淺析企業文檔網絡安全關系系統問題

安莉

摘要：公司的文檔無紙化的管理是企業文檔發展趨勢。一般企業的文檔資源使用率高、共享程度高，但文檔資源的安全是系統文檔資源管理的基礎。本文從信息處理談到計算機發展，結合企業文檔管理研究現狀，闡述了文檔系統發展的趨勢及出現的問題，以期企業文檔網絡安全問題能得到重視和解決。

關鍵詞：企業文檔；網絡安全；問題

1從信息的處理談計算機發展

1958年美國首先提出了“管理信息系統”（即MIS：Management Information Systems），從而也引出了另外一個概念——“管理信息系統”[1]。結合多方面的研究實際以及綜合運用可以對管理系統做出一個這樣的定義：它是一個由計算機和人共同組成的人機相關的系統，在一定程度上反映著一個公司的發展和經營情況，通過對過去、目前的數據進行結合分析之后輔助公司的決策者對未來的發展情況進行有效決策。

現代管理信息系統具有這些最基本的特征：1.計算機和人共同構成了該系統：2.該系統是一個集成化的構成；3.該系統的中心是數據庫；4.該系統的組成是以網絡化為前提的；5.該系統與一般的管理信息處理系統有著明顯的差別[2]。

一些公司在經營模式、戰略計劃和管理發展的規劃上都是不盡相同的，所以在對管理信息進行實際操作的同時，也會使得系統在系統的設計上存在著一些差異。但從全局的統籌意義上看，不論是什么類型的公司，行事、工作的行為有何不同，在信息數據的處理上應該都是大同小異的。在系統的設計上面一般分為數據處理以及輔助管理決策兩大方面，在數據的處理上面主要側重點在于對相關的數據進行收集加工、儲存備份、加工輸出等過程，它是管理信息系統的基本功能；而輔助管理決策的功能則指的是對公司在生產經營過程中出現的相對的一些結構化的決策問題進行輔助處理，利用管理系統中所涉及到的專業定量方法構建出一種問題的模型，最后成功的將問題進行處理。

斯隆在對用戶管理的信息處理系統進行研究調查之后，將該系統的需求劃分為了四類，第一類是事務型，這是一種對日常的事物進行處理的類型，比如對企業的商品進行日常的儲存和銷售等；第二種是異常型，這種類型的處理是當某種事物超出預計的狀態時可以進行警示作用，比如在財務之中可以設計相應的數值，對于超過財務預計的數值進行警報處理。第三種則是查詢型，這種類型對于信息系統的處理能力有著一定的要求，必須靈活的處理各種數據問題，來對用戶進行一定程度的滿足。第四種是分析型，這種系統不僅具備較強的分析能力，還能根據一定的數據和模型構建來完成對于決策的輔助。

我國企業的信息管理系統從二十世紀初就開始進行發展，但是截止到目前為止發展還是不太全面，沒有取得很大的成果，國內大部分的公司仍然處于最開始的開發和研究狀態。隨著我國社會的不斷發展和進步，以及經濟體制的不斷改革，我國企業的發展和運行機制也隨之發生了很大的改變。企業的生產慢慢和市場開始結合起來，形成了一種有效的競爭形式，而信息成為了市場競爭的一種重要的資源。信息化的企業建設已經成為了一個企業是否成功的標志。企業信息管理方面的建設，對于一個公司在市場環境中的競爭起著非常重要的作用。所以在目前的市場環境之下，信息化是一個企業發展道路中的必經之路。

21世紀世界經濟不斷發展，目前已經進入到了一個競爭非常激烈的時代。信息在這個時代的競爭中扮演著非常重要的角色，可以這樣認為。誰能夠獲得充足且有用的信息，就能在經濟發展的過程中占有一定的主要地位。同樣的，一個企業如果能夠將這些有效信息進行合理的開發和利用，那么就能夠在市場競爭中占取主動的地位，獲得一定的經濟效益。國內外大量事實已說明，在國際的市場競爭中，現代化水平高的企業，往往擁有著比較全面的信息管理系統。他們比較重視信息的管理和開發，能在發展中抓住機遇，在競爭之中處于優勢地位。

2對于企業文檔管理的相關研究和發展

對目前市場上應用的管理系統進行了大量的調查研究，發現目前市面上采用的信息管理系統大都是百靈鳥、PDF、瑞軟等一些具有品牌效應的管理系統。在這里，我們將。采用一些特別的方式與ISO9000這一標準的文檔管理系統，圍繞其具有的特性進行全面介紹[3]。

對于文檔管理系統的解釋比較多，得按照普遍達成的共識講，它就是一種對電腦端的文檔信息進行管理的軟件。一般的信息處理系統都應該具有文檔變更、文檔審閱、文檔編制輔助、借閱回收，以及對技術類的文檔進行收發等功能。比如瑞軟文檔管理系統，該系統是一套結合企業辦公實際所需，可以進行信息管理的軟件應用，其核心為可以進行知識管理，其特性為可以很好的進行控制協調和溝通。這是一款現代化的企業辦公軟件，是將企業辦公文化和網絡、計算機、通訊等傳媒工具進行高度的結合，提高企業的工作效率，加強員工之間工作的溝通和協作，實現公司的人事高效管理。

