“互聯網+”背景下高校教學檔案管理系統的構建

張云萍

[摘 要] 隨著社會的不斷發展，電子信息技術逐漸應用到各個領域。高校教學檔案管理系統就是電子信息技術在教育事業上的一種體現，為高校的檔案整理工作提供了便捷。由于教學檔案的多樣性、分散性，讓高校檔案工作者的工作難度加大，教學檔案管理系統的使用，減輕了檔案工作者的工作負擔，促進了高校檔案管理工作的現代化進程。高校教學檔案管理系統的構建能有效解決傳統檔案管理模式下的種種問題，提高了檔案工作者的工作效率，推動高校教學事業的發展。

[關 鍵 詞] 高校；教學檔案；管理系統

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）23-0007-01

一、高校檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

高校在檔案管理過程中，存在著檔案管理制度混亂的現象，學校各個部門權責不清、職責不明，互相推卸檔案管理任務，沒有真正完成檔案管理工作。部分部門不想工作量變的更大，沒有主動將教學檔案進行歸置。有的部門在檔案歸檔時無法正確分清各種教學檔案，將檔案錯誤地整理在一起。有些檔案由于信息不明而被工作人員棄置，喪失了檔案的價值。因為高校沒有明確的檔案管理制度，對檔案整理方式、整理步驟、整理要求都沒有具體的規定，這種隨意性的檔案管理，為后續的檔案工作帶來了極大的麻煩。

（二）檔案收集難度大

信息化的發展，讓檔案的形式變的多種多樣。高校的教學檔案也有了電子形式。但是在檔案收集中，難度也變得更大，由于各個學校部門的使用的文檔格式不同，檔案可能在這一個部門能夠正常閱讀、操作，但是在另一個部分就無法打開或者打開后信息顯示不全，影響檔案管理工作。有些部門的計算機設備過于陳舊，存儲容量很小，無法存儲過多的電子檔案，有些舊的電子檔案已經被新的檔案覆蓋，造成了檔案階段性的缺失，讓檔案管理難度加大。

（三）檔案管理者技術不足

高校在發展過程中，招生數量不斷增加，招生范圍不斷擴大，學校的教學任務逐漸增多，教學檔案的整理工作也越來越艱難。高校的檔案管理工作大多是學校各個部門的教職工兼職的，不能很好地完成檔案管理的工作任務。檔案管理人員對檔案的整理方法不熟，沒有足夠的電子技術知識，對出現的檔案管理問題不能及時處理，延誤了教學檔案的歸置進度。檔案管理對工作人員來說變成了一件想做卻又不知如何做，做了又不夠好的工作，嚴重影響了工作人員的工作積極性。

二、高校教學檔案管理系統的構建策略

（一）建立健全檔案管理制度

高校在檔案管理工作中，要建立健全的檔案管理制度。厘清各個院系、各個部門的檔案工作職責，明確檔案的管理范圍，讓每一個檔案都有直接的管理者，方便后期問題出現時聯系負責人。各個院系的教學檔案要自行進行整理、歸置，備份出一份新的上交到學校的檔案室，在方便院系查詢的同時，減輕了學校檔案室的工作。學校的檔案管理部門要掌握各個院系的檔案管理規律，為其制定適合的檔案管理制度和檔案管理步驟，規范教學檔案管理工作，提高各個院系的工作效率。各個院系也要盡力履行自己的工作職責，完成學校下發的檔案管理任務，對教學檔案進行實時收集，定期發送給學校，讓檔案管理工作質量變得更好。

（二）紙質檔案與電子檔案聯合管理

高校要引導各個部門使用新式的檔案管理方式，將紙質檔案和電子檔案同時管理，同時使用，實現聯合優勢。教學檔案作為一種教學憑證，首先要具備真實性、可靠性，紙質檔案由于上面加蓋了學習、院系的公章，不容易被串改，檔案的真實性、有效性更高。其次，教學檔案要進行發送、上傳，電子檔案可以通過校園網高速、快捷將檔案傳輸，保證了檔案的實時傳達，提高了檔案的時效性，減少了工作人員的工作負擔。紙質檔案和電子檔案進行聯合管理，紙質檔案能為電子檔案提供可靠的依據，電子檔案能為紙質檔案提供方便的渠道，同時，兩種文件載體能夠進行一一對應，減少了因檔案缺失而無法工作的現象，同時在這個過程中，工作人員能夠對檔案進行再整理，提高了教學檔案的利用價值。

（三）提高檔案管理者技術

高校要定期對檔案管理人員進行培訓，教授正確的檔案管理方法，同時培養其計算機技術能力，讓其學會檔案管理系統的操作知識。教學檔案的管理人員一定是要熟悉教學，高校可以組織工作人員進行聽課，讓其明確教學任務目標，幫助其更好地管理教學檔案。定期開檔案管理工作人員大會，就目前出現的檔案管理問題進行討論，完善學校的檔案管理體系。高校還可以開設校內教學檔案管理獎懲機制，對優秀的教學檔案管理人員要給予一定的獎金，促進其工作的積極性，對檔案管理工作完成不好的人員要予以批評，讓其在今后的工作中更加努力。

信息化時代的到來影響了高校檔案的管理方式，高校的檔案管理人員要主動擔負起檔案管理責任，保證自己的工作熱情，在檔案工作中聽從學校的指揮，遵循學校的制度，利用好教學檔案管理系統，這樣才能更好、更快地完成學校的檔案管理工作，促進學校的教學發展，提高學校的教學工作水平。

參考文獻：

羊雋芳.對新時期加強高校院系教學檔案管理的思考[J].新疆財經學院學報，2007（1）：76-78.