檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的重要作用

毛英女

檔案信息的內容變的越加豐富，對現代檔案管理工作需要更嚴謹的管理。檔案管理基礎工作的完善，可以使現代檔案管理工作更好的運作，我們要充分重視檔案管理基礎工作。本文分析了檔案管理基礎工作如今所面對的挑戰和其在現代檔案管理中的重要性，并對以后檔案管理基礎工作提高提出了建議。

合理地進行檔案管理的整體工作，要在基礎部分加強工作力度，轉變傳統的檔案管理手段與模式，逐漸形成檔案管理科學化、合理化的工作模式，才能充分發揮其在現代檔案管理中的重要作用。

一、檔案管理基礎工作面臨的挑戰

（一）對檔案管理基礎工作不夠重視

檔案信息里是單位員工的日常表現、平日功績及處罰等重要資料，對企業考核員工有著重要參考作用。在社會上檔案的信息對于每個人都有著重要意義，企業高層的不重視，使得下面的工作人員也自然而然的忽視檔案管理工作，或僅把檔案管理局限在文書資料收集、保管這樣不全面的概念內，從而影響到從業人員的工作積極性。

（二）檔案管理工作不規范

在檔案管理尤其是檔案管理基礎工作中有多項重要工作，其中檔對案的編號工作是最為重要的。但在我國的現階段檔案管理中，對檔案的編號要求尚未形成統一的標準（即各部門或單位按自己的習慣對所存檔案進行編號，查找時也就產生只有本部門人員能快速查找所需要檔案的現象），不規范的編號對檔案的影響相關人員進行檔案信息查找。

（三）檔案管理人員工作能力不足

檔案管理人員的素質對企業檔案管理基礎工作的影響特別大。檔案管理工作日新月異，檔案專業人才的培養也越來越迫切，工作量大大增加，檔案管理工作面臨巨大壓力。以往傳統檔案管理人員的管理理念和工作方式逐漸落后，靠人工管理已不能滿足人們對檔案管理工作的需要。

二、檔案管理基礎工作對現代檔案管理中的作用

（一）檔案管理基礎工作有利于實現現代檔案管理的規范化、標準化

檔案信息的檢索在檔案管理方面很是重要，對檔案信息進行管理的目的是方便日后的檢索，所以，相關人員須對檔案信息進行正確的分類，運用相關科技對檔案信息進行標準化管理，從而促進后期的檔案查找工作的順利完成。實際工作中由于存在某些單位或部門對檔案管理工作的忽視，產生一些沒有用處的檔案，對這類檔案資料的刪減就需要通過檔案管理基礎工作來完成。檔案管理基礎工作要把檔案進行分類整理，包括分卷和歸檔。有些部門對檔案管理不夠重視，存在無用檔案，檔案管理工作時就該清理這些舊時檔案，并重新組合現有檔案，提高檔案管理水平和工作效率。

（二）做好檔案管理基礎工作能確保檔案檢索的準確性

計算機網絡技術應用到檔案管理工作中之后，檔案就能通過網絡檢索快速的被找到。良好的檔案基管理工作有利于提高檔案管理進行檢索時的準確性。應該逐步實現檔案管理的數字化和網絡化，提升勞動效率和準確度，應該積極推行和使用各類新型計算信息技術，重新組合案卷、統一分類號、規范檔案等問題，建立以計算機檢索為核心技術的檔案信息化管理系統。

三、完善檔案管理基礎工作的措施

（一）提高檔案管理基礎工作的的標準化和規范性

現代檔案管理工作需要面對更加龐大的信息，在檔案管理部門對檔案進行保存時，工作人員要增加保管力度，對保管工作實施科學全面的管理，使檔案可以得到穩妥安全的保管。管理層應該制定責任制，提升工作人員的積極性，實施獎懲方式，并不定期的對工作人員進行監督檢查，制定嚴格的歸檔、保管、借閱等工作流程，加強檔案校核力度，實行歸檔審查和借閱等級審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質量，明確檔案工作職責。在檔案索中，極大地提升了檔案基礎工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案目錄編制等基礎工作的配合，通過目錄、關鍵詞檢等方式，進一步提升檔案管理工作水平。

（二）確保正確的檢索檔案

檔案的歸檔和輸入是檔案管理的基礎工作之一，只有在做好基礎工作的情況下，人們才可以正確檢索和查找檔案資料。由于現代檔案管理工作中應用了計算機方面的信息技術，檢索方法與過去有著很大的差異，現代檔案信息管理部門應加強對信息檢索方面的教育普及，保證信息檢索可以為人們所用，保證信息檢索的通暢。同時檔案管理應建立信息收集小組進行信息總結工作，收集小組要完成各項檔案的整理加工，編制成目錄然后保存。在檔案基礎工作中準確實現檔案內容的分類、整理、錄入和歸檔，并按照來源、時間、內容和特征對檔案進行區分，最后根據檔案資料的重要程度，對內容重要的、急迫的檔案優先進行處理，以增強有效檔案的使用頻率，實現檔案資料的利用價值。

四、結語

檔案管理基礎工作對于現代檔案管理有著特殊意義，要做好現代檔案管理工作，不僅需要改善相關工作人員工作能力與對待檔案信息的管理態度方面，更是需要對檔案管理基礎工作做出與時俱進的進步，在檔案信息檢索和檔案信息股那里方面都要不斷完善體制問題，通過管理部門的對現代檔案管理工作的進行，不斷完善檔案管理基礎工作，確保檔案管理基礎工作的規范化和標準化的進行，為人民的信息帶來更加合理有效的管理，進而促進社會的發展。（作者單位為哈爾濱哈投信息產業投資有限公司）