人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的措施

高元

在我國現(xiàn)代化進(jìn)程不斷加快的背景之下，互聯(lián)網(wǎng)信息化應(yīng)用以及在相關(guān)方面的應(yīng)用領(lǐng)域在不斷擴(kuò)展。通常來說，每一個(gè)企業(yè)都包含了人事檔案管理的內(nèi)容，人事檔案管理在互聯(lián)網(wǎng)的沖擊下，面臨重大變革。如果人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)工作能夠更好開展，人事檔案管理效果和職將得到很好的改善。本文就人事檔案管理的信息化建設(shè)工作做出了研究。

1 人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的意義

• 有效提高人事檔案管理的工作效率

在人事檔案管理進(jìn)入信息化時(shí)代后，檔案管理的工作人員也擺脫了耗費(fèi)時(shí)間、耗費(fèi)人力的人工管理時(shí)期，可以節(jié)省出時(shí)間學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)、檔案管理的法律法規(guī)、軟件編程以及文件管理。不但使管理者的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平得到提升，而且也能掌握軟件開發(fā)技能，同時(shí)也掌握了先進(jìn)的檔案管理相關(guān)知識(shí)，從而讓新世紀(jì)的綜合型人才也由此形成。

• 人事檔案管理預(yù)測(cè)功能的實(shí)現(xiàn)

計(jì)算機(jī)可根據(jù)相關(guān)工作人員的指示操作進(jìn)行檢索信息，以最快的速度在數(shù)據(jù)庫中找到干部職工的相關(guān)解析資料，方便為人事管理工作找到最新資料。在很大程度上體現(xiàn)出管理系統(tǒng)的信息化，此系統(tǒng)可以依據(jù)事實(shí)情況對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、檢查以及校正，再根據(jù)年齡、工齡、工作時(shí)間整理出不同的檔案信息資料，從而可以對(duì)人事調(diào)配工作起到一定的幫助。

1.3 對(duì)原始檔案起到有效的保護(hù)作用

原始檔案是檔案管理工作的重點(diǎn)保護(hù)對(duì)象，它在檔案信息中是比較重要的資料。通常情況下，原始檔案都是在紙張上記錄的，原始檔案當(dāng)中也包含一部分人事檔案。因此，紙質(zhì)的檔案管理是人事檔案管理工作中至關(guān)重要的。尤其是人事檔案在查詢中的頻率比較高，在工作中通常會(huì)因?yàn)槿耸碌恼{(diào)配去找人事檔案。因?yàn)楸徊樵兊念l率比較高，導(dǎo)致紙質(zhì)的原始人事檔案被嚴(yán)重?fù)p毀，這樣對(duì)于信息的管理也會(huì)有嚴(yán)重的影響。在檔案經(jīng)過信息化管理之后，文件損壞的情況就會(huì)減少。檔案信息資料在錄入數(shù)據(jù)庫之后，工作人員只要在數(shù)據(jù)庫中檢索所需資料就可以了，這樣就可以避免查詢資料的工作人員和原始檔案接觸，就可以保護(hù)原始檔案。紙質(zhì)檔案和電子檔案的區(qū)別在于信息化程度的提升，同時(shí)電子檔案的管理也更加便捷、高效、準(zhǔn)確。

2 人事檔案信息化管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)低

在整個(gè)檔案管理的工作中占主導(dǎo)地位的是管理者，管理者的職業(yè)素質(zhì)是很重要的。我國經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的檔案管理員極少，大部分管理員也都是臨時(shí)的，他們沒有專業(yè)的培訓(xùn)。很多管理員的素質(zhì)都比較低，這樣一來，人事檔案管理工作都面臨嚴(yán)重的后果。

2.2 信息化管理制度不完善

有些部門因?yàn)樽陨淼睦娌患皶r(shí)公示人事信息資料，也有些部門所建立的信息庫只能在內(nèi)網(wǎng)中查詢，這些問題的出現(xiàn)都是因?yàn)椴粔蛞?guī)范的管理人事檔案。如果想要信息管理更加規(guī)范，就需要制定相應(yīng)的科學(xué)的信息管理制度，這樣檔案信息化建設(shè)的速度也會(huì)得到加快。禁止個(gè)別部門自主的管理檔案信息，不和外界進(jìn)行溝通交流，這種情況導(dǎo)致信息化檔案管理的工作發(fā)展遲緩。

3 人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的措施

在開展人事檔案管理的工作中，主要是人事檔案的信息資源管理。在快速發(fā)展信息技術(shù)的情況下，人事管理的方法也會(huì)發(fā)生顯著的改變，人事檔案管理信息化以及電子化的實(shí)現(xiàn)都是具有重要的意義，同時(shí)也是適應(yīng)新時(shí)期、新概念人事檔案管理的有效論證。所以，想要更好的提高人事檔案管理的質(zhì)量以及效率，需要做到幾個(gè)方面：

3.1 先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)。想要檔案管理信息的發(fā)展水準(zhǔn)得到提高，就必須有大量資金的投入，用來引進(jìn)最前沿的技術(shù)設(shè)施，創(chuàng)造更加完整的信息管理平臺(tái)。硬件設(shè)施是檔案信息化管理的重中之重，可以保障資料檔案的傳輸以及共享的基礎(chǔ)，讓管理信息檔案的系統(tǒng)性得到提高，檔案信息管理的發(fā)展也會(huì)進(jìn)一步的促進(jìn)。

3.2 人事檔案資料信息化水平的提高。就我國檔案信息管理的發(fā)展來看，很多檔案信息還是傳統(tǒng)的在紙張上記錄。所以，檔案管理部門需要對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，并建立科學(xué)的管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息的共享。

3.3 人事檔案信息安全性的提高。既要實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，檔案信息的安全也要得到保障。為了加強(qiáng)人事檔案信息的安全性，就需要檔案管理部門之間要保證檔案信息的真實(shí)性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全性，同時(shí)檔案管理員也要加強(qiáng)自律性，按照相關(guān)法規(guī)進(jìn)行檔案的管理，堅(jiān)決不向任何人透露信息資料，一旦泄密，相關(guān)的司法機(jī)關(guān)部門要嚴(yán)肅處理。必須加強(qiáng)相關(guān)工作人員的責(zé)任感，以端正的態(tài)度進(jìn)行檔案管理工作，做好相關(guān)的保密工作，更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪M(jìn)行檔案管理工作，從而保障人事檔案管理工作的安全性。

3.4 人事檔案管理服務(wù)水平的提高。在檔案信息化管理中，計(jì)算機(jī)可通過文字、圖片、聲音、視頻等資料根據(jù)不同的類別進(jìn)行歸納整理并保存，以便以后的信息交流與共享，并提供相關(guān)的各種檔案資料，讓人事檔案管理的地位也得到相應(yīng)的提高，與此同時(shí)，人事檔案管理的發(fā)展水平也要最大程度的提高，從而人事檔案的重要性得到體現(xiàn)。

4 總結(jié)

綜上，當(dāng)前我國人事檔案管理也已有比較高的水準(zhǔn)，在很大程度上，檔案管理的水平得到了有效提高。在未來的檔案管理中，不僅管理者的綜合素質(zhì)要不斷加強(qiáng)，計(jì)算機(jī)水平，軟件應(yīng)用水平以及檔案管理的專業(yè)水平也要不斷提高。所以，檔案管理工作在未來的生活中具備至關(guān)重要的社會(huì)價(jià)值。

（作者單位：邯鄲經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)組織人事局）