人單位以考試檔案為依據(jù)來選拔人才，因此考試檔案關乎到選拔人才的質量，應由人事考試中心統(tǒng)一負責，統(tǒng)籌安排。安排專職的檔案管理員來保管，為提高檔案資料的使用價值，在日常生活中，一定要注意對考試資料統(tǒng)一地收集、系統(tǒng)地歸納、統(tǒng)一地整理、統(tǒng)一地管理，并及時歸檔。

（二）便于利用原則

考試檔案不僅為改進考試工作命題方式提供依據(jù)，也可以為教育考試事業(yè)提供有價值的、可供參考的文件和資料。因此人事考試中心，要高度重視考試資料的收集、整理、歸檔等管理工作，在需要查詢的時候，以便查找。

（三）完整性原則

檔案的收集最重要的是要完整，不能有任何的遺漏，也不能隨意堆放，要嚴格地按照考試的專業(yè)性質、時間等對檔案進行系統(tǒng)地分類，并加以標注。檔案管理員也要倍加愛護考試檔案，并且隨時發(fā)現(xiàn)，隨時整理，隨時編入檔案袋。檔案管理員還要定期地對檔案進行查看，補全不完整的檔案，對于有遺漏的檔案，要查明原因向領導及時匯報問題。考籍檔案尤為重要，不能有一點的馬虎和遺漏，必須要保持它的完整性。稍有差錯，就會給檔案管理工作帶來巨大的損失，造成嚴重不良的影響。

（四）保密原則

社會考試和國家考試是很嚴肅的事情，在試卷的命題、印刷、運送、發(fā)放的過程中，不能發(fā)生任何的信息泄露，要十分注意安全保密的問題。因此，檔案管理人員要做好保密工作，嚴格執(zhí)行保密制度，對任何人都不能透露關于考試試卷的任何信息，否則就會違反保密工作，嚴重者還會構成犯罪，所有的材料，都要進行加密保存，從而確保考試的順利進行，確保考試的公平公正。

四、結語

總而言之，考試檔案的管理一定要妥善處理，通過加強現(xiàn)場的管理，建立科學有效的檔案管理體系和提升檔案管理人員的素質等方法，來提高考試檔案的管理水平和管理質量，不論是對人事考試中心的發(fā)展還是國家教育考試事業(yè)都有巨大的幫助。

參考文獻

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