提高高職院校檔案管理人員素質(zhì)的策略探究

盧志蘭

[摘 要] 檔案是高職院校一項(xiàng)重要的無形資產(chǎn)，為高職院校的發(fā)展提供了有力支撐。信息時(shí)代檔案管理必將逐步實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)是促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、加速檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的重要前提。當(dāng)前我國高職院校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代檔案管理工作的更高要求。根據(jù)當(dāng)前檔案管理隊(duì)伍中存在的不良現(xiàn)狀，高職院校要多措并舉，全面提升高職院校檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

[關(guān) 鍵 詞] 高職院校；檔案管理人員；素質(zhì)

[中圖分類號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2018）14-0214-02

高職院校的檔案管理工作是高職院校日常管理工作的一個(gè)重要組成部分，也是學(xué)校發(fā)展、建設(shè)、管理工作的歷史記錄，對(duì)高職院校日后的發(fā)展、提升起到不可忽視的指導(dǎo)性作用。高職院校的檔案管理工作，主要是指對(duì)學(xué)校的教學(xué)、教研、科研、人事、財(cái)務(wù)、黨政管理、文體活動(dòng)等多方面的材料進(jìn)行累積，材料類型可以包括文字、圖片、影響、視頻、音頻等多種形式，是對(duì)一所學(xué)校從起步到發(fā)展，再到壯大，再到創(chuàng)新的真實(shí)反映。想要保證一所高職院校檔案管理工作的深入、扎實(shí)開展，首先需要做到的就是要保證檔案管理人員的整體素質(zhì)能夠達(dá)到一個(gè)較高的水平，保證檔案管理人員能夠具備超強(qiáng)的政治素質(zhì)、高精的業(yè)務(wù)水平、良好的工作作風(fēng)、高尚的道德情操，具備科學(xué)促進(jìn)自己、提高自己，保證自身水平可持續(xù)發(fā)展的良好理念。那么，高職院校檔案管理工作的重要性何在？如何才能保證高職院校檔案管理人員綜合素質(zhì)的切實(shí)提高？提高高職院校檔案管理人員綜合素質(zhì)，我們應(yīng)當(dāng)從哪些方面入手呢？在此我們進(jìn)行簡要的探究。

一、高職院校檔案管理工作的重要性分析

改革開放后，隨著高職院校的不斷發(fā)展壯大，檔案管理工作的重要性日益凸顯出來。針對(duì)高職院校的評(píng)估工作能否順利開展和檔案管理的好壞關(guān)系密切。作為一種對(duì)高職院校進(jìn)行宏觀管理的重要手段之一，教育評(píng)估可以在對(duì)高職院校進(jìn)行監(jiān)督、考核的基礎(chǔ)上對(duì)高職院校是否合格做出準(zhǔn)確判斷，以此作為選定重點(diǎn)高職院校的重要依據(jù)，這對(duì)促進(jìn)高職院校的健康發(fā)展、不斷提高高職院校辦學(xué)水平具有重要促進(jìn)作用。而水平評(píng)估工作的順利進(jìn)行有賴于檔案提供大量的原始檔案或者經(jīng)過加工的二次文獻(xiàn)作為重要佐證。檔案材料可以幫助評(píng)估專家全面了解院校歷史發(fā)展進(jìn)程，依據(jù)檔案提供的史料對(duì)高職院校進(jìn)行客觀、公正的評(píng)價(jià)。完整、規(guī)范的檔案可以幫助高職院校及時(shí)發(fā)現(xiàn)特定階段建設(shè)當(dāng)中存在的問題，幫助他們成功找到問題的源頭，也才能成功解決問題，讓院校各項(xiàng)工作得以健康、順利地開展起來。完整、規(guī)范的檔案還為正確評(píng)價(jià)高職院校取得的成就提供了完整、詳實(shí)的原始材料。總之，檔案管理為科學(xué)評(píng)估高職院校、促進(jìn)高職院校健康發(fā)展提供重要依據(jù)，起到重要作用。

