運用信息化手段在管理體系中的實踐和運用

許云君

管理體系是建立方針和目標并實現這些目標的體系。一個組織的管理體系可包括若于不同的管理體系，如質量管理體系、環境管理體系、職業健康安全管理體系等。同時也是企業組織制度和企業管理制度的總稱，但企業制度數量龐大、制度之間無法有效銜接、制度可操作性差等矛盾也越來越突出，嚴重影響7公司制度的有效執行，因此，需要運用信息化手段，努力實施“制度表單化、表單流程化、流程信息化”工作，力爭使制度落地、責任生根。

信息化 管理體系 實踐

構建一體化管理體系，完善企業的制度體系

一體化管理體系是指兩個或三個管理體系并存，將公共要素整合在一起，兩個或_三個體系在統一的管理構架下運行的模式。通常具體是指組織將ISO9000標準、ISO14000標準、OHSAS18000標準三位合一。通常以ISO9000質量標準為基礎，職業健康安傘和環境體系標準為核心，并先后融合能源管理、培訓和兩化融合等標準要求，構建了“一套文本支持所有管理”的一體化管理體系及相應的制度體系，目前公司通常使用管理體系主要分為管理手冊、程序文件、管理制度和記錄四個層次，其中管理手冊是體系運行的綱要性文件，全面系統地闡述了一體化管理體系的方針、目標和各業務的實施過程及相互的關系；而程序文件主要是圍繞標準要素的框架，按體系運行的管理職責、資源管理、產品實現和監測、測量和持續改進四個過程框架和體系運行邏輯，進一步細化描述了各項業務執行的全過程和總體要求；管理制度則總體作為程序文件的支持性文件，主要依據總部上位制度的要求、體系標準要求，并結合企業特點對某項業務明確具體執行的管理要求，這樣的制度體系結構，兼顧管理體系標準和總部制度標準化管理的要求，這樣的制度體系結構，兼顧管理體系標準和總部制度標準化管理的要求。

企業在管理體系中存在的問題

隨著企業規模的擴大，企業內部分工會越來越細，采購管理、生產管理、物流管理、銷售管理、客戶管理等事務日趨復雜，業務流程運轉的問題越來越明顯，主要原因是：

（1）信息溝通不暢

體系各要素未能有機結合，職責權限不清，接口不清，以致很難依據體系文件履行相關職責，協調工作。部門間責任相互推諉，溝通不暢；管理體系文件有明確的職責、權限劃分，接門嚴密，但部門沒有嚴格遵照執行，部門間溝通不暢，責任相互推諉；部門間有溝通，但沒有將其信息記錄的習慣，造成隨意性大，有問題時找不到依據，無法溯源，責任不清等后果。

（2）跨部門或跨業務之間的制度缺少有效銜接

制度流程精細化的程度要求更高；流程執行效果要求更高。雖然按體系框架系統地設計了制度體系，質量等業務涉及的相關制度能夠按照流程的理念編制和實施。但受制于目前職能管理模式，企業的專業管理制度仍大多由單一專業部室為主負責編制，豐要圍繞法律法規、總部上位制度及內控手冊等，及時將各項要求轉化為公司的內部制度，作為企業內部執行的依據。從單一制度來分析，總體質量尚可，但職能為導向的制度編制模式還存在著體系運行與專業管理兩張皮現象，造成部門之間存在職責不清、執行不暢等現象。

（3）體系運行的過程分析評價和持續改進不夠

有些企業在管理體系運行過程中，沒有對體系文件、體系運行效果、保證能力、方針目標實現、滿足相關方期望的能力等方面進行有效的、持續的分析評價，并持續改進。企業不注重利用現代化手段對過程進行統計分析，不注重對體系運行過程中出現的問題進行分析、總結改進，以致于企業好的經驗得不到推廣，錯誤得不到有效糾正和預防，PDCA閉環不能有效實施，企業體系不能持續改進提高，企業管理的提升作用不強。

構建業務流程信息平臺，促進管理體系有效落地

業務流程平臺可以幫助用戶更科學的管理企業的各個業務環節，通過采用AWS BPM可以明顯讓企業在運營效率、透明度與控制力、敏捷性方面受益。企業進一步按各業務職責中明確的內容及業務流程控制點的管理要求落實到各部門和各崗位，形成各崗位責任清單，細化明確各崗位的工作要求，督促各項責任的落實和業務流程的高效運行，建立業務流程信息化運行平臺，逐步推進企業各項表單審批類流程的信息化，實現“制度表單化、表單流程化、流程信息化”。平臺的授權管理，可以分為多個維度。有應用管理的授權、系統角色的授權、系統功能的授權等等方面。所有授權已經細化到每個功能點，每個流程管理節點。通過靈活、簡單的系統授權過程，可以實現大平臺管理功能的傘面細粒度管控，真正做到“人盡其責、各司其職”。

運用流程化管理平臺實現信息化固話

流程化管理平臺實現企業業務流程的統一管理以及相關業務子系統的開發與維護工作，完善業務流程的申請審批，實時掌握相關業務運行的情況。同時，相關管理人員也能夠根據具體情況來獲得不同粒度的業務運行數據，并通過管理平臺的綜合查詢分析功能，準確及時地安排與調整業務流程運行的具體情況，可以提高公司在業務流程審批以及相關業務流程優化等方面的精細化管理水平，幫助相關職能部門加強管理力度、改善管理方法、提高工作效率、降低管理成本，預計應用效果明顯，具有重要的實際意義。實現業務流程敏捷響應，實現以“業務與技術一體化”的方式實現業務流程建模、流程表單及規則業務化調整，縮短流程新建和變化的周期，實現業務流程、業務活動的可視化監控和審計，持續評估與優化流程。