試析如何推動高職院校檔案管理工作規(guī)范化

包鈺

[摘 要] 在高職院校的日常管理工作中，檔案管理工作非常重要，直接影響著高職院校的管理水平。但是目前，在高職院校的檔案管理工作中還存在一些問題嚴重影響檔案管理工作水平。對如何推動高職院校的檔案管理工作規(guī)范化進行了分析，旨在提升高職院校檔案管理工作水平，促進高職院校的發(fā)展。

[關 鍵 詞] 高職院校；檔案管理；規(guī)范化

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）02-0193-01

一、高職院校檔案管理工作中存在的問題

（一）未建立完善的檔案管理制度

目前，大部分高職院校都沒有建立完善的檔案管理制度，導致高職院校檔案管理工作存在很多問題。如，沒有明確劃分檔案管理的職責，導致權責不明。在高職院校檔案管理工作中，需要多個部門配合共同完成，各個部門主要負責的工作就是收集信息，檔案管理部門負責對這些信息進行編檔保存。由于檔案管理制度不完善，在實際的檔案管理工作中會出現(xiàn)企業(yè)部門不配合或者敷衍了事的情況，嚴重影響高職院校檔案管理工作的正常開展。

（二）沒有創(chuàng)新檔案管理方式

隨著社會的不斷發(fā)展，信息化時代已經(jīng)來臨，信息化技術逐漸應用于各個領域的具體工作中，高職院校的檔案管理工作也不例外。但是部分高職院校仍然采用傳統(tǒng)的方式進行檔案管理。由于高校檔案管理工作比較復雜，高職院校檔案管理人員的工作量較大，在實際的工作中容易出現(xiàn)失誤。另外，紙質(zhì)檔案保存的方式也具有一定的危險性，不利于高職院校檔案管理工作的開展。

二、推動高職院校檔案管理工作規(guī)范化的有效措施

（一）強調(diào)檔案管理工作規(guī)范化的重要性

高職院校應該重視檔案管理工作，并且通過各種方式向全校師生宣傳檔案管理工作規(guī)范化的重要性。一方面高職院校要讓學生及有關部門重視檔案，嚴格按照要求填寫相關檔案，保證檔案內(nèi)容的規(guī)范化。另一方面，高職院校檔案管理人員要規(guī)范操作，對相關部門收集的檔案信息進行認真核查，以此保證檔案的完整性與準確性，為檔案管理規(guī)范化打好基礎。

（二）建立完善的檔案管理制度

想要推動高職院校檔案管理工作的規(guī)范化，最重要的就是建立完善的檔案管理工作規(guī)范化制度。高職院校在建立檔案管理工作規(guī)范化制度時要對學校的實際情況結合相關標準進行建立。首先，要統(tǒng)一建檔標準，保證檔案管理工作的規(guī)范化。其次，要明確檔案管理的具體內(nèi)容，高職院校檔案管理工作的內(nèi)容比較復雜，所以要對這些內(nèi)容進行統(tǒng)一管理以此來規(guī)范檔案管理工作。最后要對檔案管理職責進行有效劃分，細化落實各項責任，以此為檔案管理規(guī)范化提供有力保障。

（三）加快高職院校檔案管理信息化建設

高職院校開展檔案管理信息化建設不僅對檔案進行有效的保護，而且要通過合理運用將檔案所蘊含的價值充分發(fā)揮出來。在高職院校檔案管理工作中進一步加強信息化建設不僅能夠推動檔案管理規(guī)范化，還能在一定程度上發(fā)揮檔案的價值，提升高職院校檔案的利用率。具體高職院校可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術構建多媒體檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的全過程管理。高職院校檔案管理部門可以通過多媒體檔案管理系統(tǒng)與各個部門建立良好的溝通關系，防止不規(guī)范行為的產(chǎn)生。另外，高職院校檔案管理加強信息化建設能夠在很大程度上減輕相關工作人員的負擔，防止人員誤操作破壞高職院校檔案管理工作的規(guī)范性。

（四）加強專業(yè)檔案管理人才建設

高職院校檔案管理工作具體是由人實行的，所以想要推動高職院校檔案管理工作的規(guī)范化，就要加強專業(yè)檔案管理人才建設，保證高職院校檔案管理人員的綜合素質(zhì)符合規(guī)范化要求。高職院校檔案管理工作人員不僅要具備檔案管理專業(yè)知識還要掌握一定的計算機操作能力，這是現(xiàn)代化高職院校檔案管理工作對相關管理人員的基本要求。另外，要加強高職院校檔案管理人員的思想建設，讓每一個檔案管理工作人員認識到高職院校檔案管理工作規(guī)范化的重要性。

綜上所述，我國培養(yǎng)技能型人才的重要陣地之一就是高職院校，在高職院校的管理工作中重視培養(yǎng)學生的專業(yè)技能，忽略了檔案管理工作，導致檔案管理工作中存在很多問題。隨著高職院校的深化改革，高職院校的檔案管理工作也要不斷改革。本文研究分析了如何推動高職院校的檔案管理工作規(guī)范化，首先詳細分析了高職院校檔案管理工作中存在的具體問題，然后根據(jù)相關問題提出了推動高職院校檔案管理工作規(guī)范化的有效措施，希望通過以上分析能夠提升高職院校檔案管理的整體水平。

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