會計信息系統(tǒng)環(huán)境下xk公司的內部控制研究

王天奕

隨著信息技術的發(fā)展和網絡時代的到來，建立在網絡環(huán)境基礎上的，依賴現代信息技術發(fā)展起來的會計信息系統(tǒng)在越來越多的企業(yè)中得到應用。信息億資源的共享性、實對性和動態(tài)性，使數據處理效率得到了極大的提高，但信息技術是一把雙刃劍，企業(yè)越來越對系統(tǒng)的依賴和系統(tǒng)本身的復雜性也引發(fā)了新的內部控制問題，會出現原有內控制度無法適應的情景，所以隨之而來必須要有相應的研究與變革，才能讓會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內部控制更加適應時代的發(fā)展。雖然會計信息系統(tǒng)環(huán)境下核算手段、操作方式、信息傳輸及運行環(huán)境都發(fā)生了變化，但會計內部控制的目的、原則保持不變，如何構建會計信息系統(tǒng)環(huán)境下內部控制體系和由此產生的風險防范制度是本文需要研究的問題。

xk公司通過集團一體化的會計信息系統(tǒng)實踐，通過分析系統(tǒng)內部控制環(huán)境、進行系統(tǒng)風險評估、采取相應的控制活動、完善信息傳遞與溝通、加強有效的內部監(jiān)督，形成系統(tǒng)環(huán)境下適合企業(yè)可行的內控體制與方法。事實上，企業(yè)要根據會計信息系統(tǒng)的特征，從實際業(yè)務和成本效益出發(fā)設置相應的內部控制改進策略，根據條件的變化不斷調整內控方法，保證會計信息系統(tǒng)環(huán)境下內部控制全面及時并穩(wěn)定有效。

會計信息系統(tǒng) xk公司 內部控制

緒論

（1）基于會計信息系統(tǒng)的內部控制是未來財務管理的發(fā)展趨勢

在信息化時代背景下，基于網絡化和大數據的會計信息系統(tǒng)將內控管理信息化，能夠提升管控效率，幫助企業(yè)實時監(jiān)控運營情況，提升企業(yè)規(guī)避風險的能力。如果企業(yè)不能很好的利用信息化，忽視信息化做為企業(yè)內部控制的一項重要工具，仍停留在會計信息時效遲滯、單向零散的信息孤島狀態(tài)，將無法妥善解決各類風險問題，進而影響企業(yè)的發(fā)展。

（2）研究會計信息系統(tǒng)環(huán)境下內部控制的新需求具有必要性 會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內部控制，會隨著會計處理手段和外部環(huán)境的不同而發(fā)生新的發(fā)展與變化，會計信息系統(tǒng)對內部控制的影響包括：一是使企業(yè)內部控制的環(huán)境變得更加復雜；二是使企業(yè)內部控制的內容更加豐富；三是對企業(yè)內部控制的能力提高了。財務做為企業(yè)管理的核心，研究系統(tǒng)環(huán)境下內部控制的新需求，積極建立適應于系統(tǒng)要求的內部控制機制，不斷提高系統(tǒng)風險防范能力，對企業(yè)具有很強的現實必要性。

xk公司會計信息系統(tǒng)運行簡介

XK公司是JY集團三級子公司，主要從事建材潔具的代理業(yè)務。JY集團是國有上市企業(yè)，自2011年開始在集團內全面實施會計信息系統(tǒng)的建設，陸續(xù)建立了一套集成、高效的會計信息系統(tǒng)，包括：一是，nc系統(tǒng)，涵蓋供應鏈和財務會計的核算平臺；二是，財務報表系統(tǒng)，與nc系統(tǒng)數據互聯；三是，財務預算系統(tǒng)，實行預算化管理機制；四是，資金管理系統(tǒng)，建立銀企互聯。

