提高高職院校檔案管理人員素質的策略探究

盧志蘭

[摘 要] 檔案是高職院校一項重要的無形資產，為高職院校的發展提供了有力支撐。信息時代檔案管理必將逐步實現信息化、網絡化。提高檔案管理人員綜合素養是促進檔案管理規范化、加速檔案管理現代化進程的重要前提。當前我國高職院校檔案管理人員素質參差不齊，遠遠不能滿足現代檔案管理工作的更高要求。根據當前檔案管理隊伍中存在的不良現狀，高職院校要多措并舉，全面提升高職院校檔案管理人員的綜合素養。

[關 鍵 詞] 高職院校；檔案管理人員；素質

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）14-0214-02

高職院校的檔案管理工作是高職院校日常管理工作的一個重要組成部分，也是學校發展、建設、管理工作的歷史記錄，對高職院校日后的發展、提升起到不可忽視的指導性作用。高職院校的檔案管理工作，主要是指對學校的教學、教研、科研、人事、財務、黨政管理、文體活動等多方面的材料進行累積，材料類型可以包括文字、圖片、影響、視頻、音頻等多種形式，是對一所學校從起步到發展，再到壯大，再到創新的真實反映。想要保證一所高職院校檔案管理工作的深入、扎實開展，首先需要做到的就是要保證檔案管理人員的整體素質能夠達到一個較高的水平，保證檔案管理人員能夠具備超強的政治素質、高精的業務水平、良好的工作作風、高尚的道德情操，具備科學促進自己、提高自己，保證自身水平可持續發展的良好理念。那么，高職院校檔案管理工作的重要性何在？如何才能保證高職院校檔案管理人員綜合素質的切實提高？提高高職院校檔案管理人員綜合素質，我們應當從哪些方面入手呢？在此我們進行簡要的探究。

一、高職院校檔案管理工作的重要性分析

改革開放后，隨著高職院校的不斷發展壯大，檔案管理工作的重要性日益凸顯出來。針對高職院校的評估工作能否順利開展和檔案管理的好壞關系密切。作為一種對高職院校進行宏觀管理的重要手段之一，教育評估可以在對高職院校進行監督、考核的基礎上對高職院校是否合格做出準確判斷，以此作為選定重點高職院校的重要依據，這對促進高職院校的健康發展、不斷提高高職院校辦學水平具有重要促進作用。而水平評估工作的順利進行有賴于檔案提供大量的原始檔案或者經過加工的二次文獻作為重要佐證。檔案材料可以幫助評估專家全面了解院校歷史發展進程，依據檔案提供的史料對高職院校進行客觀、公正的評價。完整、規范的檔案可以幫助高職院校及時發現特定階段建設當中存在的問題，幫助他們成功找到問題的源頭，也才能成功解決問題，讓院校各項工作得以健康、順利地開展起來。完整、規范的檔案還為正確評價高職院校取得的成就提供了完整、詳實的原始材料。總之，檔案管理為科學評估高職院校、促進高職院校健康發展提供重要依據，起到重要作用。

二、當前我國高職院校檔案管理隊伍存在的不良現狀分析

當前，我國高職院校的檔案管理工作當中存在許多不良現象，集中表現為檔案缺乏規范性，檔案材料仍舊以不利于保存、不利于整理、歸納、檢索的紙質檔案為主。改革開放以來，隨著高職院校擴建、擴招、教學儀器設備數量劇增，檔案管理工作更為龐雜，而當前我國高職院校檔案管理人員素質良莠不齊，他們在檔案管理手段、管理方式、管理模式上都較為落后，檔案管理工作效率低下。檔案管理人員素質成為制約高職院校檔案管理工作創新、發展的瓶頸。具體而言，當前我國高職院校檔案管理隊伍當中存在的不良現象主要有以下幾種：

