分析高校檔案規(guī)范化管理的有效途徑

周潔

檔案管理是高校展開一些工作的前提和基礎(chǔ)，同時也是促進高校規(guī)范化管理的起點。因此，促進高校檔案管理的規(guī)范化，可以為高校管理者提供更加科學(xué)的管理依據(jù)，以制定出優(yōu)質(zhì)的管理方案。同時還能加強和學(xué)生之間的互動，對于拓展生源、提升高校的品牌影響力具有重要意義。本文主要研究高校檔案規(guī)范化管理的有效途徑。

高校檔案管理工作，包括對教師基本情況的管理，對學(xué)生學(xué)籍的管理，對院校科研成果的管理以及對學(xué)校以往發(fā)生重大事件的管理等，促進這些文件管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化，不僅能夠方便日后的查詢和管理，同時也是學(xué)校管理水平的集中體現(xiàn)。因此，檔案管理部門應(yīng)該切實做好基礎(chǔ)管理和分類工作，將信息化技術(shù)應(yīng)用到管理過程中，從而為高校的建設(shè)和發(fā)展提供原始動力。

一、促進高校檔案管理規(guī)范化的重要意義

（一）有利于擴大高校人才隊伍

高校檔案管理工作是一個系統(tǒng)的工程，需要設(shè)置專門的管理機構(gòu)和管理人才，而且管理人員的數(shù)量和質(zhì)量需要與各專業(yè)相匹配，能夠滿足高校基本事務(wù)的運作和命令的執(zhí)行。但是當(dāng)前，由于高校領(lǐng)導(dǎo)者忽視了檔案管理工作的重要性，再加上檔案管理工作并未符合基本的工作要求，導(dǎo)致檔案管理水平不足，無法為管理者提供科學(xué)的決策依據(jù)。基于此，擴大檔案管理部門的人才，對于整合高校人力資源，提升檔案管理質(zhì)量都具有重要意義。

（二）有利于保障高校檔案管理工作的有序發(fā)展

我國相關(guān)的檔案管理規(guī)范指出，想要全面提升高校檔案管理工作的有序發(fā)展，就應(yīng)該從系統(tǒng)性出發(fā)，將檔案管理工作的各項內(nèi)容和各項工作流程落實到位，設(shè)置專門的管理人員和崗位機制，有效促進資源的分配。例如，針對部分院校教師資源調(diào)配不合理的現(xiàn)象，高校管理者可以通過調(diào)配教師檔案，促進教師資源的流動，從而為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的教師資源，有效促進學(xué)校的發(fā)展。

二、高校檔案規(guī)范化管理的有效途徑

（一）促進高校檔案的人性化管理

根據(jù)傳統(tǒng)檔案的管理需求，在法律層面上要提升檔案管理的有序性，其中人性化管理是前提。管理者首先要對檔案管理的基本概念由一個了解，即高校在招生資源方面、科學(xué)成果方面、學(xué)生和教師資料方面的檔案進行管理，以表格、文字和聲音圖像等內(nèi)容記錄在案，方便后續(xù)管理者的調(diào)取和查看。而人性化管理具體就是指管理者應(yīng)該以促進檔案管理的秩序性，以年份和種類為劃分標(biāo)準(zhǔn)，制定科學(xué)的管理條目，使檔案管理和高校制度相匹配，從而為提升高校的知名度奠定基礎(chǔ)。

（二）在檔案管理中融入信息化元素

高校檔案種類豐富、內(nèi)容繁雜，有傳統(tǒng)紙質(zhì)版也有系統(tǒng)自帶上傳的資料，因此想要全面促進檔案管理的規(guī)范化，除了要滿足基本的管理流程之外，引進計算機設(shè)備，采取信息化管理流程至關(guān)重要。因此，檔案管理部門應(yīng)該事先對這些檔案資源進行粗略的分類，由人工記錄到計算機中進行數(shù)據(jù)核算和永久儲存。這樣一來，學(xué)生想要查看自己的學(xué)籍和選課內(nèi)容都可以直接到登錄賬戶和密碼，校領(lǐng)導(dǎo)想要查看近期各學(xué)院的研究成果也能隨時調(diào)取數(shù)據(jù)，方便而具體。因此管理過程中需要檔案管理部門全體成員掌握科學(xué)的計算機使用方法，懂得新媒體知識和軟件操作等，促進檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）制定獨特的管理制度

高校檔案管理工作也是我國檔案管理機制中的重要組成部分，這些管理資料除了內(nèi)部考察和參考之外，還需要接受外部的監(jiān)督。為校外的專家學(xué)者提供檔案管理依據(jù)。因此，檔案管理者在制定管理內(nèi)容和確定管理方法之前，需要制定獨特的能夠滿足高校個性化發(fā)展的檔案管理機制，其中包括各項管理事務(wù)能夠有效實施，明確檔案管理部門中每一位成員的具體分工，根據(jù)相關(guān)規(guī)定制定合理的工作項目流程，并做好具體的分類和歸檔工作，為校內(nèi)外相關(guān)人員的調(diào)取提供便利。

（四）促進管理的程序化和標(biāo)準(zhǔn)化

想要促進高校檔案管理的規(guī)范化，其中一項重要的內(nèi)容就是要按照管理程序辦事，對每一項檔案進行有效分析，按時間順序歸類，根據(jù)流程進行設(shè)計和監(jiān)督，一旦需要反饋可以用最短時間調(diào)取資料，提升高校管理的效率。同時，管理部門還應(yīng)該保障檔案管理工作的完整性，在制定相關(guān)流程標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，對殘缺的資料和不細致的內(nèi)容進行補充和說明，保證存檔的完整性和系統(tǒng)性，防止二次事故的發(fā)生。對于一些重要的檔案文件應(yīng)該做好加密處理，防止文件意外丟失或被惡意竊取，提升管理的有序性。

三、結(jié)語

檔案管理工作在高校建設(shè)和發(fā)展中占有重要地位，因此促進檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范化，不僅能夠為高校管理者提供更為科學(xué)的管理依據(jù)，同時也能進一步促進高校的口碑建設(shè)。在實際的管理過程中，需要建設(shè)專門的檔案管理部門，促進高校檔案的人性化管理，在檔案管理中融入信息化元素，制定獨特的管理制度，促進管理的程序化和標(biāo)準(zhǔn)化，提升高校檔案管理質(zhì)量的同時，為校內(nèi)外重大決策提供科學(xué)依據(jù)。（作者單位為四川大學(xué)錦城學(xué)院）