辦公室檔案規范化管理新探

胡建軍

為了將管理工作細化，實現精細化的管理，許多企事業單位都設立了辦公室檔案管理部門。然而，由于對辦公室檔案管理這一領域管理經驗不足，導致出現檔案管理效率低下等問題，從而削弱了辦公管理水平的提升。本文為了幫助企事業單位真正實現辦公室檔案規范化管理、提升單位的工作效率和工作水平，首先分析了辦公室規范化管理的重要意義，然后介紹了提升辦公室檔案規范化管理的途徑，為企事業單位管理者提供有益參考。

在企事業單位中，對文檔資料的規范化管理能直接影響其工作效率。若是無序的管理狀態甚至沒有組建專門的檔案管理部門，有可能影響企事業單位內部的正常運轉，特別是對于規模較大、人員較多和業務量繁重的單位，沒有專業的工作人員對檔案保管部門進行管理，可能造成數據、文檔的丟失，內部重要的保密信息外漏，給競爭者或者別有用心之人留下可乘之機。因此，從文檔資料的裝訂、封皮、加蓋印章和保管等一系列流程都需要認真研討和制定，以確保文檔保管和借閱工作不出現紕漏。

1 辦公室檔案規范化管理重要意義

隨著企事業單位不斷地發展和壯大，大部分已經配有現代化的辦公設備，需要處理的文件和業務隨之增加，倘若不進行規范化的管理，會使企業管理存在一定風險，不利于企業的發展。實行數字化、智能化的辦公管理越來越成為眾多企業的共識，特別是在辦公室檔案管理方面，實行以計算機為基礎的檔案管理，將各類文件資料錄入計算機系統當中，系統化、規范化分類歸檔，從而有效保管辦公室檔案資料，方便日后的查詢，最終形成現代化科學辦公管理體系。

在當前的激烈的市場競爭環境下，企業任何一個環節的疏忽都有可能會造成意想不到的結果，而辦公室檔案管理也是企業極為容易忽視的一個環節，若是沒有規范化的檔案管理，尋找一份資料文件需要很長時間，企業部門內部之間也需要更多的時間來溝通，而無法將更多的精力放到外部的擴展市場當中，這就會影響辦公效率，甚至會影響整體的企業運營。因此，將辦公檔案規范化的管理放到企業的運營戰略管理當中是很有必要的舉措，這也是一項系統化的工程。需要設有專人和專崗對公司內部文檔資料進行搜集、分類和匯總，并將相關信息錄入到計算機系統當中，為日后的查詢和調取提供便利的條件。計算機檔案管理的優勢是規范管理和提升辦公效率，成為重要的辦公手段。

2 辦公室檔案規范化管理對策

2.1 辦公室檔案管理實現程序化和規范化

將文檔資料依據一定流程立卷、存檔和調檔是辦公室檔案管理規范化必須要做的工作之一。這需要管理者制定詳細的檔案管理制度，在日常的工作中，每一份文檔的登記、保管和銷毀都需要依據嚴格的工作流程來執行，同時，調閱者若想查看或者使用文檔資料要依據流程來辦理。此外，也需要加強對辦公室檔案管理情況的監管，從而規范檔案辦公管理，減少和糾查工作上的失誤，確保檔案管理工作的真實性和準確性，提高辦公效率。

2.2 增強對檔案保管工作的宣傳力度

正如前文所述，檔案管理工作是容易忽視的工作內容之一，之所以不被重視，是因為對檔案保管的重要性宣傳力度不夠。所以，在企業中要梳理辦公室檔案管理現有情況和在工作當中遇到的問題，及時報送領導并且想出方案解決。通過企業的領導者對檔案管理工作給予必要的支持和協助，為辦公室的檔案管理工作順利展開提供人力和物力上的保障。同時也需要加強對其他部門人員的宣傳力度，要求有查詢借閱需求的工作人員嚴格依照辦公室檔案管理流程來進行操作，而不得違反相關規定。

2.3 提升檔案管理工作人員的專業水平

辦公室檔案工作的規范化管理離不開具有專業水準的檔案管理人員進行有效率的管理。首先在選擇檔案管理員時，要選取思想道德素質非常高的工作人員，員工只有人品好，工作中才能一絲不茍，不會出現嚴重的原則性錯誤。其次，要掌握一定的檔案管理工作方面的基本知識和基本技能，在工作中懂得如何高效率的使用計算機系統。最后，可以在日常的工作當中加強對檔案管理人員的培訓，通過定期舉辦的培訓，使相關工作人員掌握計算機技術、數字化管理技術和智能技術等，保證現代辦公室檔案管理工作的正常運行。同時，立足國內檔案管理的現狀，參考國外先進的技術和管理理論，組織單位人員一起探討，舉行研討會，了解和熟悉最新的檔案管理知識，提高檔案管理的全員意識，從而不斷提升檔案管理工作專業水平。

3 結束語

綜上所述，辦公室檔案規范化管理對提升企事業單位辦公效率和辦公質量有著舉足輕重的作用。管理者應當充分重視這方面的工作，若想實現對辦公室檔案資料的有效管理，則需從檔案管理工作規范化和程序化、增強對檔案保管工作的宣傳力度和提升檔案管理工作人員的專業水平這三個方面著手，真正實現辦公室檔案規范化的管理。

（作者單位：中國電子科技集團公司第二十八研究所）