中小型企業ERP采購管理的研究與實現分析

朱偉杰

現今ERP系統作為一種企業管理工具，在國內的一些企業中的運用越來越專業，特別是隨著中國企業逐漸與國際跨國大企業的交流和接軌，諸多企業均爭相實施和使用不同的ERP系統，來使自身的管理和競爭力更上一個層次。怎樣使企業從常規的管理方法過渡到以ERP系統為核心的規范化、流程化的管理上，這對任何企業都是一個需要解決的難題。特別是對于中小型企業，如果是完全的照搬大型企業、跨國企業的ERP系統及流程，那么會導致成本過大，實現起來也比較困難。但如果拋棄了ERP系統的特性，使ERP系統淪為簡單的管理信息系統，也不利于企業整體的競爭能力提升。因此對于中小型的企業在ERP系統的設計與實施中，怎樣利用ERP系統的集成性、規范性、以及自動化和流程化的特點來使企業的管理得到提升，這是ERP實施過程中必須要解決的問題。本文以企業采購管理業務實踐中的ERP系統實現，來進行探討和分析，如何才能達到對傳統的采購管理效率的提升和管理改進。

一、ERP系統的概念

ERP（Enterprise Resource Planning）系統的概念指的是企業資源計劃，其主要是建立在以信息技術為基礎，集合信息技術與先進的管理思想于一體，以系統化的管理思想，為企業員工及決策層提供決策手段的管理平臺。ERP系統源于物料需求計劃（MRP）的進一步發展，以供應鏈為核心，以提高企業核心競爭力為目標，改善企業的業務流程，合理調配資源，強化企業運營管理。目前國內外使用比較多的ERP系統有：SAP、Oracle、微軟、金蝶、用友等，系統均以數據庫為基礎與核心，覆蓋企業的財務、生產銷售、采購庫存、人力資源、技術設計等各個業務模塊，可根據企業需求定制不同的業務功能和解決方案。

二、中小型企業采購管理的問題分析

如今大多數的企業把物料采購和物料庫存管理合為一體，也有很多企業他們將銷售的職能與采購的職能合并為一。在這樣的模式下，管理的流程也通常是由需求部門發起采購申請，再由采購部門制定采購計劃，與此同時尋源指定出供應商確定采購價格，簽訂采購訂單，下發運貨的通知與驗收入庫，最后再通知財務依據到貨情況付款。這樣冗長的過程雖然合理合規，但是在實際的過程中，部分環節是可以合并的。在這個流程之中，監督與控制的機制基本是不存在的，因為在采購的過程中要擔負和維系生產與原材料供料平衡的重任，為了保證企業原材料的正常的供應，一般會加大采購量來解決，尤以在原材料漲價之時，這樣的情況容易帶來呆滯庫存的積壓與增加財務應付帳款，導致了企業成本的提高。特別是對于中小型的企業來說，還會存在以下的問題：

（一）采購崗位職能的缺失。一些大型企業的采購也是一個單獨的部門，尋找供應商、招標與談判，以及收發貨等等，各崗位各司其責。但是對于那些中小型的企業來說，與采購相關的業務都是由一個崗位所完成的，舉個例子來說，采購人員的工作是包括了找到供應商、向供應商來詢價、與供應商來談判，然后發出采購的訂單，最后督促供應商發貨等等。這樣的崗位職能的安排導致了：一方面采購人員的權責過于強大，容易造成采購的環節中的疏漏；另一方面來說，采購人員任務非常繁雜，這樣可能會造成顧此失彼，業務執行效率的低下。

（二）采購信息管理及流程不規范。對于中小型企業來說，由于主要信息管理的系統都比較小，人員也較為有限，信息是基本透明或者是完全的保密，不能夠做到階梯型的信息共享，這樣形成了采購、銷售與生產相對的獨立。然而采購的信息對企業來說是十分重要的，特別是關于相對敏感的價格與供應商信息等等。我們對于這樣的信息既要能夠和相關的部門和人員充分的共享，從而才能提高辦事效率，降低經濟成本；與此同時，又必須是對此類的信息來進行相關地流程化管理，做到對于價格及供應商信息共享的分級控制。

