分析高校檔案規范化管理的有效途徑

周潔

檔案管理是高校展開一些工作的前提和基礎，同時也是促進高校規范化管理的起點。因此，促進高校檔案管理的規范化，可以為高校管理者提供更加科學的管理依據，以制定出優質的管理方案。同時還能加強和學生之間的互動，對于拓展生源、提升高校的品牌影響力具有重要意義。本文主要研究高校檔案規范化管理的有效途徑。

高校檔案管理工作，包括對教師基本情況的管理，對學生學籍的管理，對院校科研成果的管理以及對學校以往發生重大事件的管理等，促進這些文件管理的規范化和系統化，不僅能夠方便日后的查詢和管理，同時也是學校管理水平的集中體現。因此，檔案管理部門應該切實做好基礎管理和分類工作，將信息化技術應用到管理過程中，從而為高校的建設和發展提供原始動力。

一、促進高校檔案管理規范化的重要意義

（一）有利于擴大高校人才隊伍

高校檔案管理工作是一個系統的工程，需要設置專門的管理機構和管理人才，而且管理人員的數量和質量需要與各專業相匹配，能夠滿足高校基本事務的運作和命令的執行。但是當前，由于高校領導者忽視了檔案管理工作的重要性，再加上檔案管理工作并未符合基本的工作要求，導致檔案管理水平不足，無法為管理者提供科學的決策依據。基于此，擴大檔案管理部門的人才，對于整合高校人力資源，提升檔案管理質量都具有重要意義。

（二）有利于保障高校檔案管理工作的有序發展

我國相關的檔案管理規范指出，想要全面提升高校檔案管理工作的有序發展，就應該從系統性出發，將檔案管理工作的各項內容和各項工作流程落實到位，設置專門的管理人員和崗位機制，有效促進資源的分配。例如，針對部分院校教師資源調配不合理的現象，高校管理者可以通過調配教師檔案，促進教師資源的流動，從而為學生提供優質的教師資源，有效促進學校的發展。

二、高校檔案規范化管理的有效途徑

（一）促進高校檔案的人性化管理

根據傳統檔案的管理需求，在法律層面上要提升檔案管理的有序性，其中人性化管理是前提。管理者首先要對檔案管理的基本概念由一個了解，即高校在招生資源方面、科學成果方面、學生和教師資料方面的檔案進行管理，以表格、文字和聲音圖像等內容記錄在案，方便后續管理者的調取和查看。而人性化管理具體就是指管理者應該以促進檔案管理的秩序性，以年份和種類為劃分標準，制定科學的管理條目，使檔案管理和高校制度相匹配，從而為提升高校的知名度奠定基礎。

（二）在檔案管理中融入信息化元素

高校檔案種類豐富、內容繁雜，有傳統紙質版也有系統自帶上傳的資料，因此想要全面促進檔案管理的規范化，除了要滿足基本的管理流程之外，引進計算機設備，采取信息化管理流程至關重要。因此，檔案管理部門應該事先對這些檔案資源進行粗略的分類，由人工記錄到計算機中進行數據核算和永久儲存。這樣一來，學生想要查看自己的學籍和選課內容都可以直接到登錄賬戶和密碼，校領導想要查看近期各學院的研究成果也能隨時調取數據，方便而具體。因此管理過程中需要檔案管理部門全體成員掌握科學的計算機使用方法，懂得新媒體知識和軟件操作等，促進檔案管理工作的信息化和現代化發展。

（三）制定獨特的管理制度

高校檔案管理工作也是我國檔案管理機制中的重要組成部分，這些管理資料除了內部考察和參考之外，還需要接受外部的監督。為校外的專家學者提供檔案管理依據。因此，檔案管理者在制定管理內容和確定管理方法之前，需要制定獨特的能夠滿足高校個性化發展的檔案管理機制，其中包括各項管理事務能夠有效實施，明確檔案管理部門中每一位成員的具體分工，根據相關規定制定合理的工作項目流程，并做好具體的分類和歸檔工作，為校內外相關人員的調取提供便利。

（四）促進管理的程序化和標準化

想要促進高校檔案管理的規范化，其中一項重要的內容就是要按照管理程序辦事，對每一項檔案進行有效分析，按時間順序歸類，根據流程進行設計和監督，一旦需要反饋可以用最短時間調取資料，提升高校管理的效率。同時，管理部門還應該保障檔案管理工作的完整性，在制定相關流程標準的基礎上，對殘缺的資料和不細致的內容進行補充和說明，保證存檔的完整性和系統性，防止二次事故的發生。對于一些重要的檔案文件應該做好加密處理，防止文件意外丟失或被惡意竊取，提升管理的有序性。

三、結語

檔案管理工作在高校建設和發展中占有重要地位，因此促進檔案管理的科學性和規范化，不僅能夠為高校管理者提供更為科學的管理依據，同時也能進一步促進高校的口碑建設。在實際的管理過程中，需要建設專門的檔案管理部門，促進高校檔案的人性化管理，在檔案管理中融入信息化元素，制定獨特的管理制度，促進管理的程序化和標準化，提升高校檔案管理質量的同時，為校內外重大決策提供科學依據。（作者單位為四川大學錦城學院）