電力企業(yè)公文起草及處理的注意事項

楊芬

本文主要對電力企業(yè)公文起草中的相關(guān)內(nèi)容要求，注意事項以及注意的細(xì)節(jié)方面展開敘述。

電力企業(yè)

公文起草 處理的注意事項

引言

公文是在企業(yè)生產(chǎn)過程中實施管理和領(lǐng)導(dǎo)的具有法律效果的規(guī)范性文件，是執(zhí)行黨和國家政策以及上級公司和企業(yè)工作部署、對問題進(jìn)行答復(fù)，安排生產(chǎn)經(jīng)營活動、安排和咨詢工作、交流經(jīng)驗的重要工具。堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。目前，在實際應(yīng)用的過程中，筆者發(fā)現(xiàn)，在文件處理的時效性、安全性和準(zhǔn)確性等方面，企業(yè)各部門一直保持良好，但在規(guī)范上存在較大差距，在一定程度上影響了文件處理的效率。下面，從公文的起草和處理中常見的問題出發(fā)，闡述相關(guān)的注意事項。

公文起草的相關(guān)內(nèi)容要求

目前，電力企業(yè)基本部門的文件大多不規(guī)范，應(yīng)注意以下細(xì)節(jié)和要求：

（1）遵循國家規(guī)章政策

遵守國家的法律、法規(guī)和方針、政策，符合電力行業(yè)的實際情況和公司的具體情況，符合公司的有關(guān)規(guī)定。一定要杜絕非法內(nèi)容。發(fā)布文件是為了貫徹黨和國家的方針政策，如果我們發(fā)布的文件不符合黨和國家的政策法規(guī)，就達(dá)不到貫徹落實的目的，就會造成干擾和破壞，所以，起草文件必須符合黨和國家的方針政策和法律法規(guī)，這是文件起草應(yīng)遵守的基本要求。

（2）注意起草的真實性

在起草的過程中應(yīng)注意清楚的情況，清晰的觀點，準(zhǔn)確的標(biāo)點符號，段落的長度，避免錯別字的出現(xiàn)。各級起草人和領(lǐng)導(dǎo)干部必須注意語言規(guī)范，使用書面語言，特別是會議紀(jì)要，較多的存在口語化現(xiàn)象，照搬領(lǐng)導(dǎo)原話，會議紀(jì)要不是會議記錄。會議上不必記錄每一個人的發(fā)言，只需要對會議的要素和主要工作記錄清楚就好。

（3）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確

日期應(yīng)寫明一個具體日期，如“17年”是錯誤的，應(yīng)該是“2017年；參考文件應(yīng)引發(fā)文機(jī)關(guān)，再次到標(biāo)題，最后觸發(fā)文本，添加括號。使用縮寫時，一般來先用全稱，盡可能減少縮寫；并注明英語縮寫，注意不要站在部門的角度，而應(yīng)從企業(yè)的角度組織材料。

公文處理注意事項

（1）單位簡稱

官方文件中的主要單位名稱必須統(tǒng)稱為單位或標(biāo)準(zhǔn)縮寫。例如，“XX X電力有限公司”可以稱為“XX公司”，而不是“×××電力公司”。最好使用一個標(biāo)準(zhǔn)的全名。如果你對草案呢稱不確定，可以在電話或官方網(wǎng)站上查看。

（2）關(guān)于有保密要求的公文 根據(jù)最新的規(guī)定，“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”，只要涉及到秘密文件，一律走紙質(zhì)文件。

（3）緊急公文

應(yīng)根據(jù)緊急程度，使用第三黑體字，在左上角加上“急”“特急”的字樣。

（4）公文中的數(shù)字

除了結(jié)構(gòu)序數(shù)和詞、短語、成語、縮略語等外，還必須使用漢字，使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（5）粘帖文檔注意事項

目前，文檔粘貼后格式會發(fā)生很大的變化。為了不影響核稿審閱的人來說，要刪除自動編號、超鏈接等，文件要按正確的格式，比如字體、字號、間距、字距等調(diào)整好格式，特別是公文中的框圖，能夠在文件中保持原始格式。

