海事檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

周群

【摘要】海事檔案管理主要是指對海事管理工作進行歸檔處理，一般主要涉及管理與專業(yè)方面的歸檔內(nèi)容。其中，海事檔案主要針對相關(guān)業(yè)務(wù)進行專業(yè)管理與口岸管理，如管理與監(jiān)督船舶、管理通航的運行情況、管理危險品及管理防污染工作。一般來說，海事檔案管理具有明顯的管理性、服務(wù)性以及政治性，必須予以重視。另外，海事檔案必須要反映歷史事實，不得經(jīng)過半點篡改，必須要保證檔案內(nèi)容真實且數(shù)量齊全，這也是國家對于海事檔案管理工作提出的基本要求，必須嚴格執(zhí)行。

【關(guān)鍵詞】海事檔案；管理工作；創(chuàng)新與發(fā)展

所謂海事檔案信息化建設(shè)，指的是利用計算機信息技術(shù)及其他現(xiàn)代化設(shè)備，對海事工作中所產(chǎn)生的各種紙質(zhì)檔案、音頻、視頻、圖片資料等進行收集、整理、篩選、整合與加工處理，使之成為計算機軟件形式的二次文獻，并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸實現(xiàn)對其利用和共享的一系列工作。做好海事檔案管理信息化建設(shè)，對于提升海事檔案工作的服務(wù)效能有著重要的意義。

一、海事檔案管理概述

海事檔案管理是對海事管理工作的一個歸檔，包括所有的海事工作中的管理、專業(yè)等，主要是對業(yè)務(wù)的專業(yè)管理和口岸管理，包括船舶監(jiān)督、通航管理、危險品以及防污染管理、船員管理等工作的信息化整理的記錄。海事檔案管理具有管理性、服務(wù)性與政治性的特征。海事檔案管理人員需確保海事檔案的真實性、完整性和可利用性。海事檔案管理要在提高認識的基礎(chǔ)上完善管理制度、改進收集途徑、嚴格移交程序、注重價值鑒定、統(tǒng)一電子檔案格式，使海事檔案的服務(wù)性和指導(dǎo)性作用得到最大限度的發(fā)揮。維護檔案完整性要做到以下兩點：（1）要保證檔案數(shù)量齊全，沒有殘缺現(xiàn)象；（2）要保持檔案之間有機聯(lián)系，不可雜亂無章。維護檔案安全要做到以下兩點：（1）確保檔案本身完好無損，權(quán)限控制；（2）杜絕惡意破壞檔案行為，防治檔案機密被盜竊。檔案管理工作的最終目的是便于利用，是檔案管理工作質(zhì)量的衡量標(biāo)準之一。

二、當(dāng)前海事檔案管理中存在的問題

（一）缺乏妥當(dāng)?shù)拈L期規(guī)劃

目前，我縣海事管理局的檔案管理工作逐漸得到了相關(guān)部門的重視，在資金投入、設(shè)備配置方面得到了大幅度的支持與完善，可以說取得的發(fā)展成果還是不錯的。從綜合性的角度來看，較之從前，海事檔案管理工作力度的確得到了加強，然而在實際管理的過程中，主觀經(jīng)驗的管理意識較強，沒有充分地結(jié)合現(xiàn)代化的管理理念，比較缺乏妥善的長期規(guī)劃目標(biāo)，還有待加強。

（二）海事檔案管理規(guī)范化程度偏低

海事檔案管理是一項專業(yè)性極強的工作，信息化背景下的海事檔案管理，更是對工作流程的科學(xué)性，業(yè)務(wù)操作的規(guī)范性要求極高，需對管理過程中的各項問題做出全面性、規(guī)范化的要求，包括構(gòu)建程序上的定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式；業(yè)務(wù)上的術(shù)語標(biāo)準、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準等。但目前，我國許多海事檔案管理部門尚未對以上問題形成統(tǒng)一的要求和系統(tǒng)的規(guī)定，相關(guān)規(guī)范化標(biāo)準和規(guī)章制度的建設(shè)也較為落后，對海事檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展造成了不利的影響。

三、海事檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展對策

（一）制定合理的長期發(fā)展規(guī)劃

合理的長期發(fā)展規(guī)劃是有效促進我縣海事檔案管理水平的主要動因，必須予以重視。在具體的制定方面，我們要遵循以下的規(guī)劃原則：第一，立足于我縣的實際發(fā)展情況，結(jié)合當(dāng)前海事檔案管理的工作形勢及要求，制定可持續(xù)發(fā)展的規(guī)劃目標(biāo)，并積極地指出長期發(fā)展規(guī)劃的重點及難點。第二，始終堅持“統(tǒng)籌規(guī)劃，循序漸進”的制定原則，結(jié)合當(dāng)前我縣的物力資源與人力資源，進行合理的規(guī)劃。

（二）循序漸進完善數(shù)字化電子檔案館

創(chuàng)建數(shù)字化海事檔案館是海事檔案管理信息化建設(shè)的重要目標(biāo)之一，為實現(xiàn)這一目標(biāo)可采取以下措施：一是從電子檔案的收集和積累做起，與此同時不斷配備信息化設(shè)備、軟件，并提升檔案人員對相關(guān)設(shè)備的操作能力，初期可應(yīng)用一些現(xiàn)成的電子檔案管理系統(tǒng)軟件來實現(xiàn)電子檔案的輸入、存儲和歸檔；二是循序漸進地推廣電子檔案問卷接受、歸檔系統(tǒng)，最終建立和健全海事檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺。

（三）加強信息化環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)的安全管理

要建立健全安全防范體系，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全管理，實現(xiàn)檔案信息化與檔案信息安全協(xié)調(diào)發(fā)展；做好檔案系統(tǒng)軟件的安全防護，保障電子檔案的安全；要及時將在電子環(huán)境下產(chǎn)生的需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，輸出為紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)威性；在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提供檔案利用時，要嚴格借閱審批流程，合理設(shè)置閱檔權(quán)限；要切實落實異地備份制度，對有多套檔案或檔案復(fù)制件的，確保異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害或事故對檔案造成毀滅性損失。

四、結(jié)語

綜上所述，海事檔案管理工作要充分地滿足當(dāng)前海事事業(yè)的發(fā)展需求，這就要求我縣的海事管理局應(yīng)該積極地應(yīng)對當(dāng)前管理中存在的問題，如信息化建設(shè)緩慢、檔案開發(fā)能力不足等問題，對應(yīng)地采取有針對性的改進對策，如制定長遠的發(fā)展規(guī)劃、提升檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)等改進對策，全面地推動我縣海事局檔案管理工作信息化與數(shù)字化的發(fā)展進程，從根本上促進海事檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。檔案管理信息化對海事檔案管理而言，既是一次機遇，也是一場挑戰(zhàn)。在信息化時代背景下，檔案工作者要跟緊時代步伐，進一步強化其責(zé)任意識，積極促進海事檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻

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