xk公司會計信息系統(tǒng)環(huán)境下內部控制的運行現狀

（1）內部控制的主體、重點和范圍發(fā)生變化

內部控制的主體不再只是人，而是人和系統(tǒng)共同實施控制。財務會計系統(tǒng)將xk公司本部及分公司會計核算平臺統(tǒng)一，將標準化核算管理思想通過網絡和系統(tǒng)固定。財務報表系統(tǒng)通過將結構化規(guī)則嵌入系統(tǒng)中加以控制，如“資產一負債+所有者權益”等規(guī)則的“硬化”使邏輯性和人為性錯誤得到有效控制；內部控制的重點不再是業(yè)財門，而是系統(tǒng)管理部門。由于會計數據的處理、存儲都集中在系統(tǒng)中，內部控制能否合理運作與完善很大程度上取決于系統(tǒng)的運作情況，xk公司加強信息部的管理力量，同時在財務部增設財務信息系統(tǒng)維護崗位，增強對系統(tǒng)的監(jiān)控；系統(tǒng)的業(yè)財一體化使內部控制涵蓋更多范圍，內控由順序化向并行化發(fā)展，企業(yè)的購銷、倉儲、財務和信息人員共同控制企業(yè)的物流、資金流和信息流，內部控制要點不再是單個部門，而是同一流程內的所有相關部門。

（2）內部控制的人員分工和職權發(fā)生變化

1.分工基礎發(fā)生變化。傳統(tǒng)的會計處理流程按填制憑證、登記帳薄到編制報表劃分職責，形成互相牽制的分工體系。而在系統(tǒng)環(huán)境下，xk公司按照業(yè)務流程和會計模塊重新分工，工作效率提高但同時導致職權集中，內控層次減少，手工牽制不再有效，改為通過授權帳號區(qū)分責任人。

2.財務控制從時點變?yōu)閷崟r。網絡環(huán)境下xk公司的財務部門能即時共享到業(yè)務部門的數據，以xk公司工程業(yè)務流程為例，實時控制過程如圖二：

可以看出，財務的內部控制職能從以往事后發(fā)票環(huán)節(jié)延伸到事前簽訂合同環(huán)節(jié)，新的崗位設置有效增強了管控，但全業(yè)務的控制實質上對財務人員的專業(yè)能力和職業(yè)道德提出了更高要求。

3.會計角色和崗位得以重新設計與整合。xk公司利用系統(tǒng)增設“門店角色”，使店面收銀將收款和記帳不相容職務進行分離，原零售會計整合為審核人員，將記帳和審核不相容職務分離。角色變更前后如圖三、四所示：

（3）內部控制的管理目標更加多元化

JY利用系統(tǒng)集業(yè)務處理、預算管理、資金管理于一體，形成動態(tài)戰(zhàn)略管理。資金管理系統(tǒng)通過銀企直連接口將成員單位資金自動歸集，同時要求子公司編制資金預算，支出需履行審批程序，實現預算一盤棋。Xk公司應用該系統(tǒng)實現下級資金的自動歸集，提高資金利用率，減少無效沉淀。

xk公司會計信息系統(tǒng)存在的風險分析

（1）系統(tǒng)安全風險

目前xk公司網絡系統(tǒng)應用環(huán)境下會計信息的存儲、傳播和使用具有開放性，存在網絡開放風險，相關聯的是全局傳染風險，某個環(huán)節(jié)的問題會快速傳遞至整個系統(tǒng)和網絡，還有電子化數據存儲風險、數據保密的安全風險、數據檢索和恢復能力不足的風險。系統(tǒng)應用中存在的風險包括：由于硬件配置不合理信息系統(tǒng)無法安裝或信息瀏覽不全、軟件功能欠完善造成系統(tǒng)操作速度極其緩慢，嚴重影響工作效率和效果、授權不當或非法訪問及由于下載不明軟件引發(fā)外部的惡意攻擊等風險。會計信息系統(tǒng)的各個層面都面臨較以前更錯綜復雜的安全威脅。