（6）起草應(yīng)用文公文要注意站位

部門在起草委員會報告文件時，需要使寫作的標(biāo)題文件更加準(zhǔn)確，簡要概括文件的主要內(nèi)容，指明了文件類型，除法律、法規(guī)的名稱外加上書名號，標(biāo)題一般沒有標(biāo)點符號。上級公司對口部門與辦公室之間做好溝通交流。

（7）會議紀(jì)要的發(fā)放范圍

如果不是針對業(yè)務(wù)范圍的問題，請勿將一般副本發(fā)送給有關(guān)部門，草案的起草應(yīng)由部門明確列出。公文流轉(zhuǎn)程序：擬稿——領(lǐng)導(dǎo)審核——辦公室審核——審查——簽發(fā)。在交付手稿的過程中通常容易出錯。應(yīng)該發(fā)送到文書，不要直接發(fā)送給審計員。

公文起草尤其要注意的幾個細(xì)節(jié)

在起草文件時，應(yīng)注意政策、文化和語言等方面的細(xì)節(jié)。

（1）戒照抄照轉(zhuǎn)

現(xiàn)在有一些地方在執(zhí)行上級的文件時，不是從地方、部門胡實際出發(fā)，而是不管效果，進(jìn)行復(fù)制。這是一種不負(fù)責(zé)任的態(tài)度。上級文件在一定范圍內(nèi)，是從一般的角度提出和解決問題，有些地方的特殊情況不能全部照顧，問題的解決有些不能說得很具體。這就要求下級機(jī)關(guān)和單位必須按照上級機(jī)關(guān)提供文件的原則和精神，結(jié)合地方部門的實際情況，提出具體的實施意見。如果上級文件被復(fù)制，或片面理解，各取其用，絕對不會收到好的效果。

（2）戒師出無名

提出一個觀點或提出一個政策，應(yīng)該有所根據(jù)，這種根據(jù)主要是中央文件，即在大政治格局的時候提出意見，不僅符合提出的實際意見，還符合政治大格局的要求。當(dāng)遇到同樣的問題時，根據(jù)過去的指示，在新形勢和任務(wù)下，中央又作出了新的指示，起草文件應(yīng)以新的指示為基礎(chǔ)部署工作。因此，加強(qiáng)各種文件的研究，領(lǐng)導(dǎo)同志的講話和各方的知識，尤其是要掌握更多的依據(jù)和尺度。根據(jù)尺寸把握的準(zhǔn)確與否，可以判斷出起草文件能否得心應(yīng)手。

（3）戒無的放矢

為了解決這個問題，必須以文件為目標(biāo)。否則，將沒有任何實際效果。毛澤東在《反對黨八股》一文中將“不看對象”作為黨八股的第3條罪狀，并在本節(jié)巧妙地運(yùn)用成語“對牛彈琴”對這一現(xiàn)象進(jìn)行了特別的表現(xiàn)。為了解決這一問題，應(yīng)注意其針對性。很難想象一個沒有目標(biāo)的文件能感動人，影響人，促進(jìn)工作。在這個意義上，相關(guān)性和可操作性是文檔的“組成部分”。為了加強(qiáng)公文的組成部分，在起草前要做好調(diào)查研究工作。問題調(diào)查清楚的后，才知道勁往哪使。政策、措施經(jīng)過比較、論證，在實際工作能力上是可行的，具有可操作性。

（4）戒朝令夕改

按照唯物主義的觀點，沒有什么是永恒不變的。政策也是如此，它隨時間、地點和條件而變化。但政策具有相對的穩(wěn)定性和一定的連續(xù)性，而穩(wěn)定性與連續(xù)性的直接關(guān)系與整體穩(wěn)定、發(fā)展的原因有關(guān)。我們常說，政策穩(wěn)定，人民穩(wěn)定，整體穩(wěn)定。因此，在起草公文時，有必要從政治和全球高度考慮這一問題，注意政策的連續(xù)性和穩(wěn)定性。要做到這一點，有必要對這兩個方面進(jìn)行檢查：一是檢查檔案的基本精神和國家的指導(dǎo)方針、政策、法律、法令，以及上級機(jī)關(guān)的決議、命令、指示存在的阻力。如果有任何阻力，堅決改變。二是檢查本機(jī)關(guān)發(fā)布的有關(guān)規(guī)定是否矛盾。如果存在矛盾，就要仔細(xì)分析。如果要補(bǔ)充和完善原有的政策，必須明確政策不應(yīng)被誤解。有必要修改或者廢止前款規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)要求當(dāng)事人進(jìn)行研究論證。

