新經濟形勢下檔案管理工作的新思考

胡陽陽

摘 要：檔案管理工作，不僅僅是資料的簡單保管，而且是提高工作效率和工作質量的不可或缺的組成部分。報社出版、發行報紙過程中，產生了大量信息和工作檔案、資料，如何保存好、利用好這些信息檔案、資料，服務本單位、服務社會、服務黨和國家以及人民群眾，是當前報社檔案工作的一個新的重要課題。

關鍵詞：新經濟形勢；檔案管理；問題；對策

文章編號：1004-7026（2018）04-0104-01 中國圖書分類號：F270 文獻標志碼：A

目前檔案管理工作方面的現狀與問題主要有：一，信息化檔案管理系統建設較為滯后，跟不上信息化的發達程度。由于目前信息化的飛速發展，報社要處理、分流、發布的信息量呈現海量增長，因此，檔案管理的信息化成為決定檔案管理工作規范化水平的重要因素，單憑人力是無法進行高效而有序的管理的。這方面的現狀與問題突出表現在硬件設施及設備配備不齊全，軟件設施的檔案管理功能不健全，軟件管理程序過于復雜等。信息化建設的不完善，產生信息化管理滯后，進而影響檔案管理工作規范化運行的進程。二，檔案管理工作人員業務素質偏低。傳統觀念認為，檔案管理工作屬于無需太多技術含量的工作崗位，使得目前我國行政事業單位內部檔案管理工作人員多為兼職干部，非檔案專業科班出身，造成檔案管理工作較為薄弱。加上崗位輪換制度的實行使得兼職干部不僅事多且繁雜，主觀上也無太多精力去學習檔案專業知識，導致檔案管理工作人員相關業務素質上不去。三，檔案管理者的認知度不高。檔案管理工作崗位在行政事業單位內部被稱為“最舒適最輕松”的崗位之一，經常處在單位全局工作的邊緣，得不到報社內部領導同事和外界應有的理解、尊重。有的情況下，報社檔案管理工作人員甚至擔心這一崗位被長期固化，難以獲得輪換到其他崗位鍛煉的機會，形成檔案管理從業人員缺乏職業成就感的局面。

1 建立健全報社內部檔案管理工作體制機制

報社是十分注重信息時效性的新聞事業單位，在信息化、移動化高度發達的今天，檔案管理工作也要更加注重時效性。這就需要做到，首先，報社內部從管理層到基礎業務、管理崗位建立一整套完善的檔案管理制度，使報社內部從上到下認識到檔案管理工作的重要性，提高對報社檔案管理工作的重視度，積極為單位的檔案管理工作提供人、財、物方面的充足保障。其次，建立健全具體的檔案管理工作細則。要求報社內部明文規定、明確各類檔案的歸檔制度、安全和有效保管制度、保密制度和借閱制度等，制定各個環節相應的工作細則，明確相關人員尤其是檔案管理工作人員的工作職責，做到專崗專人專責，并切實監督落實，確保細致、規范化地開展報社檔案管理工作。

2 加快建設與完善檔案管理工作信息化進程

首先，硬件方面，應加大對檔案管理工作信息化相關的硬件設備投入，如配置專門的電腦、掃描儀、監控設備、照相機等，積極推進報社數字檔案室的建設；其次，軟件方面，選擇購買起點較高、售后服務完善且便于掌握的檔案管理軟件，在商業技術信息公司等的幫助下逐步實現報社檔案數字化管理；最后，應當充分發揮新形勢下互聯網技術的優點，實行電子檔案和實體檔案的整理、分類、編號、歸檔等工作，并著力實現各報社之間檔案管理工作信息共享等，同時完善多媒體檔案庫，加大電子數據的整理與收集，不斷開展照片、錄音與視頻等數字化工作，豐富檔案資源。

3 著力解決檔案管理工作人員所面臨的問題

首先，要幫助檔案管理工作人員充分認識到報社檔案管理工作的重要性，做好檔案管理工作，就是要保管好、維護好報社各類檔案、信息的完整、準確與安全，做到整齊、完備、有序、隨用隨取，還要具有保密意識、安全意識和高度的責任心，保證每一份檔案的流轉、傳達都有序、清晰、安全。其次，要幫助檔案管理工作人員樹立正確的態度和心理。幫助提高他們的認知水平，使其克服對本職工作的厭倦心理，增強其對自身職業的責任感。要注重提高檔案管理人員的工作認識，促使其加強學習，充分掌握科學和先進的檔案管理方法，不斷訓練、強化其職業技能，改變報社檔案管理工作者自身能力與信息時代工作快節奏需求脫節的現象。最后，要著重訓練、提高報社檔案管理工作人員的專業技能、提升其業務素質。檔案管理工作其實是一項技術性、業務性很強的工作，特別是在當前社會形勢變化不斷加快、信息海量化、復雜化、碎片化、媒體融合程度極高的背景下，檔案管理工作者不僅要有豐富的業務知識，較強的業務技能，還要熟練掌握各種計算機、互聯網運用技能甚至需要儲備大量各行各業的知識。因此，針對單位的檔案管理人員、明確確立專崗專人專職十分必要，加強檔案管理工作技能、組織參加專業化的培訓、考核也是報社檔案管理工作的必需之舉。

參考文獻：

[1]馮永林.要重視和加強人事檔案工作[J].黨建與人才，1998（Z1）.