房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)

王彩虹

隨著城市化進程的逐漸加快，昌吉市在進行實際的房產(chǎn)檔案管理過程中，由于存儲數(shù)量的不斷增多，大大增加了管理人員的工作量。因此，推動房產(chǎn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，不僅能夠優(yōu)化信息管理流程，減少工作失誤，還能提升資源的利用效率，促進檔案管理制度化和信息化水平的建設(shè)。

1 當前昌吉市房產(chǎn)檔案管理存在的問題

1.1 抗風(fēng)險能力較低

在房產(chǎn)檔案管理過程中，房產(chǎn)檔案等資料是重要的信息交易憑證。但是從目前來看，昌吉市房產(chǎn)檔案資料的抗風(fēng)險能力還較低，一旦受到外界自然因素或是人為因素的限制，就難以保證資源信息的準確性和真實性，對檔案資料的管理帶來負擔。具體的原因主要是由于昌吉市位于新疆地區(qū)，受到經(jīng)濟條件的限制，雖然房產(chǎn)檔案管理部門做好了基本的部署和管理工作，但是由于檔案室等基礎(chǔ)設(shè)施的不健全，容易遇到一些不可抗力的因素，產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險能力就會大大降低，產(chǎn)生各種后續(xù)問題。

1.2 檔案資料信息不夠完整

在昌吉市，由于房產(chǎn)檔案管理人員很少參與到實際的房產(chǎn)管理業(yè)務(wù)中，平時的工作只是做一些登記業(yè)務(wù)的處理等，并沒有真正從事到檔案管理的全流程工作中。因此常常會出現(xiàn)這種情況，明明房產(chǎn)審批手續(xù)已經(jīng)完成了，相關(guān)證件也已經(jīng)簽發(fā)完畢，但是檔案管理人員在歸檔過程中卻發(fā)現(xiàn)其中缺少必要的資源信息。再加上想要補齊相關(guān)資料具有相當大的困難，因此常常造成房產(chǎn)檔案信息的不完整，為實際的管理工作帶來阻礙。因此，如果檔案管理人員不能及時應(yīng)用信息化手段對這些問題進行優(yōu)化和總結(jié)，就會使類似問題持續(xù)惡化下去，加大與其他城市的發(fā)展差距。

1.3 房產(chǎn)檔案管理的形式單一

想要保證房產(chǎn)檔案信息的完整性，除了要保證文字和圖片信息之外，還應(yīng)該有一些錄音和視頻等資料作為憑證。但是隨著時代的發(fā)展和社會的進步，真這些資料已經(jīng)無法滿足人們的需求，再加上房產(chǎn)檔案信息的特殊性，在保存過程中需要一種新的載體形式，也就是信息化處理流程，一旦該流程發(fā)生問題或出現(xiàn)故障，將大大提升房產(chǎn)檔案管理成本。因此，對于一些特殊資料的管理，應(yīng)該要聘請專業(yè)的管理人員，制定科學(xué)合理的管理制度，從而滿足昌吉市的社會發(fā)展需求。

1.4 房產(chǎn)檔案管理缺乏科學(xué)理論的指導(dǎo)

當前，昌吉市在辦理房產(chǎn)檔案管理工作中，登記、管理和財務(wù)等流程都在同一個辦公區(qū)域完成，往來的人員眾多，缺乏統(tǒng)一的管理制度和規(guī)劃。再加上辦理現(xiàn)場缺乏專業(yè)的監(jiān)控體系和人員指導(dǎo)等，使得房產(chǎn)檔案在辦理過程中存在一定的漏洞，如果管理人員疏忽辦理，就會造成嚴重的經(jīng)濟損失，不利于社會的發(fā)展。