（一）當前我國高職院校檔案管理缺乏長效激勵機制、人才培養機制，檔案管理人員流動頻繁、管理隊伍缺乏穩定性

職業教育作為我國終身教育體系的重要組成部分，二十世紀八九十年代才逐步發展起來，并隨著人們職業教育需求的日益增長步入發展的快車道。建校歷史短、發展壯大快的高職院校檔案管理面臨著巨大壓力。隨著我國社會信息化進程的不斷加速，對檔案管理人員素養要求越來越高。但是當前我國高職院校大都將重心放置在擴大招生以及提高學生就業率上面，院校領導本身對檔案管理的重要性缺乏明確認識，對檔案管理人員缺乏長效激勵機制、不重視檔案管理專業人才的培養，檔案管理人員缺乏職業發展空間，他們缺乏提升自己檔案管理專業知識的積極性、主動性，檔案管理人員隊伍不僅整體素質難以得到有效提高，也缺乏凝聚力。當前高職院校多數兼職檔案管理人員更換頻繁、檔案管理隊伍缺乏穩定性。

（二）當前我國高職院校檔案管理人員大都存在專業能力不強的不良現狀

當前我國高職院校大都缺乏專職檔案管理人員，檔案管理人員大都是從部門工作人員當中挑選出來進行短期培訓后兼職檔案管理工作的，他們在對檔案進行收集、整理、歸納等方面缺乏專業知識和實踐經驗；用來從事檔案管理工作的精力不足；檔案管理人員缺乏服務意識，檔案編研水平更是有待提高，缺乏對檔案信息進行深層次加工以實現其利用價值的技巧，無法形成可供開發利用的信息資源，檔案缺乏利用價值。

（三）當前高職院校檔案管理人員存在管理觀念落后、缺乏創新意識的不良現狀

首先，我國高職院校檔案管理工作存在管理觀念貧乏、落后的現象，從學校領導到檔案管理人員，都普遍認為檔案管理工作是一項無足輕重的工作，對學校的教育教學管理工作和學生的綜合素質提升，以及學校形象工程建設等方面的工作存在的關系不大，對學校各方面事業的建設指導意義不強，這種觀念直接導致檔案管理人員在實際的檔案管理工作中敷衍塞責，對檔案管理的極端失責，只是將學校各項工作的相關檔案進行簡單的羅列，然后收集起來進行存放便告一段落了，不能真正對檔案管理工作進行深入的挖掘與探討，不會從中探究出更多的對學校各方面工作的指導作用，導致學校的檔案管理工作開展不扎實，甚至出現了工作混亂、無序的現象。其次，在當前時代科技高度發達的今天，各項事業都進行了不斷的革新和創造，許多新方法、新理念開始不斷涌現，對各個領域的工作開展形成了極大的推力。但是縱觀當前我國高職院校檔案管理人員的現狀卻并不樂觀，許多檔案管理人員不能采用現代化的管理理念、管理方法、管理技術開展工作，因循守舊，固守本態，總是以傳統的管理方法對待新時代的工作，造成了當前檔案管理工作的發展被嚴重制約，現代化技術的使用受到了嚴重的阻礙。

三、關于如何提高高職院校檔案管理人員綜合素養的幾點措施

（一）高職院校要加大對檔案管理的重視度，培訓、激勵多措并舉，建設一支穩定、高素質的檔案管理人員隊伍

鑒于檔案管理工作的重要性，高職院校應該對檔案管理工作提起高度重視。高職院校應該堅持部門一把手負責制，一方面將各系作為檔案管理的責任部門，負責其職責范圍內檔案的收集與管理工作，另一方面全校的檔案管理應該由院校檔案館主管部門的“一把手”主抓，由專業技術人員對檔案進行規范化管理與編研，構建專職管理人員主管、兼職管理人員配合的院系兩級檔案管理全新格局。為了全面提升檔案管理人員的專業素養，高職院校應該做好針對檔案管理人員的繼續教育工作，對其進行業務培訓，通過請主管部門領導、專家來校作報告以及定期安排檔案管理人員參加專業研討、學習深造等培訓方式，幫助他們掌握最新的檔案管理動態、學習國家最新檔案管理政策，幫助他們樹立服務第一的思想觀念，增強他們的責任心。為了增強高職院校檔案管理人員的主動性，充分激發他們的事業心，高職院校應該建立健全獎勵、懲罰相結合的制度；物質激勵、精神激勵相結合的有效激勵機制，將針對專業檔案管理人員的專業業績考核納入績效考核當中，將檔案管理人員專業業績的好壞作為晉升職稱、發放津貼的主要依據。為了充分調動兼職管理人員的專業提升積極性，高職院校可以根據包括檔案整理與搜集、管理手段等各項指標在內的綜合考核結果對他們進行精神、物質獎勵。在高職院校高度重視，院系兩級檔案管理格局形成，各種形式的培訓、物質、精神上的激勵相結合的基礎上，檔案管理團隊的工作積極性被充分調動起來，他們的管理、服務意識進一步增強，管理工作進一步專業化、職業化，這些舉措有利于打造一支綜合素質高、服務意識強、穩定性強的學習型隊伍。

