數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

趙春雪

房地產(chǎn)行業(yè)一直以來(lái)都是人們口中不滅的話題，幾乎每戶人家都涉足房地產(chǎn)領(lǐng)域。是否將數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到房地產(chǎn)檔案管理中成為了許多家公司所糾結(jié)的問(wèn)題。本文將數(shù)字化技術(shù)檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理做比較、權(quán)衡利弊，著重介紹有關(guān)數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理方面的內(nèi)容，以供各個(gè)公司參考。

房地產(chǎn)檔案主要包括一些房地產(chǎn)交易資料、房屋動(dòng)遷資料等，以往對(duì)于這些檔案的保存主要以紙質(zhì)版資料形式保存，這些資料錄入方式繁瑣并且查找十分困難。在如今的大數(shù)據(jù)時(shí)代，資料越來(lái)越多，紙質(zhì)版資料已經(jīng)很難滿足人們的需求。數(shù)字信息技術(shù)是利用網(wǎng)絡(luò)收集、整理資料并進(jìn)行信息傳遞。房地產(chǎn)檔案通過(guò)儲(chǔ)存，壓縮，傳輸，解壓等步驟，最后被人們查看，內(nèi)容可讀且完整。這種傳播方式不僅效率高、準(zhǔn)確度高、速度快，而且分類清晰。同時(shí)，數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理在發(fā)展中，必須對(duì)傳統(tǒng)的管理人員進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)，使其能夠利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行操作管理，這便提升了管理人員知識(shí)容量和技術(shù)能力，使他們可以熟練的掌握計(jì)算機(jī)信息處理等知識(shí)，提高了工作人員的技術(shù)效率，同時(shí)還為國(guó)家增添了更多的技術(shù)人才。數(shù)字化技術(shù)還有效地保護(hù)了原紙質(zhì)檔案，雙重保險(xiǎn)，避免了檔案的丟失，改善了傳統(tǒng)檔案的利用方式、查看方式，使人們的生活更加的便捷。

一、數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題

房地產(chǎn)檔案管理主要分為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理和數(shù)字化檔案管理。房地產(chǎn)檔案數(shù)字化指的是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔通過(guò)儀器掃描、手工輸入等方式錄入計(jì)算機(jī)，以便于人們能夠隨時(shí)隨地在網(wǎng)上查找、下載相應(yīng)的房地產(chǎn)資料，而當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)管理只允許人們?nèi)ゴ_認(rèn)檔案內(nèi)容，無(wú)法實(shí)現(xiàn)其他功能，這便使房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的發(fā)展受到了限制。房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的宗旨就是使信息的傳遞更加便捷，使人們能快速查閱信息，因此，相關(guān)房地產(chǎn)公司應(yīng)改善自身的網(wǎng)絡(luò)管理模式，使房地產(chǎn)的宗旨得以實(shí)現(xiàn)，使人們的生活更加便利。光改善網(wǎng)絡(luò)管理模式是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，相關(guān)公司還需因地制宜，制定相關(guān)制度使數(shù)字化管理系統(tǒng)更加完善。一些系統(tǒng)漏洞可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、一些不法分子可能盜取檔案內(nèi)容。所以，安全性必須得到保障。房地產(chǎn)檔案最重要的一點(diǎn)就是真實(shí)性，其具有憑證價(jià)值，以供人們查驗(yàn)房屋的所有權(quán)以及交易記錄等。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)移到電腦上可以通過(guò)手工打字或者紙質(zhì)掃描兩種方法進(jìn)行，但這兩種方法都不能保證檔案的準(zhǔn)確以及真實(shí)。手工打字可能出現(xiàn)相關(guān)人員借工作之便對(duì)信息進(jìn)行篡改，紙質(zhì)掃描也可能出現(xiàn)機(jī)器識(shí)別不出字體而錯(cuò)誤掃描的情況。因此，改善這些問(wèn)題，使安全性和真實(shí)性得到保障刻不容緩。

