檔案資源助力企業經濟發展

張紅娟

檔案來源于人類的各項活動，又反饋于各項活動。在人類社會經濟建設和文化發展的過程中，檔案能夠提供理論指導、憑證依據以及經驗教訓等，進而指導人類進行各項活動，推動社會進步與發展。檔案資源開發利的最終的目的是將檔案轉換面促進社會發那阿爾的精神和物質財富。

面對世界性的信息革命，我們檔案工作面臨嚴峻的挑戰。長期以來，我們對檔案信息資源重要性的認識程度不夠，對開發利用檔案信息資源的認識沒有提高到足夠的高度，檔案開發利用意識非常淡薄。有些企業檔案管理人員只是充當“看門人”的角色，限于“你來我取”這種最原始、最簡單的的被動的服務方式，許多有實用價值的檔案信息被埋在庫房深處無法轉化為現實生產力，這與信息時代要求提供高質量、高效率的信息服務很不協調，造成檔案信息資源的極大浪費。因此，大辦開發檔案信息資源，服務企業經濟建設主戰場，是信息時代賦予檔案工作者的歷史使命。

企業的檔案資源是企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。檔案資源的本質是具有憑證價值的原始記錄，檔案資源是企業發展中最原始的信息源，同時也是可供學習的知識源。無論是信息源還是知識源，檔案資源在企業發展中地位舉足輕重，不可藐視。隨著社會主義市場經濟的不斷發展，企業的檔案資源作為一項無形資產在企業管理中彰顯了其重要的地位和作用。企業檔案資源的潛在價值是企業固本強基謀發展不可或缺的基石。

企業檔案工作的價值取向就是企業檔案工作主體基于自己的價值觀在面對或處理檔案工作中各種矛盾、沖突關系是所持的基本價值立場、價值態度以及所表現出來的基本價值傾向。企業檔案工作價值取向會受到企業內部因素和外部環境的影響，對于企業內部因素而言，企業的基本目的是生存，如果沒有基本的企業法人憑證等檔案資源作保證，企業的合理性與生存將受到威脅。滿足基本的生存需要之后，企業的進一步要求將會事企業競爭力的體現。現在越來越多的企業將檔案工作與ISO 9000系列標準認證相結合，實現更為嚴謹細致的文件控制，配合企業按國際慣例建立一套科學的質量管理體系，提升企業管理水平和市場競爭力。另外，對于企業外部環境而言，企業發展面臨著諸多外部壓力和發展環境的變化，如現代企業制度的建立、企業上市等重大轉變和企業活動、對企業各環節的評估與認證也會涉及企業檔案工作。所以企業檔案工作者所持有的基本價值立場。價值態度以及所表現出來的基本價值傾向會直接影響到具體的企業檔案管理工作，進而影響到企業生產、經營和發展。

一、檔案資源對企業經濟發展的價值所在

（一）檔案資源的工具價值

檔案資源在企業發展中有重要的工具價值，特別是科研檔案是一個企業在產品設計研發過程中的重要技術依據，在開發產品的過程中，研發技術具有可持續性、連續性，對于科研人員具有無可替代的工具價值。企業產品的研發工作是一個從無到有的過程，在企業的整個運營戰略中處于上游，具有總攬全局的戰略地位。那么，研發肯定不是憑空設想、閉門造車，而是需要大量的科技情報檔案資料作為支撐，查閱相關檔案。從這個意義上講，檔案為科學研究提供了一個上升的平臺，構造了一個可持續發展的框架。就筆者的工作經驗而言，從檔案日借閱頻次來看，科技檔案最多，尤其是產品檔案居多。大多借閱者都是反復研讀、推敲，有些是為改進，有些是為新品研發。所以檔案資源并非“默默無聞”，而是在專業領域不斷“發光發熱”。

