論檔案信息化建設的改革與創新

蘇靜華

當今社會，是全球經濟飛速發展的時代。國家對于人才的迫切需求也到了一個嶄新的高度，并且對于企業、學校、醫院等各個機構的管理也更加的完善和嚴格。檔案信息化建設在這個過程中就顯得尤為重要，在隨著經濟發展的大環境下，檔案信息化建設也在不斷地與時俱進，在探索中進行一系列的改革和創新。

隨著我國經濟的不斷發展，檔案的管理方式也變得更加合理和高效化。不論是國家政府機構，還是學校、醫院、公司等各種機構，都應該全面充分利用信息化技術來管理檔案。讓我們逐漸的從人為看管、審核、保管檔案轉換到信息化檔案管理這種高效、準確的模式，這對于檔案管理工作也是一個更加艱巨的任務和挑戰。

1 檔案信息化在中國的現狀

任何事物的發展都必然經歷一個從無到有的過程，我國的檔案信息化建設也是如此。這些年來，隨著世貿組織的加入，我國經濟與世界正式接軌，經濟也呈現一個飛速發展的趨勢，檔案信息化管理也在這些年來穩步快速的發展。檔案的管理開始從繁瑣、閉塞逐漸發生轉變。也從許多年前的政府專屬服務逐漸轉變成了服務全民的開放性服務。通過信息化技術的全面應用，檔案管理實現了跨省甚至是跨國的迅速檢索和交流共享，為需要的機構和人員提供了各式各樣的信息，比如五險一金、子女學校、住房等各種跟民生相關聯的信息檔案管理，檔案信息化讓我國檔案管理更加高效化、廣泛化。與此同時，檔案信息化管理是一個龐大的體系和工程，這就要求全國人民一起共同努力地發現問題并且完善它。

2 檔案信息化建設遇到的阻礙

2.1 檔案信息化管理的相關人員知識不全面

檔案信息化管理需要全國人民共同努力，這就要求檔案信息化的相關知識得到普及，對于專門崗位的人員更是要求知識的全面性。但是，檔案信息化管理人員有很大一部分還存在著傳統的管理思想，固步自封，導致他們不能充分利用信息化技術來進行檔案管理。甚至有部分管理人員，他們潛意識上抵制這種信息化管理，即便是相關機構的硬件設施和相關管理類軟件齊全，他們也無法讓檔案信息化管理得到充分的發揮，不僅對國家財產造成了資源上的浪費，也使得檔案信息化管理成為了一個空架子。

2.2 檔案信息化管理在資金上的投入不足

檔案信息化建設是一個非常龐大的工程，這就意味著不僅對于管理上的人才要大量培養，在硬件和軟件等設施上也要大量的投入。現階段，檔案管理雖然逐漸的被人們所重視，但是資金上的投入還遠遠不夠。這不僅是由于檔案管理本身所決定，還跟一些傳統的，抵制信息化檔案管理的人員有關，他們缺乏改革的決心和創新的理念，所以他們不會考慮主動地去申請檔案信息化管理的資金投入，只是一味地被動接受，在無形中失去了很多個為檔案管理創新和發展的契機。

2.3 缺乏整體統籌

檔案信息化管理并未引起個別單位的重視，不能有效的串聯到一起，往往是各顧各的，缺少協調和統籌規劃，通常會出現治標不治本的狀況，不能從根本上解決問題。

3 檔案信息化建設的改革與創新

檔案信息化建設是我國檔案管理的必經之路，是提高我國檔案管理水平，加快整體發展的必要舉措。在這個過程中，必然會出現一些阻礙和問題，我們要根據實際情況，針對出現的問題和不當舉措進行改革并進行進一步創新，推陳出新。我們可以從以下幾點進行檔案信息化建設的改革和創新：

3.1 招攬先進人才

檔案管理全面信息化是一個與時俱進的產物，它主要包括信息技術在檔案管理上的應用，通過網絡對各方面資源的整理、合并，并將整合后的資料有效的利用到相應的領域，達到整體統籌的目的。這其中發揮主要作用的就是人，所以招攬知識全面、素質高的相關人才是重中之重。只有讓這種高精尖人才運用信息技術統籌管理檔案，才可以高效的發揮檔案管理的真正作用，加快社會整體建設的進度。

3.2 加強檔案信息產業化建設

現階段，我國經濟水平不斷發展，人民生活水平日益提高。物質生活得到基本滿足之后，人們對于信息服務、信息交流的需求也日趨增加，檔案信息產業化的價值重要性也逐漸凸現出來，這不僅使得檔案管理的價值得到了充分體現，還使得相關單位對檔案管理的重視度得以提高，增加了檔案信息建設的投資可能性，有效的讓檔案信息更普遍的被群眾所接受。如何加強并在檔案信息產業化建設中推陳出新是檔案信息化建設改革創新的關鍵所在，可以通過以下幾個方面進行創新：

