關于優化高等學校聯合辦學主體學生檔案管理工作的幾點思考

郝曉艷

[關 鍵 詞] 高等學校；檔案管理；聯合辦學

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）05-0205-01

檔案是一個國家、一個組織或集體、個人在長期的社會實踐和工作中所形成的以文字、圖像、影像等形式保存下來的記錄，它是一個國家、組織或個人歷史記錄的重要組成部分。高等教育管理中的學生檔案管理優劣事關高等教育科學發展的水平，是高等教育事業發展的一項重要內容。筆者結合自身工作，就高等學校與非高等學校的聯合辦學過程中學生檔案管理工作談幾點認識。

一、提高對學生檔案管理工作重要性的認識是新時期優化聯合辦學主體學生檔案工作的前提

高等教育學生檔案既是大學生在校時期學業的完整記錄，又是高等教育工作者總結歷史經驗、查找問題、制訂未來發展規劃的重要參考依據，它是高等教育重要的信息資源。然而，目前在高等學校與非高等學校聯合辦學的學院普遍存在對學生檔案管理工作重要性認識不足的問題。這主要體現在以下三個方面：（1）聯合辦學主體領導的認識不足。高等學校與非高等學校的聯合辦學大多數設立在非高等學校內，比如企業、科研院所等。這些辦學主體領導由于創立高等教育時間短，對高等教育學生檔案管理工作的重要性意識不強。（2）檔案管理人員的檔案管理重要性意識薄弱。很多辦學主體學生檔案管理人員要么是兼職，要么就是剛剛從事這項工作，工作重要性意識不強。（3）學生檔案意識淡薄。筆者多年從事學生檔案工作，發現當下大學生檔案意識較淡薄，對檔案對自身未來發展的重要性基本沒有認識。為此，作者認為優化聯合辦學主體學生檔案管理工作，首先要解決認識問題。辦學主體部門要通過宣傳《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等法規性文件，不斷增強廣大師生員工的檔案意識。其次，辦學主體要加強領導，嚴格管理，明確分工，具體明確的檔案管理工作列入年初的教學科研管理計劃中。檔案管理人員也要充分認識到學生檔案管理的重要性，嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》，認真履職。同時，加強對學生的教育，提升學生對檔案重要性的認識，普及基本檔案知識。

二、結合辦學主體的實際，探索建立科學、規范、合理的學生檔案管理制度是優化聯合辦學主體學生檔案管理工作的根本

制度是根本。聯合辦學的辦學主體由于辦學時間普遍不長，特別是很多辦學主體無以往高等學生檔案管理的經驗，學生檔案管理制度更是無從談起，從而造成學生檔案的丟失、不完整、流轉不及時或不規范等問題。特別是現在很多學生在入學時是自帶檔案，直接交給所在學院的輔導老師，存在檔案交接的不規范或造成檔案丟失等問題。還有些辦學主體只重視所招學生的數量，而對學生檔案不檢查、不排查，檔案的不完整，甚至一些造假行為沒能及時發現。除此之外，在校期間，學生各種獎勵與處分等材料由于辦學主體檔案管理不專業或要求不高，造成很多資料并未歸檔，這為今后該學生的檔案造成很多無法彌補的問題等。這些問題的存在迫切要求聯合辦學主體部門應嚴格參照《檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法律法規及所聯合高校的檔案管理制度，根據本學院學生檔案的實際情況，建立嚴格的檔案接轉、核查、鑒別、保密等制度，明確檔案管理人員的具體工作職責和管理辦法，真正使檔案管理工作有制度可循、有據可查、有法可循，實現檔案管理的制度化、規范化。有了相應的法規和制度，才能保證學生檔案工作走向持續發展，才能切實發揮檔案工作的功能。

三、加強學生檔案管理工作人才建設，提升檔案管理人員素質是優化聯合辦學主體學生檔案管理工作的核心

目前很多聯合辦學主體學生檔案管理人員多數以前不是從事檔案管理工作，對檔案管理，特別是高校大學生檔案管理知識缺乏。再加上辦學主體對學生檔案管理的不重視，對檔案管理人員自身的職稱評定等工作并不關心，使很多管理人員工作不積極、不認真、得過且過，造成眾多學生檔案不完整。為此，首先要加強對檔案管理人員的嚴格管理。依照相關規定，定期檢查檔案工作，及時彌補不足，建立嚴格的獎懲制度。其次，要通過培訓學習等方式不斷提升專職檔案管理員和兼職檔案管理的責任意識，使他們對檔案工作的性質和重要性有一個清晰的認識，并能積極主動地結合辦學主體工作中心，及時準確地將各項重要工作成果歸檔，實現變被動等待為主動適應。最后，辦學主體部門領導要關心和支持檔案管理工作人員的工作，在職稱評定、工作晉升等方面給予一定的傾斜，從而激發辦學主體檔案管理人員的工作熱情。

四、加大經費支持，提高檔案管理的信息化水平是優化聯合辦學主體學生檔案管理工作的保障

聯合辦學主體辦學經驗缺乏及辦學時間較短等因素，往往將經費更多地投入到教學和科研及大學生日?；顒又?，在學生檔案管理方面的經費投入非常有限。很多檔案管理人員由于缺少培訓學習的機會，利用信息技術進行檔案管理的很少，很多仍停留在過去的方法上。這就造成檔案工作效率低、工作繁重、枯燥、單一，使工作效率低下，沒成效。有些辦學主體雖然也購進了現代化的設備，但由于檔案工作人員缺乏相應的培訓和檔案工作創新意識和創新能力，使很多現代化設備形同虛設，成為“擺樣子”。這勢必造成重大浪費，同時也不能保障為學生提供高效的服務。為此，聯合辦學主體應把檔案管理工作經費納入單位整體的工作計劃中，特別是還沒有實現檔案管理信息化的部門更應加大投入，逐步實現學生檔案管理工作的信息化。同時，應從教學和科研經費中劃出檔案管理人員的專項培訓經費，保障檔案管理人員有更多的培訓機會。