（5）戒用語失準(zhǔn)

用語準(zhǔn)確這是起草文件的基本要求。例如，評價應(yīng)該是恰當(dāng)?shù)模炔豢浯笠膊毁H低。要分析問題產(chǎn)生的原因，必須客觀、誠實、準(zhǔn)確，并指出問題的主要癥結(jié)所在。當(dāng)談到“二者之間的關(guān)系”時，區(qū)分主次的區(qū)別是很重要的。此外，工作要仔細(xì)，以免因粗心而造成“硬傷”。例如，注意看出處是否權(quán)威，同一問題匯總部分和部署部分的發(fā)言，要注意一致性；如有疑問，我們應(yīng)與有關(guān)各方進(jìn)行溝通，并與他們進(jìn)行協(xié)商。對于一些重要的情況和數(shù)據(jù)，務(wù)必檢查其準(zhǔn)確性。

（6）戒篇幅過長

在許多地方和部門文件中，篇幅過長是一種常見疾病。毛主席一再強(qiáng)調(diào)：“我們應(yīng)該學(xué)習(xí)如何寫胡更短、更簡潔的文章。”現(xiàn)在我們發(fā)現(xiàn)，一些文件、會議演講太長，讓人看的頭痛。因此，提倡撰寫短篇文章，提供高質(zhì)量的產(chǎn)品是非常必要的。公文寫出初稿后，把可有可無的詞、詞、句刪去，把握好文字關(guān)。

（7）戒無物無序

“物”是內(nèi)容，“序”是指條理。現(xiàn)在我們發(fā)現(xiàn)有些文件在兩個方向上都是有缺陷的。例如，有些課文只問問題，他們只討論如何解決問題。有些文本內(nèi)容繁蕪，在段落的層次上，它們是模糊的和難以理解的。這個問題的雙方都應(yīng)該加以糾正。著名歷史學(xué)家范文瀾曾主張文章不寫一句空”。我們應(yīng)該學(xué)習(xí)這種精神，盡量使公文多一點，“干貨”多一些。這樣，就很容易掌握工作，促進(jìn)實施效果。同時，要使公文內(nèi)容合理合理。在實際工作中有一個現(xiàn)象：一些寫得好的文件，雖然不長，但卻引人人勝。有些文件寫得不好，雖然不短，卻使人顯得費力。這里的一個重要區(qū)別是內(nèi)容是否有組織，語言是否流利。可以看出，公文內(nèi)容“有序”才具有可讀性。

上面提到的幾個細(xì)節(jié)問題，歸結(jié)為一種學(xué)風(fēng)、文風(fēng)問題，寫公文的同忐尤其要端正文風(fēng)，加強(qiáng)學(xué)風(fēng)，才能寫出好的文件。

結(jié)束語

總之，電力企業(yè)、單位負(fù)責(zé)人、各級公文編寫人員和各部門要高度重視文件管理，嚴(yán)格按照上述要求起草相關(guān)文件，按照權(quán)限分級控制，確保格式、內(nèi)容、流程規(guī)范，從而提高文件的質(zhì)量，提高管理效率。為了滿足以上要求，寫一份優(yōu)秀的公文，秘書人員除了加強(qiáng)基本功和提高寫作能力外，還應(yīng)加強(qiáng)對政治和商業(yè)方面的研究。學(xué)習(xí)鄧小平理論和江書記“三個代表”重要思想，熟悉黨的路線方針政策，了解國家的法律法規(guī)。提高理論水平，成為政治智者。建立一個相對完整的知識結(jié)構(gòu)。文秘工作人員對業(yè)務(wù)知識和部門需要具有詳細(xì)胡了解，成為一個真實的活“字典”，這樣才可以提高公文起草的質(zhì)量。

[1]梁芝賢.宋金沙.公文起草注意事項研究[J].秘書世界，2012，56（3）45-48.

[2]鄭拓巍.電網(wǎng)企業(yè)公文精益管理的實踐與思考[J].辦公室業(yè)務(wù).2016（02）