二、房地產(chǎn)檔案管理運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的策略

（一）建立健全的管理制度

只有建立完善的管理制度才能確保數(shù)字化房地產(chǎn)檔案的安全性、保證房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性，使用戶信任并且使用數(shù)字化技術(shù)，從而使公司的發(fā)展得到更多的支持。因此，管理制度應(yīng)當(dāng)從公司的人員管理要求到計(jì)算機(jī)軟件、硬件等各方面都應(yīng)做到萬(wàn)無(wú)一失。對(duì)數(shù)字化房產(chǎn)檔案從產(chǎn)生到永久保存或銷(xiāo)毀的整個(gè)運(yùn)行周期都要進(jìn)行全程管理，使檔案從收集、整理、歸檔、利用各個(gè)階段統(tǒng)籌兼顧，搞好銜接，以實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)資源的最大共享和最大效益。不同類型的房地產(chǎn)檔案在收集整理中，對(duì)于各類資料要做到認(rèn)真查驗(yàn)，將收集的資料進(jìn)行分類保管。建立完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密制度，不同類型的文件進(jìn)行不同的加密處理，例如一些敏感度較強(qiáng)的檔案進(jìn)行多重加密以及單獨(dú)儲(chǔ)存等，這樣就可以防止相關(guān)信息遭到不法分子或網(wǎng)絡(luò)黑客的竊取及修改。電腦磁盤(pán)、u盤(pán)等信息載體必須做到零病毒，對(duì)于信息保管人員要有嚴(yán)厲的規(guī)定：嚴(yán)格禁止互相拷貝、修改文件等，否則追究法律責(zé)任。科學(xué)設(shè)置使用者權(quán)限：可以對(duì)公眾開(kāi)放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢、下載并使用，而只可對(duì)內(nèi)部人員開(kāi)放的檔案，只能通過(guò)內(nèi)部人員使用內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行查詢使用。同時(shí)一定要定期進(jìn)行檔案的備份工作、定期檢查電腦漏洞，安裝防木馬軟件，不斷更新軟件系統(tǒng)，使房地產(chǎn)檔案可以長(zhǎng)期保存，避免丟失等。總之，建立健全的管理制度才能使數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理更上一層樓。

（二）提升管理人員的素質(zhì)

在如今的電子信息技術(shù)時(shí)代，這樣的管理人員已經(jīng)無(wú)法滿足人們的需求。因此，房地產(chǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)培養(yǎng)大量數(shù)字化、信息化技術(shù)的復(fù)合人才才能跟上時(shí)代的步伐。因此，應(yīng)采取有效措施，對(duì)管理人員進(jìn)行教育指導(dǎo)、實(shí)時(shí)培訓(xùn)等，加快培養(yǎng)這種高素質(zhì)復(fù)合型人才，這樣才能為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使數(shù)字化管理最大限度的發(fā)揮它的作用。相關(guān)技術(shù)人員必須要求能夠熟練的掌握各種數(shù)字化技術(shù)，掌握存檔、修改、提取等各方面的技術(shù)，擁有全面的知識(shí)體系以及較強(qiáng)的知識(shí)整理、分析數(shù)據(jù)的能力。同時(shí)也要求管理人員必須要有良好的敬業(yè)精神，做好資料的保密工作。同時(shí)，房地產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇，不斷探索、積極實(shí)踐，不斷引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，規(guī)范人員管理制度，為房地產(chǎn)檔案管理進(jìn)程做出貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化房地產(chǎn)檔案的應(yīng)用雖然解決了很多人工操作上的難題，如整理繁瑣、安全性低、容易丟失等，但是，在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的過(guò)程中，必須妥善管理檔案，建立健全各種管理制度、提升工作人員的素質(zhì)、定期檢查計(jì)算機(jī)病毒等，使房地產(chǎn)檔案的安全性與真實(shí)性得到保障，這樣才能使大眾放心，從而實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的真正價(jià)值。（作者單位為哈爾濱市房屋土地綜合開(kāi)發(fā)公司）