二、當(dāng)前我國高職院校檔案管理隊(duì)伍存在的不良現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，我國高職院校的檔案管理工作當(dāng)中存在許多不良現(xiàn)象，集中表現(xiàn)為檔案缺乏規(guī)范性，檔案材料仍舊以不利于保存、不利于整理、歸納、檢索的紙質(zhì)檔案為主。改革開放以來，隨著高職院校擴(kuò)建、擴(kuò)招、教學(xué)儀器設(shè)備數(shù)量劇增，檔案管理工作更為龐雜，而當(dāng)前我國高職院校檔案管理人員素質(zhì)良莠不齊，他們?cè)跈n案管理手段、管理方式、管理模式上都較為落后，檔案管理工作效率低下。檔案管理人員素質(zhì)成為制約高職院校檔案管理工作創(chuàng)新、發(fā)展的瓶頸。具體而言，當(dāng)前我國高職院校檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中存在的不良現(xiàn)象主要有以下幾種：

（一）當(dāng)前我國高職院校檔案管理缺乏長效激勵(lì)機(jī)制、人才培養(yǎng)機(jī)制，檔案管理人員流動(dòng)頻繁、管理隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性

職業(yè)教育作為我國終身教育體系的重要組成部分，二十世紀(jì)八九十年代才逐步發(fā)展起來，并隨著人們職業(yè)教育需求的日益增長步入發(fā)展的快車道。建校歷史短、發(fā)展壯大快的高職院校檔案管理面臨著巨大壓力。隨著我國社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷加速，對(duì)檔案管理人員素養(yǎng)要求越來越高。但是當(dāng)前我國高職院校大都將重心放置在擴(kuò)大招生以及提高學(xué)生就業(yè)率上面，院校領(lǐng)導(dǎo)本身對(duì)檔案管理的重要性缺乏明確認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理人員缺乏長效激勵(lì)機(jī)制、不重視檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，檔案管理人員缺乏職業(yè)發(fā)展空間，他們?nèi)狈μ嵘约簷n案管理專業(yè)知識(shí)的積極性、主動(dòng)性，檔案管理人員隊(duì)伍不僅整體素質(zhì)難以得到有效提高，也缺乏凝聚力。當(dāng)前高職院校多數(shù)兼職檔案管理人員更換頻繁、檔案管理隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性。

（二）當(dāng)前我國高職院校檔案管理人員大都存在專業(yè)能力不強(qiáng)的不良現(xiàn)狀

當(dāng)前我國高職院校大都缺乏專職檔案管理人員，檔案管理人員大都是從部門工作人員當(dāng)中挑選出來進(jìn)行短期培訓(xùn)后兼職檔案管理工作的，他們?cè)趯?duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸納等方面缺乏專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)；用來從事檔案管理工作的精力不足；檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，檔案編研水平更是有待提高，缺乏對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次加工以實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值的技巧，無法形成可供開發(fā)利用的信息資源，檔案缺乏利用價(jià)值。

