新時期教學秘書在高校教學管理中的地位和作用

郝舉紅 姜峰

摘要：教學管理工作是影響高等學校教學工作質量的重要因素之一，而教學秘書在教學管理工作中的起著舉足輕重的作用。教學秘書是連接學校教學管理部門和二級分院之間的重要橋梁，同時也是聯(lián)系教師和學生之間的紐帶。在教學管理中，教學秘書承擔著重要的工作職責，更是扮演著多重角色。因此，本文對教學秘書在高等學校教學管理中的地位和作用進行簡要的分析，以便更好的促進教學管理工作的進行。

關鍵詞：高等學校；教學管理；教學秘書

本科教學合格評估對我們而言是現(xiàn)階段工作中的重點，為了順利的迎接合格評估，學校為我們提供了培訓學習的機會。通過培訓讓我進一步對自己的工作性質、崗位職責和在教學管理中的地位及作用有了深刻的認識。教學工作對民辦普通高等學校來說，仍然是辦學的重中之重。教學管理工作則是教學工作中的不可忽視的一環(huán)，教學管理工作直接影響著教學質量，甚至進一步影響高校人才的培養(yǎng)。教學秘書是管理工作的重要執(zhí)行者、管理者和協(xié)調者。在合格評估的大背景下，在我們實施二級分院的教學管理下，教學秘書的工作范圍廣泛擴大，教學秘書承擔的工作量日益增多，教學秘書的角色定位更加豐富。同時，教學秘書的工作質量直接反饋到學院教學工作的成果上來。因此，我校的現(xiàn)狀對教學秘書的工作提出了更精、更高、更新的要求。

一、高等學校教學管理中教學秘書的地位

在高校的教學管理中，二級分院承擔著日常教學管理工作，教學秘書是二級教學單位中最基層的管理者和組織者，始終位于第一線的執(zhí)行層，需要和學校各職能部門和教師、學生接觸，這就決定了教學秘書角色定位的多樣化。

第一是校內(nèi)關系的協(xié)調溝通者，二級分院的教學管理工作離不開學校多個部門和管理層的支持，教學秘書是搭建這些部門和二級分院之間關系的協(xié)調者和溝通員；第二是師生的服務者，教學秘書需要為教學主管部門（例如教務處、督導處）和教學領導提供服務工作（例如各種信息數(shù)據(jù)的提供）；第三是領導的助手，需要將領導需要的各種資料整理、收集、統(tǒng)計供各級領導參考；第四是教學工作的基層管理者，高校的日常管理工作范圍比較廣泛、工作繁多，例如各種教學資料的歸檔、教學計劃的實施、課程和考試的安排等等這些都是由教學秘書來完成的。總而言之，教學秘書雖然一直沒有受到學校教學管理的重視，但是卻一直在承擔著教學管理中不可或缺的角色工作。

教學秘書的工作繁重，大到參與新專業(yè)的申請、建設規(guī)劃，人才培養(yǎng)方案的制定，期末考試、國家英語四級考試的安排，小到教材的預訂、課程的安排和外聘教師的邀請，以及各種通知的發(fā)布等等這些大大小小的教學事務，都離不開教學秘書的辛勤勞動。教學秘書的工作性質決定了教學秘書的地位是平凡的卻不可或缺的，秘書的發(fā)展和教師隊伍和輔導員隊伍的建設發(fā)展一樣重要，但是，許多民辦院校在教學秘書隊伍的建設和發(fā)展的問題上還存在很大的漏洞。首先，教學秘書獎勵體制的不健全，讓教學秘書在工作中感受不到這個職位帶來的成就感和幸福感。其次，教學秘書的個人發(fā)展方向單一，晉升空間小。與專任教師相比，教師隊伍的壯大與教學秘書的職業(yè)發(fā)展形成鮮明對比，教學秘書每天投身于繁雜的教學行政事務中，缺少個人提升的機會，再付出和收獲不對等的條件下，教學秘書的職業(yè)地位更是占據(jù)下風。再次，高等學校的最核心的工作就是教學，教學秘書便是核心工作的最重要的執(zhí)行者。最為最基層的管理服務人員，教學秘書的工作千頭萬緒，身兼數(shù)職。但是很多教師和領導對教學秘書的工作存在誤解，認為教學秘書的職位是可有可無的，專業(yè)化要求不高。恰恰相反，教學秘書的工作對所有的教學管理工作的影響無處不在，秘書工作的質量直接影響到教學工作的質量高低。

