網絡時代事業單位檔案管理的完善分析

張琬悅

摘要：網絡時代我國事業單位的檔案管理工作不斷引入信息技術已經成為趨勢，但是檔案管理的信息化仍然存在許多問題。事業單位的檔案管理關系著事業單位的決策，在傳統的檔案管理工作效率低的情況下，完善事業單位檔案管理的信息化建設，已經成為網絡時代檔案管理的重要任務。

關鍵詞：檔案管理；事業單位；信息技術

檔案管理工作對于事業單位的正常運作有著非常重要的作用，信息技術的進步使得事業單位可以將信息技術合理地應用到檔案管理工作中。網絡時代的事業單位檔案管理工作具備更強的專業性、技術性和實踐性，也要保證檔案的保密需求，完善信息化的檔案管理工作。

一、網絡環境下完善事業單位檔案管理工作的必要性

（一）事業單位檔案管理制度不完善

事業單位內部的檔案管理體系建設還不夠完善，相關制度也不規范，具體的管理工作執行和落實情況比較差。相關資料收集范圍和歸檔工作的開展都不規范，工作效率較低。在網絡時代，部分事業單位對檔案管理內部的制度進行了信息化改革，但是落實效果非常有限，缺乏執行力度和執行的權威性。[1]

（二）檔案管理工作人員的專業素質有限

檔案管理人員的受自身專業素質能力的限制，在網絡時代并不能有效的處理檔案管理中的一些問題。檔案管理隊伍的穩定性也受到影響，人員流動和人員配置都不合理，影響了檔案管理的工作效率和效果。由于檔案管理在事業單位中不受重視，人力資源配備也一直不足，許多事業單位的檔案管理人員很多都是兼職，主要精力都用在其他工作上，對于檔案的管理只是人工機械地放入檔案袋中，沒有做好檔案的查閱、儲存和管理工作。在檔案儲存中，許多檔案出現資料缺失、查閱困難、資料損毀等問題。

（三）檔案管理的信息化建設缺乏落實

信息化建設在事業單位檔案管理建設中的落實依然有限。大部分事業單位的信息化基礎設施都不完善，缺乏完善的軟硬件設施，在檔案存放過程中大部分仍然使用紙質檔案，缺乏規范的數據庫處理，也難以做到完善的整理和保存工作。

（四）檔案管理的信息化管理手段落后

部分事業單位檔案管理工作局限于紙質管理，信息化水平不高，檔案的整理、儲存和查閱都使用紙質形式儲存，依賴人工處理，部分檔案不能及時歸檔。檔案調閱都采用人工手工操作，沒有建立相互聯系的數據庫，檔案管理的工作效率低。[2]部分事業單位沒有專門的檔案儲藏室，導致檔案的儲存和調用都會出現問題，出現霉變蟲蛀等現象，影響檔案的使用。

二、網絡時代完善事業單位檔案管理工作的措施

（一）完善事業單位信息化檔案管理制度

要完善事業單位檔案管理的信息化制度，就要提高檔案管理的信息化程度，制定合理的信息化整改政策，為檔案工作信息化的開展給予全面的支持和制度保障。檔案管理人員要做好信息化的管理和控制，在內部管理機構的設置上，提升檔案管理部門的獨立性，提供軟硬件設施，安排信息技術人員對信息技術在檔案管理工作中的落實進行指導監督，建立以信息化為核心的檔案管理體系，在檔案資料的收集整理和入檔等環節中都要及時地納入信息化檔案中，將檔案管理工作的信息化程度記入考核檔案，進入考核制度。建立一條完整的檔案收集、整理、保存、查閱等的信息化制度鏈條。

（二）完善信息化的檔案管理工作方式

加強事業單位檔案管理的信息化建設，轉變檔案管理的工作方式，完善工作流程，應用信息化思路開展檔案管理工作，轉變以往以人工為主的操作方式和紙質檔案為主的信息承載方式，提高檔案管理的信息化水平。逐步落實信息化政策，完善檔案數據庫的建設工作，利用信息化數據庫的檢索功能，做好數據查閱、對比、分析等工作，為事業單位的發展提供更加詳實全面的檔案信息服務。

（三）完善信息化檔案管理的人員配置

檔案管理信息化的程度與檔案管理工作人員自身的綜合素質和專業素養有很大的關系。在實際的工作過程中，根據檔案管理信息化的程度，要配備一套全面的信息化人才體系，針對檔案管理信息化的要求，全面優化人才隊伍，引進專業的信息化人才，加強對內部人員的信息化培訓，提高管理人員的整體專業素養。[3]提高信息技術人才的待遇，對于檔案管理的工作環境和軟硬件設施做好充分支持，激發檔案管理工作人員的工作積極性。

（四）加強檔案管理信息化的基礎設施建設

事業單位要加強檔案管理信息化建設，就要加大對信息化建設的基礎設施投入。不斷引入軟硬件設施，對檔案管理工作配置必要的設備和器具，保證工作環境的恒溫恒濕。不斷的更新數據庫，提高數據庫的安全性和信息容量。定期殺滅病毒，做好防火墻建設，注意檔案信息管理的安全性和保密性。

（五）提高對檔案管理信息化工作的重視，轉變思想觀念

事業單位要重視檔案管理的信息化問題。對于檔案管理的信息化的方式和政策要及時進行討論和總結設計，制定信息化方案，將事業單位的檔案管理信息化工作與事業單位其他工作同步有序進行，成立專門的檔案管理信息化隊伍，對檔案管理的信息化工作進行調查，完善檔案管理信息化的方案。加強信息化基礎設施的投入和建設，并設定必要的考核機制，在事業單位中樹立起重視檔案管理信息化的觀念。

（六）加強對事業單位檔案的利用

只有利用好事業單位的檔案，才能使檔案“活”起來，才能使檔案得到更好的保存。在建立的檔案數據庫中，加入檢索、查閱等功能，促進事業單位對檔案資料的調閱使用，幫助事業單位做出更加科學精確的決策，使檔案信息不止承載事業單位的歷史，也能為事業單位深化改革、優化發展做出貢獻，才能提高事業單位檔案管理工作的信息化歷程。

三、結語

網絡時代，事業單位必須開展檔案管理的信息化工作。建設檔案管理信息化體系，構建事業單位檔案的數據庫，培育信息化檔案管理人才，做好事業單位檔案的管理和利用工作，強化基礎設施建設，增加人力、財力和物資投入，加強檔案的安全性，促進事業單位檔案管理工作的信息化。

參考文獻：

[1]許長春.網絡時代如何完善事業單位檔案管理編目工作[J].城建檔案，2017（3）：9899.

[2]陳其灝.網絡時代如何完善事業單位檔案管理編目工作[J].社會科學：引文版，2017（10）：66.

[3]席愛芹.事業單位人事檔案信息管理的數字化與網絡化分析[J].信息與電腦（理論版），2017（24）：189190.