2 促進房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的方法

2.1 實現(xiàn)信息化精細歸檔

促進房產(chǎn)檔案管理的信息化流程是辦理現(xiàn)代房產(chǎn)工作的主要手段。因此在實際的管理過程中，應(yīng)該認識到工作細分，尤其是歸檔工作的重要性。管理人員首先要對事先已經(jīng)擬定好的資料進行搜集和分析，對當前已有資料進行審核和分析，在技術(shù)人員的鑒定之下，保證這些信息資料的完整性。同時，管理者還應(yīng)該及時調(diào)取審查室的檔案資料，確保存儲檔案信息的完整性和簡潔性，處理好其中不必要的內(nèi)容，使內(nèi)容清晰，定期做好排序和整理工作。最后，管理者還應(yīng)該進行數(shù)字化和信息化的檔案錄制工作，錄制過程中需要有專業(yè)人員的監(jiān)督，對信息進行細致的檢查，防止錄入錯誤造成重要經(jīng)濟損失。

在完善上述工作的同時，也應(yīng)該保證檔案管理的事前控制工作，第一，強化對房產(chǎn)檔案資料的審核管理，相關(guān)人員在登記的過程中要保證各類信息都是合法有效的，并根據(jù)提供的文件資源類型進行整理和分類，并按照相關(guān)流程填寫報表；第二，房產(chǎn)資料的形成要具備合法性，申辦人在辦理業(yè)務(wù)之前，需要根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定填寫并補齊資料，本人親自到場簽字或蓋章；第三，對產(chǎn)權(quán)資料的移交進行管理，也就是在資料交接的過程中，管理者需要進行再一次審查，發(fā)現(xiàn)資料不足或失真，應(yīng)該查明原因并補齊資料。

2.2 促進房產(chǎn)檔案管理的制度化

促進房產(chǎn)檔案管理的制度化是提升管理質(zhì)量的關(guān)鍵性因素。因此，管理者應(yīng)該結(jié)合昌吉市房產(chǎn)管理部門的特點，以及當?shù)胤康禺a(chǎn)開發(fā)的實際特征，建立完善的管理體制和制度，其中包括對相關(guān)資料的登記、審查、歸檔以及認定等工作等流程，在全面提升房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量的同時，還應(yīng)該建立信息化管理制度，在辦公室安裝監(jiān)控系統(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)有違法亂紀的行為，移交到相關(guān)部門嚴懲，從而整治昌吉市房產(chǎn)檔案管理市場，促進社會的發(fā)展和人們生活水平的提升。

2.3 建立長期化的管理人才培養(yǎng)模式

從當前發(fā)達城市的房產(chǎn)檔案管理模式來看，只有促進高科技人力資源的建設(shè)，才能促進房產(chǎn)檔案的信息化管理質(zhì)量，加強昌吉市總體房產(chǎn)檔案管理的水平。因此在實際的人才培養(yǎng)過程中，應(yīng)該促進長期培養(yǎng)計劃的制定，加強對房產(chǎn)檔案管理人員的信息技術(shù)培養(yǎng)力度，促使其保持良好工作心態(tài)和工作效率的同時，為其制定長期的工作和管理目標，為檔案管理人員提供外出學(xué)習(xí)的機會，使其能夠?qū)W到發(fā)達城市先進的房產(chǎn)檔案管理經(jīng)驗，并應(yīng)用到日常的工作當中，平時不斷更新自身素質(zhì)，養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，主動學(xué)習(xí)先進的信息化管理經(jīng)驗和技術(shù)，從而促進昌吉市房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)水平，為當?shù)厝藗兊纳钐峁┗颈Ｕ稀?/p>

3 總結(jié)

綜上所述可知，昌吉市在房產(chǎn)檔案管理過程中，存在一定的制度和管理方法等問題，為城市的建設(shè)發(fā)展帶來阻礙。因此在實際的管理過程中，應(yīng)該全面提升管理人員的信息化技術(shù)能力，建立信息化的房產(chǎn)檔案管理制度，從資源分類入手，強化對歸檔工作的細分設(shè)定，從而促進昌吉市房產(chǎn)檔案的信息化管理水平。

（作者單位：新疆昌吉市房地產(chǎn)管理局）