（二）檔案資源的憑證價值

檔案是歷史真相的再現，具有一定的法律效力，以其書面性、客觀性、真實性而成為最具說服力的證據凸顯其巨大作用。檔案是記錄企業運行的原始資料，是在運行過程中逐漸形成的，此特點決定了檔案資源在企業管理工作中的憑證價值，是檔案不同于和優于其它各種資料的特點。檔案所以有憑證價值，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。從檔案形成的過程及其結果來看，它是特定的形成者當時當事直接使用的原始文件的轉化物，并非嗣后為使用而另行編制的。1982年10月1日起試行的《民法》第六章第五十五條規定了七種可采納的證據：“（一）書證；（二）物證；（三）視聽資料；（四）證人證言；（五）當事人陳述；（六）鑒定結論；（七）勘察筆錄”。通過分析不難看出，文件、檔案可以物證（如實物檔案）、書證（如紙質檔案）和視聽資料（如聲像檔案）的形式被采納為證據，因此檔案具有很強的證據性。

（三）檔案資源的維權價值

當下，全國各地的基礎設施建設日新月異，企業的工程項目檔案驟增，這些項目檔案涉及科研生產、技術改造等基礎建設項目。這些項目在可行性研究報告、建設過程中，竣工階段都需要全方位的質量監督、財務監督、責任監督。企業檔案在這些項目建設過程中，無疑成為強有力的可查信息資源，扮演著維護企業權益的重要角色。從這個意義上講，企業檔案成為維護企業權益的重要法寶，其重要性可見一斑。質量是企業的生命，沒有質量無以言效益。質量檔案對企業維護自身形象來講可謂相依不離，當遇到重大質量問題時，需要企業提供相關產品原始記錄，試驗數據，以此說明產品是否按客戶要求生產，是否達到客戶對產品性能、參數的要求。

（四）檔案資料的品牌價值

企業要適應市場，要在市場上占有一席之地，就必須注重塑造企業自身形象，宣傳企業產品，樹立企業品牌。通過圖片檔案、榮譽證書檔案、資格認證檔案等企業檔案的宣傳可以向社會展示企業形象、精神風貌、產品品質，提高企業的知名度，樹立企業的品牌形象，從而獲得較高的市場認可度。

二、企業檔案工作價值取向助力企業經濟發展

結合檔案資源在企業經濟發展中所體現的工具價值、維權價值和品牌價值等作用，企業檔案工作的價值取向也應該全力推進企業的經濟發展。所以企業檔案工作價值取向助力企業經濟發展的具體表現在以下三個方面，一是企業檔案信息資源的選擇。企業檔案信息資源的重心是企業生產經營等經濟活動密切相關的檔案信息資源，這與行政事業單位注重文書等政務類檔案信息有著明顯的區別。在企業檔案收集和積累過程中，必然面臨檔案信息資料的選擇。因此，在企業檔案信息資源的積累過程中，注重與企業經濟活動相關的科學技術檔案、生產經營檔案、合同檔案、設備檔案等的收集，是企業檔案工作的基本價值取向。二是企業數據信息的收集與整理。企業以盈利為目的，實行獨立核算，因此，與企業獨立核算相關的所有數據信息的收集與整理也顯得尤為重要，如會計檔案的收集與整理，其后續的分析與利用工作也應受到重視，這也是企業檔案工作基本價值取向的重要表現。三是企業核心資源的安全保管和利用。企業尤其是技術密集型企業和知識密集型企業，其生存和發展的命脈是企業的科技創新資源、商業秘密文獻與知識產權檔案，對這些核心資源的安全保管和利用必須遵循嚴格的安全管理制度和使用規范。因此，注重科技信息資源與知識產權檔案的安全保管與利用，也是企業檔案工作基本價值取向的重要表現。

企業檔案是企業重要的信息資源，蘊藏了企業大量有價值的信息，保管好、利用好這些信息，對于促進企業可持續發展，維護企業權益，拓展企業產品市場意義重大，企業檔案是支撐企業前行的重要“杠桿”。因此，做好企業檔案管理工作，深挖蘊藏其中的信息資源，為企業發展源源不斷提供信息支持，應成為當下企業檔案部門的工作重點。（作者單位為明珠集團）