（三）當(dāng)前高職院校檔案管理人員存在管理觀念落后、缺乏創(chuàng)新意識(shí)的不良現(xiàn)狀

首先，我國高職院校檔案管理工作存在管理觀念貧乏、落后的現(xiàn)象，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理人員，都普遍認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)無足輕重的工作，對(duì)學(xué)校的教育教學(xué)管理工作和學(xué)生的綜合素質(zhì)提升，以及學(xué)校形象工程建設(shè)等方面的工作存在的關(guān)系不大，對(duì)學(xué)校各方面事業(yè)的建設(shè)指導(dǎo)意義不強(qiáng)，這種觀念直接導(dǎo)致檔案管理人員在實(shí)際的檔案管理工作中敷衍塞責(zé)，對(duì)檔案管理的極端失責(zé)，只是將學(xué)校各項(xiàng)工作的相關(guān)檔案進(jìn)行簡單的羅列，然后收集起來進(jìn)行存放便告一段落了，不能真正對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入的挖掘與探討，不會(huì)從中探究出更多的對(duì)學(xué)校各方面工作的指導(dǎo)作用，導(dǎo)致學(xué)校的檔案管理工作開展不扎實(shí)，甚至出現(xiàn)了工作混亂、無序的現(xiàn)象。其次，在當(dāng)前時(shí)代科技高度發(fā)達(dá)的今天，各項(xiàng)事業(yè)都進(jìn)行了不斷的革新和創(chuàng)造，許多新方法、新理念開始不斷涌現(xiàn)，對(duì)各個(gè)領(lǐng)域的工作開展形成了極大的推力。但是縱觀當(dāng)前我國高職院校檔案管理人員的現(xiàn)狀卻并不樂觀，許多檔案管理人員不能采用現(xiàn)代化的管理理念、管理方法、管理技術(shù)開展工作，因循守舊，固守本態(tài)，總是以傳統(tǒng)的管理方法對(duì)待新時(shí)代的工作，造成了當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展被嚴(yán)重制約，現(xiàn)代化技術(shù)的使用受到了嚴(yán)重的阻礙。

三、關(guān)于如何提高高職院校檔案管理人員綜合素養(yǎng)的幾點(diǎn)措施

（一）高職院校要加大對(duì)檔案管理的重視度，培訓(xùn)、激勵(lì)多措并舉，建設(shè)一支穩(wěn)定、高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍

鑒于檔案管理工作的重要性，高職院校應(yīng)該對(duì)檔案管理工作提起高度重視。高職院校應(yīng)該堅(jiān)持部門一把手負(fù)責(zé)制，一方面將各系作為檔案管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集與管理工作，另一方面全校的檔案管理應(yīng)該由院校檔案館主管部門的“一把手”主抓，由專業(yè)技術(shù)人員對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理與編研，構(gòu)建專職管理人員主管、兼職管理人員配合的院系兩級(jí)檔案管理全新格局。為了全面提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，高職院校應(yīng)該做好針對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過請(qǐng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)、專家來校作報(bào)告以及定期安排檔案管理人員參加專業(yè)研討、學(xué)習(xí)深造等培訓(xùn)方式，幫助他們掌握最新的檔案管理動(dòng)態(tài)、學(xué)習(xí)國家最新檔案管理政策，幫助他們樹立服務(wù)第一的思想觀念，增強(qiáng)他們的責(zé)任心。為了增強(qiáng)高職院校檔案管理人員的主動(dòng)性，充分激發(fā)他們的事業(yè)心，高職院校應(yīng)該建立健全獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰相結(jié)合的制度；物質(zhì)激勵(lì)、精神激勵(lì)相結(jié)合的有效激勵(lì)機(jī)制，將針對(duì)專業(yè)檔案管理人員的專業(yè)業(yè)績考核納入績效考核當(dāng)中，將檔案管理人員專業(yè)業(yè)績的好壞作為晉升職稱、發(fā)放津貼的主要依據(jù)。為了充分調(diào)動(dòng)兼職管理人員的專業(yè)提升積極性，高職院校可以根據(jù)包括檔案整理與搜集、管理手段等各項(xiàng)指標(biāo)在內(nèi)的綜合考核結(jié)果對(duì)他們進(jìn)行精神、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。在高職院校高度重視，院系兩級(jí)檔案管理格局形成，各種形式的培訓(xùn)、物質(zhì)、精神上的激勵(lì)相結(jié)合的基礎(chǔ)上，檔案管理團(tuán)隊(duì)的工作積極性被充分調(diào)動(dòng)起來，他們的管理、服務(wù)意識(shí)進(jìn)一步增強(qiáng)，管理工作進(jìn)一步專業(yè)化、職業(yè)化，這些舉措有利于打造一支綜合素質(zhì)高、服務(wù)意識(shí)強(qiáng)、穩(wěn)定性強(qiáng)的學(xué)習(xí)型隊(duì)伍。

