對紙質(zhì)檔案的保護(hù)與存放

李麗文

當(dāng)今信息技術(shù)迅速發(fā)展，電子檔案成了日常生活方便操作和保存的工具；但它并不能代替紙質(zhì)檔案的地位，一些重要文件憑證、歷史記錄等都以紙質(zhì)檔案保存為主；本文以怎樣保護(hù)和存放紙質(zhì)檔案進(jìn)行探討與分析。

檔案是國家、企業(yè)和單位的一個重要歷史記錄。我國檔案形成較早，對于檔案的稱呼也有所不同，它是記錄歷史以及重要事件的具體憑證和重要的原始文獻(xiàn)，以紙質(zhì)檔案保管為主。因此，保護(hù)好紙質(zhì)檔案的管理工作具有重要的意義。本文根據(jù)自己從事檔案基礎(chǔ)工作的實踐心得和體會，淺談幾點粗淺的看法及做法，供大家討論。

一、以“二十防”為重點，切實抓好庫房基礎(chǔ)管理工作

企業(yè)檔案管理人員應(yīng)遵照國家檔案局關(guān)于庫房日常管理“二十防”制度的有關(guān)要求，務(wù)必加強(qiáng)庫房庫藏檔案的衛(wèi)生管理。針對紙質(zhì)檔案的特陛，切實做好防火、防蟲、防霉、防有毒氣體、防高溫、防潮、防汛、防臺風(fēng)、防失泄密、防電子病毒等20防監(jiān)控，對一些保管期限較長的紙質(zhì)檔案，由于其利用率較高、又加之廣東高溫高濕的氣候特點而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案極易產(chǎn)生蟲霉病害；或有的因保護(hù)條件、保護(hù)方法不科學(xué)等原因，直接造成紙質(zhì)檔案出現(xiàn)發(fā)黃、變脆、字跡脫落。甚至出現(xiàn)“檔案磚”等情況，這對紙質(zhì)檔案的壽命構(gòu)成了極大的威脅。因此，紙質(zhì)檔案的科學(xué)保護(hù)須擺到檔案管理學(xué)的重要位置上是十分必要的大事。

那么，為何我們著重強(qiáng)調(diào)對紙質(zhì)檔案的管理、保護(hù)以及不同環(huán)境可能對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生各種直接或間接的影響呢？因為：紙質(zhì)檔案是一種不可復(fù)制的歷史載體，它具有以下兩個重要的特點：

（一）紙質(zhì)檔案具有唯一性、真實性和權(quán)威性

紙質(zhì)檔案作為事件記錄的原始載體，具有唯一性、真實性及權(quán)威性，唯一性在于檔案不可復(fù)制，不可纂改。因此，它具有相當(dāng)高的憑證價值和歷史價值，這點相對于電子檔案來說區(qū)別是最大的。因為紙質(zhì)檔案所確立的權(quán)威性和真實性事實上更為真實和可靠。

（二）紙質(zhì)檔案存放和保護(hù)的重要性

正是由于紙質(zhì)檔案具有唯一性，它的保存比任何一種載體都有高要求。由于一些年份較長紙質(zhì)檔案長時間缺乏得當(dāng)?shù)墓芾砗捅Ｗo(hù)，受到自然災(zāi)害或使用不當(dāng)而造成不同程度的損壞，造成無法彌補的后果。同時還會受到外界環(huán)境的種種限制，例如：

（1）庫房溫濕度。在檔案保護(hù)“20防”制度中，國家著重強(qiáng)調(diào)對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)控。因為庫房溫濕度的調(diào)節(jié)直接影響到蟲害和霉菌的產(chǎn)生，由于空氣中含有水分，容易滋生各種霉菌，而檔案的制成材料本身就是霉菌生長的營養(yǎng)物，霉菌的生長率就會迅速增高，在極短的時間內(nèi)侵蝕紙質(zhì)檔案實體，霉菌在吸取紙張養(yǎng)分的同時還會分泌有機(jī)酸，從而增加紙張的含酸量，促使其快速老化。

（2）人為利用。影響紙質(zhì)檔案壽命的因素一是人為利用而間接對紙質(zhì)檔案造成破壞。檔案利用者在查找數(shù)據(jù)、圖紙等重要資料時會不經(jīng)意地因火種（煙頭）、油墨、茶水等對紙質(zhì)檔案造成物質(zhì)沾染。因素二是一些利用者因工作關(guān)系的原因，將紙質(zhì)文件使用復(fù)印、拷貝，由于復(fù)印過程中產(chǎn)生不穩(wěn)的因素，致使文件字跡油墨脫落，間接性地造成文件的破壞。因素三是利用者在存放文件資料時，由于包裝在文件上面的膠片長期與文件壓實在一起，導(dǎo)致膠片等材質(zhì)產(chǎn)生靜電而致字跡完全剝落消失等等，對紙質(zhì)檔案的影響十分不利。

