試析如何推動高職院校檔案管理工作規(guī)范化

包鈺

[摘 要] 在高職院校的日常管理工作中，檔案管理工作非常重要，直接影響著高職院校的管理水平。但是目前，在高職院校的檔案管理工作中還存在一些問題嚴(yán)重影響檔案管理工作水平。對如何推動高職院校的檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)行了分析，旨在提升高職院校檔案管理工作水平，促進(jìn)高職院校的發(fā)展。

[關(guān) 鍵 詞] 高職院校；檔案管理；規(guī)范化

[中圖分類號] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）02-0193-01

一、高職院校檔案管理工作中存在的問題

（一）未建立完善的檔案管理制度

目前，大部分高職院校都沒有建立完善的檔案管理制度，導(dǎo)致高職院校檔案管理工作存在很多問題。如，沒有明確劃分檔案管理的職責(zé)，導(dǎo)致權(quán)責(zé)不明。在高職院校檔案管理工作中，需要多個部門配合共同完成，各個部門主要負(fù)責(zé)的工作就是收集信息，檔案管理部門負(fù)責(zé)對這些信息進(jìn)行編檔保存。由于檔案管理制度不完善，在實際的檔案管理工作中會出現(xiàn)企業(yè)部門不配合或者敷衍了事的情況，嚴(yán)重影響高職院校檔案管理工作的正常開展。

（二）沒有創(chuàng)新檔案管理方式

隨著社會的不斷發(fā)展，信息化時代已經(jīng)來臨，信息化技術(shù)逐漸應(yīng)用于各個領(lǐng)域的具體工作中，高職院校的檔案管理工作也不例外。但是部分高職院校仍然采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理。由于高校檔案管理工作比較復(fù)雜，高職院校檔案管理人員的工作量較大，在實際的工作中容易出現(xiàn)失誤。另外，紙質(zhì)檔案保存的方式也具有一定的危險性，不利于高職院校檔案管理工作的開展。

二、推動高職院校檔案管理工作規(guī)范化的有效措施

（一）強調(diào)檔案管理工作規(guī)范化的重要性

高職院校應(yīng)該重視檔案管理工作，并且通過各種方式向全校師生宣傳檔案管理工作規(guī)范化的重要性。一方面高職院校要讓學(xué)生及有關(guān)部門重視檔案，嚴(yán)格按照要求填寫相關(guān)檔案，保證檔案內(nèi)容的規(guī)范化。另一方面，高職院校檔案管理人員要規(guī)范操作，對相關(guān)部門收集的檔案信息進(jìn)行認(rèn)真核查，以此保證檔案的完整性與準(zhǔn)確性，為檔案管理規(guī)范化打好基礎(chǔ)。

（二）建立完善的檔案管理制度

想要推動高職院校檔案管理工作的規(guī)范化，最重要的就是建立完善的檔案管理工作規(guī)范化制度。高職院校在建立檔案管理工作規(guī)范化制度時要對學(xué)校的實際情況結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建立。首先，要統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理工作的規(guī)范化。其次，要明確檔案管理的具體內(nèi)容，高職院校檔案管理工作的內(nèi)容比較復(fù)雜，所以要對這些內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一管理以此來規(guī)范檔案管理工作。最后要對檔案管理職責(zé)進(jìn)行有效劃分，細(xì)化落實各項責(zé)任，以此為檔案管理規(guī)范化提供有力保障。

（三）加快高職院校檔案管理信息化建設(shè)

高職院校開展檔案管理信息化建設(shè)不僅對檔案進(jìn)行有效的保護(hù)，而且要通過合理運用將檔案所蘊含的價值充分發(fā)揮出來。在高職院校檔案管理工作中進(jìn)一步加強信息化建設(shè)不僅能夠推動檔案管理規(guī)范化，還能在一定程度上發(fā)揮檔案的價值，提升高職院校檔案的利用率。具體高職院校可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建多媒體檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的全過程管理。高職院校檔案管理部門可以通過多媒體檔案管理系統(tǒng)與各個部門建立良好的溝通關(guān)系，防止不規(guī)范行為的產(chǎn)生。另外，高職院校檔案管理加強信息化建設(shè)能夠在很大程度上減輕相關(guān)工作人員的負(fù)擔(dān)，防止人員誤操作破壞高職院校檔案管理工作的規(guī)范性。

（四）加強專業(yè)檔案管理人才建設(shè)

高職院校檔案管理工作具體是由人實行的，所以想要推動高職院校檔案管理工作的規(guī)范化，就要加強專業(yè)檔案管理人才建設(shè)，保證高職院校檔案管理人員的綜合素質(zhì)符合規(guī)范化要求。高職院校檔案管理工作人員不僅要具備檔案管理專業(yè)知識還要掌握一定的計算機操作能力，這是現(xiàn)代化高職院校檔案管理工作對相關(guān)管理人員的基本要求。另外，要加強高職院校檔案管理人員的思想建設(shè)，讓每一個檔案管理工作人員認(rèn)識到高職院校檔案管理工作規(guī)范化的重要性。

綜上所述，我國培養(yǎng)技能型人才的重要陣地之一就是高職院校，在高職院校的管理工作中重視培養(yǎng)學(xué)生的專業(yè)技能，忽略了檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作中存在很多問題。隨著高職院校的深化改革，高職院校的檔案管理工作也要不斷改革。本文研究分析了如何推動高職院校的檔案管理工作規(guī)范化，首先詳細(xì)分析了高職院校檔案管理工作中存在的具體問題，然后根據(jù)相關(guān)問題提出了推動高職院校檔案管理工作規(guī)范化的有效措施，希望通過以上分析能夠提升高職院校檔案管理的整體水平。

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