（2）信息安全風險

會計信息化將xk公司部分會計工作被系統(tǒng)自動完成，系統(tǒng)的集成化處理使傳統(tǒng)手工會計中不相容崗位牽制制度的效力逐步削弱，依靠原有的內部控制措施不能發(fā)現自動化過程中的問題，業(yè)務人員利用非法授權或竊取口令，獲得某種權利或運行特定程序，由此引發(fā)失控而造成損失的風險大大提高。同時存儲在電子介質上的信息極易被篡改甚至不留任何痕跡，財務人員往往在最終輸出會計結果時才發(fā)現錯誤，缺少提前預警和糾錯的機會，在發(fā)現相關錯誤結果后，由于中間過程環(huán)節(jié)全部是計算機程序自動執(zhí)行，財務人員存在無法排查的風險，給內部控制帶來了一定的難度。

（3）操作安全風險

信息系統(tǒng)的復雜性無疑對操作上提出了更高要求。xk公司在系統(tǒng)應用中面臨的操作風險包括：員工對相關設備使用不當、網絡及軟硬件知識不到位、產生錯誤操作并做出錯誤應對、對系統(tǒng)參數設置不正確等；財務人員信息化方面的專業(yè)知識不夠，不能靈活運用信息系統(tǒng)的許多功能來處理會計數據，當系統(tǒng)出現問題時無法及時解決，只能求助于信息管理人員，但由于其對財務知識又缺乏專業(yè)的了解，兩者都不能把計算機和會計知識有機融合在一起；操作人員缺乏培訓，不按規(guī)范的程序進行操作，導致源頭數據丟失或出現錯誤；安全防范意識薄弱，不知道采取有效的措施防止病毒和黑客的侵襲。

xk公司會計信息系統(tǒng)環(huán)境下內部控制的改進策略

（1）改進網絡和系統(tǒng)設施控制策略

xk公司信息管理部門重點防范網絡風險如黑客、各種病毒威脅和垃圾郵件，公司采用先進的反病毒軟件和防火墻來阻止非授權訪問，做好定期升級工作，同時保障殺毒軟件不影響財務軟件的正常運行，通過制定政策禁止員工安裝末獲得信息系統(tǒng)部門批準的任何程序。由于JY系統(tǒng)硬件配置采用的是瀏覽器/服務器（B/S）結構，所有子公司的數據存儲在集團服務器，子公司在使用客戶端執(zhí)行應用程序時出現的端口堵塞瓶頸問題，xk公司采取加大公司整體網絡接入帶寬，改善系統(tǒng)運行條件；對硬件系統(tǒng)進行測試，不達標的加大內存或更換；軟件方面設置登錄系統(tǒng)時限，超過5分鐘未執(zhí)行操作自動退出，強制減少客戶端被無效占用。同時要求每個用戶使用安全級別較高的密碼并經常更換，讓每個人承擔起保護設備和設備信息的責任。

（2）加強組織和人事管理控制策略

xk公司重新構建一個適合系統(tǒng)環(huán)境的組織機構與形成職責分工體制，進而實現相互制衡。信息管理部門承擔的角色更加重要，在內部控制的新增部分中承擔更大的權重，信息管理部與組織的其他職能相分離，獨立于其他門，該部門負責人直接向總經理匯報工作，保持其控制的獨立性。信息管理部的網管只負責維護軟硬件的應用及用戶訪問權限的分配與控制，并對程序維護和修改實施監(jiān)督檢查，不得進行日常交易和數據錄入，務必與會計職能分離。財務人員負責數據錄入、交易處理等操作，但不得隨意修改主文件記錄，也不能自已修改數據庫文件，須經過審批后由網管進行更改，形成會計職能和IT職能相關責任的恰當分離。建立會計信息化用戶管理制度，xk制訂了《nc人員檔案管理制度》，訪問授權添加時必須履行審批手續(xù)，由網管負責統(tǒng)一添加，網管要控制每個用戶的訪問權限，根據工作內容和職權范圍設置相應系統(tǒng)角色，防止越權操作。人員調崗或離職時除履行人事相關手續(xù)，還要及時履行系統(tǒng)變更手續(xù)，對離職人員及時封存其登錄資格。人事部指派專人保管全部nc用戶檔案，以作備查。加強資金管理系統(tǒng)操作安全，xk公司財務部規(guī)定平臺由2人操作，各自保管平臺登錄密碼與U盾，同時指派財務副經理審核資金支付的審批手續(xù)，并定期對帳以及記錄支付行為的表格，保證公司資金安全。