（二）高職院校檔案管理人員應該提升專業能力、增強服務意識

對高職院校而言，檔案不僅起到維護學校歷史真實面貌的作用，還對促進高職院校建設發展具有重要的促進作用。更好地服務于學校、社會是檔案管理的根本目的。為了讓檔案更好地服務于學校、社會，高職院校檔案管理人員應該不斷提升自己的專業能力、增強服務意識。作為一名高職院校檔案管理人員，應該從政治素質修養、業務素質修養服務意識等方面做起，檔案管理人員首先應該具備良好的政治素質，堅持正確的政治方向，既要做到嚴格遵守高職院校檔案管理的規章制度，不違紀、不泄密；又要始終以高度的事業心、責任心，滿腔的工作熱情投入高職院校的檔案管理工作中來。除了掌握檔案管理學基礎理論、檔案管理知識之外，檔案管理人員還應該廣泛涉獵包括目錄學、社會科學等在內的學科知識，成為集教學、管理、科研能力于一身的高素質專業人才。為了不斷提升自己的專業技能，高職院校檔案管理人員還應該在從事檔案管理工作實踐當中、在院校舉辦的各類培訓當中，在工作實踐中不斷積累豐富的實際工作經驗，以培訓當中掌握的檔案收集、整理、鑒定等在內的專業知識指導自己的工作實踐，不斷提升自己的專業能力。為了讓檔案信息更好地服務于高校廣大師生、社會，檔案管理人員還要善于對檔案信息進行編研，提高檔案資料的實用價值，將檔案信息高效組合起來，增強服務意識，提高檔案的利用價值、利用率。

（三）高職院校檔案管理人員應該不斷學習現代化技術，加速檔案管理的信息化、網絡化進程

21世紀我國步入信息化時代，高職院校檔案管理人員也應該與時俱進，創新管理模式、豐富管理手段，變過去的經驗管理為適應現代社會發展的科學管理。高職院校檔案管理人員應該不斷學習現代化技術，通過定期的業務培訓、與其他專業人才之間的互動交流以及高職院校定期舉行的技術考核，提高利用計算機、網絡技術輔助檔案管理工作的能力。檔案管理人員要善于從海量的網絡資源中篩選出有用資源，對檔案資源庫進行進一步的豐富和完善。檔案管理人員還可以編制適用于檔案管理、開發的網絡檢索工具，在現代科技的輔助下加速高職院校檔案的數字化進程，提高檔案信息檢索的準確性和速度，為學校、社會提供高效、便捷的服務。

總而言之，在作為高職院校管理工作重要組成部分的檔案管理工作當中，依舊存在一些問題，高職院校對檔案管理重視度的欠缺、管理人員素質的良莠不齊都是制約檔案管理工作規范化、現代化的瓶頸。當前高職院校充分認識到了檔案管理工作的重要性，為加強檔案管理人才培養、促進其專業發展采取了許多有效措施。高職院校檔案管理人員要不斷增強自身政治素養、專業素養，增強服務意識，敢于創新、善于創新，加速檔案管理信息化、網絡化的現代化進程，充分發揮檔案的優勢，讓檔案信息更好地服務于學校、社會，實現其最大價值。

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