三、基于ERP系統的優化采購管理及實現

對于上文提出的中小型企業采購管理和信息管理出現的問題，是可以采取純管理的方式來制定相關的措施進行管理改進，但對于中小型企業來說，管理的規范度相對大型企業規范較為缺乏，單純的依靠制度來進行管理的執行難度大。在比較少的員工數量下，其工作的效率也很難以提高。然而通過ERP系統來將管理固化到采購流程之中，利用ERP系統的流程控制來實現規范的操作，可以有效地縮減管理體系中的人員需求，并有效提高管理質量和能效。因此，對于中小型企業是可以采用ERP系統來實現對于采購業務管理的提升，同時可以利用ERP系統之中的一些比較好的工作流程，用來改進并提升企業自身的綜合競爭力。接下來將簡單論述對于中小型企業的ERP系統管理在采購管理模塊的實現和管理改進。

（一）制定貨源清單，增加ERP系統采購信息記錄

數據和信息，可以說是ERP系統的核心和基礎。一份完備合理的采購貨源清單和信息記錄，可以指導采購人員開展業務，并提高采購業務的執行速度，減少不必要的供方尋源和詢價。通過在ERP系統中整理和維護原材料、供應商等元素的主數據，制定一定時間范圍內的對應采購關系并形成貨源清單，可以使采購人員在接到采購需求（PR）時，迅速聯系到供方執行采購，通過ERP系統輸出采購訂單（PO）。而此時的采購價格，則利用ERP系統的采購信息記錄功能，找到歷史采購價格、平均價格、采購供貨周期等，快速進行采購決策，并最終形成采購合同執行采購。這樣的ERP系統的信息共享，可以解決并提升中小型企業采購業務執行速度，解決內部信息的不透明和重復尋源詢價的問題。

（二）靈活運用ERP系統，做好采購前后端業務的接口

對于ERP系統來說，采購模塊并非獨立存在的，是各個功能模塊協同運行的。前端有銷售、生產和設計模塊，后端有倉儲和財務模塊等。要高效實現ERP系統幫助中小型企業的運營，必須做好系統前后端模塊的接口。例如，對于設計和生產模塊，必須要制訂好準確的物料清單（BOM），并由此按照生產計劃輸出生產所需的原材料采購需求，由ERP系統流轉給采購部門。而不準確的接口信息，將直接影響采購部門的業務執行，進而使后續倉儲模塊的出入庫、財務模塊的成本結算和資金安排出現問題，導致中小型企業整體運營效率的低下。因此，要使ERP系統成功在中小型企業實施，甚至擴展到大型企業，前后端業務的接口必須做到準確和高效。

（三）優化管理權限，縮短采購過程中的流程

對于中小型企業來說，利用ERP系統中采購審批的功能模塊，可以有效提高采購信息執行的效率，也可有效克服信息管理的系統比較小，采購崗位少的缺點。同時，通過ERP系統審批功能的權限合理分配、集中管理，減少了諸如一些大型企業冗長的采購審批流程，可以提升整體采購業務的運轉速度。這樣不但實現了對于供應商、采購價格、交貨周期等的審批控制，而且通過ERP系統的集中管理，結合有限的人力成本，縮短了采購過程，增強企業采購業務的高效管理。

四、結語

本文是針對中小型企業采購的管理之中存在的問題，進而分析探討了基于ERP系統的管理與流程的實施方案建議。我們利用ERP系統制定整個采購的相關業務流程，盡可能使中小型企業結合自身企業特色高效管理。在實踐中可以證明，通過ERP系統管理可以有效地解決中小型企業中采購管理的瓶頸和冗長的流程，為其企業管理優化提供了可實踐的操作方案。（作者單位為上海第一機床廠有限公司）