基于資產生命周期的信息化管理系統探索

陳建榮

文章分析7高校資產管理存在的問題，介紹了資產生命周期管理的概念，提出7基于資產全生命周期的信息化管理系統，以專業化、信息億和精細化管理為手段，以過程的動態監控為保障，實現高校資產管理過程中的信息暢通、數據共享、溝通及時，從而提升管理水平。

資產 管理 系統

隨著高校得到國家教育經費投入的逐年增加及對實驗室工作重視程度的提高，高校購置儀器設備的數量大幅度增加。隨之而來的是項目論證、項目審批、經費撥付、招標、采購、簽訂合同、執行、驗收、結算、歸檔、考核、調撥、處置、審計等一系列環節和產生的海量信息。對這些信息的處理、統計、分析需要現代化的、資產全生命周期的管理手段，以保證設備管理工作有序、高效進行。

“資產生命周期”的概念來源于“產品生命周期”。“產品生命周期”（ProductLife Cycle，PLC）是指一種產品從原料采集、原料制備、產品制造和加工、包裝、運輸、分銷，消費者使用、回用和維修，最終再循環或作為廢物處理等環節組成的整個過程的生命鏈，是指產品的市場壽命。資產生命周期可分為兩段：前段工作包括調研、論證、申報、預算、審批、采購等環節，后段工作包括入庫、驗收、支付、使用、報表、報廢等環節。

高校資產管理中的問題

（1）信息不一致

1.資產管理涉及學校多個部門。財務部門負責學校的預算，決策部門負責項目的論證和審批，二級部門、學院負責資產的使用，采購部門負責資產的購置，資產管理部門負責資產的帳務和管理，各部門在工作中扮演不同的角色，致使其獲得的信息重點不一樣而引起信息的出人。

2.操作過程時間長。在操作過程中由于項目從論證到完成要經歷很長的時間，在這之間由于外界環境的變化、技術的進步等因素，會引起項目要求的變化，對于這種變化的信息，各參與資產生命周期管理的部門獲得的來源渠道和獲得的信息量是不一樣的，也會引起信息的出入。

（2）數據不共享

1.管理系統不一致。由于各個部門在用的信息化管理系統相對獨立，設備管理數據沒有實現實時交換、共享，特別是計劃階段和采購階段，由于客觀上存在較多的變化和不確定因素，使得“論證系統”和“采購系統”等管理系統中的數據實現共享、達成一致。

2.動態數據統計失真。現行的學校內部資產管理模式，進行動態數據統計時更多的要求由二級部門、學院進行申報，資產管理處進行匯總統計，這使部分動態數據失真且無法及時共享，致使學校決策部門在決策時出現偏差，引起資產的重復投資、超額超標配置，無法有效提高使用率。

（3）溝通不及時

在資產生命周期管理過程中每個部門都有自己工作的側重點：財務處注重的是預算執行和完成情況，二級部門、學院注重的是項目的可行性和必要性，物資供應科注重的是產品的性價比，實驗室注重的是采購到自己心儀的產品，紀委辦公室注重的是合法性以及過程的公平、公開、公正，所以各部門對于完成工作的著力點、解決問題的出發點都是不同的，在資產管理工作流程中會出現銜接上的漏洞、溝通上的缺陷。

資產生命周期管理的實踐應用

針對當前學校在資產管理中遇到的實際狀況，結合資產生命周期管理要求，我們依托現代化信息技術手段，構建了“新資產系統”的網絡平臺，解決資產在整個生命周期內資產預算、資產（耗材、服務）采購、資產（耗材、服務）人賬報賬、資產使用、資產維修、資產報廢等環節的信息化管理，為資產管理、財務管理、實驗室管理等部門、以及師生等各類角色，提供一個網絡化的協同辦公、資產標準數據的共享平臺，進而提高資產的利用率，滿足上級主管對學校資產管理的要求。

該系統的設計是以資產生命周期為主線，包括經費管理、論證、招標、合同、檔案、信息發布管理等子系統以及后期開發的儀器設備建賬、維修、處置系統。面向過程的儀器設備信息化管理系統包括與儀器設備采購、管理相關的人、財、物等內容，既包括校內各部門，也包括校外的廠商，系統靈活性大、擴充性好。

新資產系統解決了資產管理中經常遇到的問題，如：耗材、服務、維修流水賬式的手工管理；數據匯總不及時；整理、查閱、統計數據困難；管理效率低等。系統可以完成儀器設備采購的論證、申報、審批、采購、驗收、付款等工作流程中出現的大量數據的及時、準確處理。此外，它實現了耗材、服務、維修、儀器設備基本信息的錄入、存儲、統計、查詢和匯總打印，基本涵蓋了目前高校儀器設備管理所涉及的人、財、物各個方面，包括項目管理、儀器設備招標采購、合同管理、儀器設備管理、經費管理等。系統實現了過程數據的規范化和數字化，特別是論證報告、招投標文、專家意見、原始發票等文件的電子化，保證了數據的完整性。

結語

高校資產管理工作是一個系統工程，需要從源頭就要引起足夠重視，要注重整個資產生命周期系統的每一個環節，加強協調、溝通，同時打通各部門獨立系統的壁壘，協同配合一起做好資產全生命周期的管理工作，讓其在高校的教學科研生活工作中發揮應有的作用。