PDF文檔管理系統是美國公司開發的一款企業文檔管理的相關應用。該系統是一種能夠全自動將文檔信息進行比對和錄入的實用型軟件。全面支持Microsoft Office的DOC、RTF、XLS、HTML、TXT等電子文件到PDF文件的自動轉換，員工個人信息及系統文檔可以通過電子文檔的形式，在網上隨時瀏覽和檢索。并且對于紙張等，可以通過機器的掃描將文件批量轉化成PDF文件，然后自動上傳至資料庫之中，實用性極強。

目前在世界上對企業文檔管理系統的研究上，國內外的研究是多種多樣的，比如JSP、FTP兩種模式，但所進行應用的大都是大型企業。而一些小型企業由于自身資產的限制，并不會進行這些文檔管理系統的應用。國內外在文檔管理系統的要求上面蘊含著巨大的潛力，想要形成一個較好的文檔管理系統，必須有著比較方便的操作功能和簡潔的操作方式，能使客戶一目了然的了解到其關鍵所在。在不斷完善其功能性的時候，又不斷開發區靈活性，健全性和安全性。一個好的管理系統無論是專業的計算機處理人員，還是其他業余的公司工作人員，都能夠很快的使用上手，達到普遍使用的目的。

3文檔系統的發展優勢及出現的問題

3.1文檔網絡安全管理系統優勢

文檔管理在一個公司的運營過程中是一種非常特殊的關系，這種關系致使應用管理員和用戶之間除了一種簡單的互為管理的關系之外，還存在著一些合作的關系。所以在這，在這種信息管理的途徑中需要一種規范化的管理程序MIS來管理。

企業文檔系統的管理有以下幾點優勢：

1、企業文檔管理無紙化，環保又方便。在一個公司的運營過程中，對于文檔的管理一般都是由公司的人事部門先行細致統籌之后在錄入電腦上傳至網絡，再經由區域網進行匯總，有一定的時間限制導致這種工作流程變得非常遲緩，造成了工作效率低下。這種傳統的紙質型的文檔管理，非常消耗體力且付出的勞動力也很大。而所進行的無紙化管理，只需要簡簡單單的在電腦前進行非常簡潔明了的操作就可以完成以上所有耗費體力的勞動，所以其優勢是不言而喻的。

2、科學管理，安全可靠。在傳統的文檔管理系統中，對于資料的處理基本上是由一個員工對應一份資料，這種處理方式往往會造成資料的丟失和損壞。而企業文檔管理系統只需要，稍懂計算機操作的工作人員便可進行管理，紙質化的管理問題便可以迎刃而解了。

3、簡化工作，促進其他方面的綜合發展。企業文檔管理系

統可以代替工作人員進行很多工作，從而會節省大部分工作人員的時間，從而提升公司的工作效率。

3.2文檔網絡安全管理系統出現的問題

（1）文檔資源丟失問題

文檔資源是試點企業重要的知識和數據資產，在日常辦公中必不可少，但是日常工作中經常出現某個文件突然找不到、文件被誤刪除、計算機存儲系統損壞等導致的文件不可恢復，同時文檔資源的查找只能通過文件名進行搜索，效率低下[5]。

（2）文件共享問題

很多文檔資源需要實現共享，不然會給日常辦公帶來麻煩，另外，如果一個文檔資源只有領導擁有，由于領導不在部門或出差導致無法查看，影響工作效率，文檔資源傳遞途徑有限，如果多有都需要查看，則根據現有條件智能傳遞多次，耗時耗力[6]。

（3）文檔資源安全問題

文檔資源安全一直是試點企業所關心的重點問題，文檔資源無法實現有效的加密，沒有相關權限的人員也可以擁有具有一定密級的文檔資源[7]。

（4）文檔資源有效性問題

文檔資源在傳遞過程容易出現錯亂，導致錯誤文件被多次分發，或者找不到自己合適的文件進行查看[8-9]。

總結

一般企業的文檔資源使用率高、共享程度高，但文檔資源的安全是系統文檔資源管理的基礎，當前文檔資源管理問題已經影響了企業的工作效率，甚至由于個別文檔資源的管理失誤造成公司的損失，因此，對于企業而言，急需一個完善的在線文檔資源管理系統來解決以上問題，從而將公司的文檔無紙化的管理進一步的推進，帶動進行相關的智能化和電子化的發展模式。

參考文獻

[1]范愛晶，徐建時. 構建基于Internet的電子辦公信息系統[J]. 電腦與信息技術，2010：6：20-22.

[2]賈宗星. 基于ASP.NET的文檔管理系統的設計與實現[J]. 農業網絡信息，2015（1）：56-58.

[3]巢薇，李星霖. ISO15189體系文件管理系統的設計與實現[J]. 中國數字醫學，2015（9）：110-112.

（作者單位：湖北工業大學）