一是通過利用相關檔案信息，建立一套完善并且合理的收費系統。

二是根據各地實際情況，通過相關的名勝古跡，大山名川等文化資產，建立一套檔案信息，招商引資，加大檔案信息產業化發展，促進國家經濟發展。

三是可以通過對具有歷史意義的歷史珍藏和相關文獻進行收費展覽制度，不僅可以為檔案信息管理募集資金，也可以使得更多的人了解和提高自身素質。

四是有目的性的對有需求的人員和社會企業提供檔案信息收費服務，開展新型的檔案信息服務。

3.3 實行檔案信息化建設改革，統籌規劃

所謂的檔案信息化，并不是一味地運用計算機通過網絡進行檔案管理和協調工作，最主要的是從根本上制定出一套行之有效的規范和計劃。如何才能制定出符合我國國情的檔案信息化建設規劃制度，我們要從供求關系的角度進行分析，通過分析用戶對檔案的需求，對檔案的信息化建立和管理進行整合，加快檔案信息化建設的步伐。隨著網絡技術的不斷發展，人們對于網絡的使用更加頻繁，相關部門通過電子檔案處理問題才具有高效性。對于那些具有歷史意義的珍貴檔案，為了保證其完整性，又可以使其得到充分的利用，將其建立成電子檔案顯得更加具有時代意義。所以說各個檔案管理崗位根據用戶的需求來進行合理規范的建設，顯得尤為重要。

3.4 檔案共享社會化

從根本意義上來講，檔案的根本作用是供人們參考和利用的，隨著我國經濟發展，檔案信息對于社會建設的作用日趨明顯，他是社會基礎建設的根本。每個領域都有著其不可替代的作用，通過年復一年的實踐，累積了許多無法用金錢來衡量的經驗價值，并形成了相應的檔案信息以供后人使用。所以我們要加強檔案信息管理的建設并增加檔案信息的吸納和整合范圍，讓更多的檔案信息合理分類整合，使得檔案信息更加豐富，更加完善。隨著檔案信息越來越多，對于檔案信息的利用和分類也要進行相應的改革和創新，以往的檔案信息使用模式已經不適應現階段用戶對檔案信息的需求，所以，檔案管理相關單位和人員要努力通過新的信息化技術讓檔案信息得到充分利用。根據相關法律法規，使得檔案信息更為廣泛的被人們利用起來，并充分維護合法的權益，改善檔案管理和利用的環境。

3.5 根據國情，走屬于自己的檔案信息化道路

檔案信息化建設是一個漫長而艱巨的路，在這個過程中必然會遇到很多問題和阻礙。但是檔案信息化建設并不是一味地模仿，也不可拔苗助長，必須走可持續發展的路線。檔案信息化建設的關鍵是不斷地完善信息庫數據，并合理利用。從根本上來說檔案信息化管理就是一個匹配的過程，檔案管理部門為需求人員找到匹配的信息，這個需求人員可以是國家領導人，也可以是普通民眾，每個用戶的目的不同，就是因為這種需求的多樣性和廣泛性，讓檔案信息涉及面更廣，需求更復雜。對于檔案信息化建設，相關檔案管理部門給予的資金投入必然是數額龐大的，但是這并不是一味地投資追求新型設備。現實情況，很多機關單位對于信息化的資金投入都不少，但是效果卻事倍功半，甚至很多部門和單位把信息管理軟件作為一個擺設和應付的工具。俗話說，授之以魚不如授之以漁，我們在檔案信息化設備不斷完善的和改進的同時還要對新型的技術應用進行充分的利用，并且逐步轉變以往陳舊的思維。而且檔案信息管理不是一個固定不變的東西，每天龐大的信息資源都在更新，而且利用的部門也越來越多，在如此龐大的檔案信息整理過程中，檔案工作的重要性可見一斑。根據我國實際國情，消除各個單位和部門之間檔案信息不共享的問題，使得各部門、各單位之間共享檔案信息，更加有效地為服務對象服務。

4 結語

檔案信息化建設是一個漫長的過程，在這個過程中我們會運用很多先進的信息化技術，但是這些先進的技術有利也有弊，我們要做的就是運用先進的信息化技術加強檔案管理工作，并找出先進信息化技術帶來的問題并予以解決。對此，我們必須時刻關注檔案信息化建設的改革，并尋求不斷地創新。不要一味的接受新的信息化技術，要對其進行測試并演變成符合我國國情的一套完整體系，不斷改進，為我國經濟發展提供有利的后盾支持。

（作者單位：廣州科技貿易職業學院）