（二）高職院校檔案管理人員應(yīng)該提升專業(yè)能力、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

對(duì)高職院校而言，檔案不僅起到維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的作用，還對(duì)促進(jìn)高職院校建設(shè)發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用。更好地服務(wù)于學(xué)校、社會(huì)是檔案管理的根本目的。為了讓檔案更好地服務(wù)于學(xué)校、社會(huì)，高職院校檔案管理人員應(yīng)該不斷提升自己的專業(yè)能力、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。作為一名高職院校檔案管理人員，應(yīng)該從政治素質(zhì)修養(yǎng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)修養(yǎng)服務(wù)意識(shí)等方面做起，檔案管理人員首先應(yīng)該具備良好的政治素質(zhì)，堅(jiān)持正確的政治方向，既要做到嚴(yán)格遵守高職院校檔案管理的規(guī)章制度，不違紀(jì)、不泄密；又要始終以高度的事業(yè)心、責(zé)任心，滿腔的工作熱情投入高職院校的檔案管理工作中來。除了掌握檔案管理學(xué)基礎(chǔ)理論、檔案管理知識(shí)之外，檔案管理人員還應(yīng)該廣泛涉獵包括目錄學(xué)、社會(huì)科學(xué)等在內(nèi)的學(xué)科知識(shí)，成為集教學(xué)、管理、科研能力于一身的高素質(zhì)專業(yè)人才。為了不斷提升自己的專業(yè)技能，高職院校檔案管理人員還應(yīng)該在從事檔案管理工作實(shí)踐當(dāng)中、在院校舉辦的各類培訓(xùn)當(dāng)中，在工作實(shí)踐中不斷積累豐富的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，以培訓(xùn)當(dāng)中掌握的檔案收集、整理、鑒定等在內(nèi)的專業(yè)知識(shí)指導(dǎo)自己的工作實(shí)踐，不斷提升自己的專業(yè)能力。為了讓檔案信息更好地服務(wù)于高校廣大師生、社會(huì)，檔案管理人員還要善于對(duì)檔案信息進(jìn)行編研，提高檔案資料的實(shí)用價(jià)值，將檔案信息高效組合起來，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高檔案的利用價(jià)值、利用率。

（三）高職院校檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)，加速檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程

21世紀(jì)我國步入信息化時(shí)代，高職院校檔案管理人員也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理模式、豐富管理手段，變過去的經(jīng)驗(yàn)管理為適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的科學(xué)管理。高職院校檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)，通過定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、與其他專業(yè)人才之間的互動(dòng)交流以及高職院校定期舉行的技術(shù)考核，提高利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)輔助檔案管理工作的能力。檔案管理人員要善于從海量的網(wǎng)絡(luò)資源中篩選出有用資源，對(duì)檔案資源庫進(jìn)行進(jìn)一步的豐富和完善。檔案管理人員還可以編制適用于檔案管理、開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)檢索工具，在現(xiàn)代科技的輔助下加速高職院校檔案的數(shù)字化進(jìn)程，提高檔案信息檢索的準(zhǔn)確性和速度，為學(xué)校、社會(huì)提供高效、便捷的服務(wù)。

總而言之，在作為高職院校管理工作重要組成部分的檔案管理工作當(dāng)中，依舊存在一些問題，高職院校對(duì)檔案管理重視度的欠缺、管理人員素質(zhì)的良莠不齊都是制約檔案管理工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的瓶頸。當(dāng)前高職院校充分認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要性，為加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)、促進(jìn)其專業(yè)發(fā)展采取了許多有效措施。高職院校檔案管理人員要不斷增強(qiáng)自身政治素養(yǎng)、專業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，敢于創(chuàng)新、善于創(chuàng)新，加速檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代化進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案的優(yōu)勢，讓檔案信息更好地服務(wù)于學(xué)校、社會(huì)，實(shí)現(xiàn)其最大價(jià)值。

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