二、高等學校教學管理中教學秘書的作用

2.1溝通和協(xié)調作用

教學秘書是學校教務處和各二級分院之間的橋梁，其溝通作用主要體現(xiàn)在教學相關的信息在各部門的上傳下達中，關系到學校、分院上下級信息的暢通；二級分院和上級教學主管單位教務處之間存在的傳達與反饋；教師與學生之間各類教學事務的協(xié)調，如調串課、參加會議、請假等；分院與分院之間；專業(yè)與專業(yè)之間；教師與教師之間；學生與學生之間的關系，保障高校各部門之間工作的協(xié)調開展，協(xié)調好基層教學單位內(nèi)部的教學管理活動，有效發(fā)揮其處于教學管理工作中的協(xié)調作用。

2.2服務作用

盡管高校教學秘書是管理者，但其職位的性質要求秘書需要為學校教師和學生提供服務。教師、學生在學校遇到的絕大部分問題都需要靠教學秘書解決。應該說，具有管理與服務雙重身份的教學秘書在高校中具有不可忽視的重要作用。一要服務領導，輔助領導處理分院各項教學事務；二要服務教師，合理安排教學計劃，幫助教師辦理調串課、請假手續(xù)等事務；三要服務學生，提供學生成績的查詢、打印、身份證明，并積極主動與學生有效溝通，以人為本地幫學生解決問題。

如果教學秘書不能夠有效地進行工作，就會使得高校教學管理工作脫節(jié)，導致協(xié)作、溝通障礙，進而影響到正常教學秩序的開展。因此，高校教學秘書是高校師生的“服務者”，他們?yōu)楦咝熒龊梅展ぷ鳎_保師生們毫無后顧之憂進行教學與學習。

2.3管理作用

高校教學管理隊伍中教學秘書是最底層的組織者，教學秘書的組織和管理作用是工作的重中之重，教學秘書大部分的工作是根據(jù)人才培養(yǎng)方案實現(xiàn)課程的合理安排，工作內(nèi)容絕大多數(shù)是在教師和學生的管理方面。主要包括參與教學計劃和教學任務的制定與學生學籍管理；參與校內(nèi)校外各類考試、成績及試卷的管理、畢業(yè)設計（論文）的審核、實踐實訓課程以及畢業(yè)實習的管理等。教學秘書為教師提供教學服務、為學生課程等日常事務提供服務，因此要求其發(fā)揮在教學管理中的服務和育人作用。

2.4信息傳遞作用

教學秘書應該對學院領導、教學主管部門（教務處）所下達的各項方針政策、規(guī)章制度要及時、準確地傳達給二級分院的各教研室和學生，為了能夠高效、準確地傳遞教學信息，通常情況下教學秘書需要建立一個個信息傳遞體系例如：QQ群和微信群并對其進行管理。高等學校各分院、各職能部門之間存在大量教學管理文件、教學資源等，教學秘書及時傳遞這一類信息是避免教師課程安排出現(xiàn)沖突的主要途徑。除此之外，還要將學校其他各職能部門例如科研處、督導處、工程實訓中心等部門的通知和教學計劃，及時傳達給各教研室和學生，輔助教學計劃的有序開展。在高校教學管理過程中，教學秘書是否能發(fā)揮其信息傳遞功能是各二級分院工作的是否能有序開展的基本保障。

總結

在民辦高等學校教學管理工作中，教學秘書的工作系統(tǒng)性較強，覆蓋范圍較廣，其在高校教學管理工作中的角色相對較為特殊，發(fā)揮著承上啟下的關鍵作用。隨著我國教育教學改革工作的不斷推進，民辦高等學校教學管理工作的不斷強化、不斷深入，教學秘書作為一線教學管理人員，其工作質量直接影響高校的教學質量，不斷提高教學秘書的工作地位，重視秘書的管理作用，才能促進我國民辦高等學校教育事業(yè)的長足發(fā)展。

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[3]江曉春.高校教學秘書在教學管理中的協(xié)調工作及作用.林區(qū)教學，2017，（5）：121-123

作者簡介：郝舉紅（1980——），女，碩士研究生，講師，研究方向：教育教學。

姜峰（1986——），女，碩士研究生，講師，研究方向：教育教學。

基金項目：黑龍江省教育科學“十三五”規(guī)劃2018年備案課題“大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力培養(yǎng)研究”（項目編號：GJC1318160）階段性成果。

（作者單位：哈爾濱遠東理工學院）