總的來說，檔案保護(hù)工作是從檔案入庫以后就必須進(jìn)行的，入庫之前基本上不用對其進(jìn)行技術(shù)的保護(hù)，也就是說著重點在于對檔案的保護(hù)和管理。

二、加強(qiáng)已歸檔的紙質(zhì)檔案日常護(hù)理，降低損害

以科學(xué)管理為原則，防治結(jié)合為手段，從加強(qiáng)庫房日常管理工作做起，針對紙質(zhì)檔案受到害蟲、酸性有毒氣體等造成損害的，應(yīng)從定期檢查庫房安全隱患及衛(wèi)生死角，切實排除有可能對紙質(zhì)檔案壽命構(gòu)成威脅的污染源，在保證庫房干凈整潔、管理有序的同時應(yīng)定期對已經(jīng)歸檔的文書類、合同類、工程建設(shè)類等重要紙質(zhì)文件進(jìn)行高溫消毒，并在存放檔案的檔案柜放置防蟲藥物和干燥劑，防止蟲害；因為防蟲藥物具有時效性并應(yīng)定期更換，根據(jù)檔案柜容量大小控制藥量，減少或杜絕蟲害菌害的發(fā)生。

把好溫濕度調(diào)節(jié)的監(jiān)控和查（借）閱文件管理關(guān)口，調(diào)節(jié)好庫房溫濕度（標(biāo)準(zhǔn)溫度應(yīng)在14-24℃、濕度45-60%），并根據(jù)每個特定的環(huán)境采取相應(yīng)的管理措施，及時排查各類問題所在，把好借閱關(guān)，并對歸還的紙質(zhì)檔案認(rèn)真檢查核對，一旦發(fā)現(xiàn)檔案實物遭受人為損壞，應(yīng)馬上對損壞檔案進(jìn)行及時修復(fù)處理，并向相關(guān)責(zé)任人反映I青況。與此同時，檔案工作人員還應(yīng)做好檔案法規(guī)、制度等宣傳工作，讓廣大利用者明白“愛護(hù)檔案、珍惜歷史”的理念和義務(wù)，增強(qiáng)企業(yè)全體員工具有良好的社會檔案意識、保護(hù)歷史檔案的責(zé)任感。

三、通過技術(shù)手段對缺損的檔案進(jìn)行修復(fù)

紙質(zhì)檔案的修復(fù)工作十分必要的，不僅使受污損的信息得以復(fù)原，還可以阻止檔案繼續(xù)受損。常用的修復(fù)方法有很多，如：托裱法、熱壓加固和紙漿補洞機(jī)加工等操作方法。比如，兩面有字的檔案可使用絲網(wǎng)加固托裱法；對破損的檔案可采用紙漿補洞法使破損處生成一層新的紙纖維；對單頁雙面字檔案、霉變檔案、碎片檔案、檔案磚等嚴(yán)重破損檔案的修復(fù)，可采用熱壓加固技術(shù)，該技術(shù)是采用熱復(fù)合方法將半透明紙與破損檔案相結(jié)合，達(dá)到破損檔案修復(fù)加固的目的。

四、利用信息化手段對檔案進(jìn)行掃描、錄入和檢索

在信息化飛速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)信息化辦公漸漸融入檔案工作，數(shù)字化辦公的日益普及，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)與簡單的手工檢索檔案工作相結(jié)合，像PDF、PNG、TXT等電子文檔在生成時產(chǎn)生，利于快速查找檢索。為了更好地保護(hù)歷史真跡、文件憑證等原件、提高工作效率，檔案管理人員應(yīng)充分使用電子文檔查閱，減少對紙質(zhì)的破壞，從而有效、怏捷地為利用者提供服務(wù)。

綜上所述，紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作是檔案管理中不可忽視的一個重要環(huán)節(jié)，紙質(zhì)檔案的壽命和保存價值取決于檔案管理人員對檔案日常護(hù)理的質(zhì)量、人員素質(zhì)等整體意識，也是檔案管理人員工作到位與否的見證。所謂：九層之臺，起于累土。千里之行，始于足下。處處留心皆學(xué)問，對工作負(fù)責(zé)，對歷史負(fù)責(zé)，是給子孫后代一個最好的交代。