（3）提高系統(tǒng)人員的操作控制策略

xk公司將程序控制和人工控制相結合嚴密控制數據的輸入，信息系統(tǒng)應用程序運行的重復性，將使失效的控制長期不被發(fā)現，從而使信息系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯誤，所以xk公司設置適當的人員在適當的節(jié)點及時評估內控的執(zhí)行情況。如工程業(yè)務流程中，財務職能延伸到合同環(huán)節(jié)，實施程序無法監(jiān)督的部分內容，如訂單部錄入的合同是否履行完合同審批手續(xù)并蓋單生效，同時校驗紙質合同與電子合同數據是否一致，審核無誤后合同方可執(zhí)行，雙重檢查確保了輸入數據的真實可靠。xk公司還針對角色設計控制相應的操作功能，如零售業(yè)務流程中新增“門店角色”的工作環(huán)境一開放式賣場，從保障數據安全出發(fā)，重新設計其權限為僅可操作“應收、收入、銀行、其他應付款一定金”4個會計科目，盡可能降低可輸人數據范圍，從而減少受到外部破壞和威脅的損失率。xk公司還做好數據的輸出控制工作，不但確保硬件設施的可靠運轉，還高度重視數據的打印輸出，成立專門的“單據部”負責單據的打印，打印權限需要獲得相應授權，報請內控機構查驗，在系統(tǒng)中添加打印次數的記錄，防止重復輸出，打印資料及時下發(fā)到財務部，并按會計檔案要求存儲保管。操作時點截止控制，即當期所有帳表信息在規(guī)定時間點必須全部點上報，不能再進行任何更改，防止輸出后數據與系統(tǒng)不符。xk公司還采取月度對帳和定期審計的控制策略防止人為舞弊或操作錯誤，明確錯誤責任是系統(tǒng)有誤還是會計控制不力造成，并查明原因形成報告。

（4）重視人員培訓，提高員工職業(yè)道德

企業(yè)的一切關鍵都在于人，要加強內部控制中的“軟控制”。xk公司每年簽署各部門的目標責任書，將薪資與能力、績效掛鉤；完善人員培訓，員工不僅要精通本專業(yè)相關內容，還要熟練掌握跨專業(yè)內容；重新修訂財務人員的《崗位責任書》，把對會計信息系統(tǒng)操作的效果和效率納入考核，定期崗位輪換，持續(xù)地加以培訓，培養(yǎng)精通會計一計算機一管理的復合型人才。xk公司面對信息技術環(huán)境，注重培養(yǎng)組織人員的信念教育，使他們理解信息化建設和內部控制創(chuàng)新之間的關系，并自愿為之努力工作。

結論

現代社會已經進入了全面信息化，會計信息系統(tǒng)是順應網絡時代、信息技術發(fā)展的必然產物，它將會計核算與企業(yè)內部控制活動有機結合，打破了地域與時間的限制，使企業(yè)的經營管理和目標實現更有保障。基于會計信息系統(tǒng)的內控已經成為新時代提升財務管理的重要武器和致勝法寶。積極構建并加以良好利用，是引領會計職能轉型升級，全方位提升企業(yè)內控管理水平的有力支撐。

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