淺談高校檔案信息化資源整合服務研究

解云菲

【摘要】檔案作為一種原始性記錄的特殊載體，伴隨著社會信息化的腳步，逐漸邁入了網絡化、智能化的發展軌道，從而檔案信息化及檔案資源的開發與利用也就成為了現代檔案工作的焦點與重心，要真正實現檔案資源的全面共享和充分利用，其根本途徑應在于對現有檔案資源進行整合，走檔案資源的真正共享之路。而網絡環境的形成，賦予了檔案信息資源新的內涵和形式，給予了檔案資源一個前所未有的平臺，檔案信息資源的整合是當前信息化建設的重要內容。網絡環境下信息資源的整合是檔案界一個全新的課題。

【關鍵詞】高校檔案；信息；資源整合

一、加快檔案信息化建設，實現檔案信息最大化共享

2013年各地區檔案局組織公務員、事業單位以及大型企業啟動檔案數字化建設，于2015年進行檢查驗收。2017年各市、區委組織部組織公務員、事業單位、各大型企業進行干部人事檔案數字化工作，預計2019年全國檔案事業將進入一個數字化的時代！

每一個高校都是信息資源的大型管理庫，在校生達到1萬人的高校均己成立檔案館，高校作為一個大量信息資源儲存體獨立存在著，高校的信息大都由自身內部產生，并且多半是教師的教學成果。如教師教學實施方案、科研成果、精品課程等教學檔案等歸為檔案館保存，但只是保存了下來，檔案館可能更多的是考慮知識產權的風險，并沒有對這些科研資源進行有效的分析、整合和共享并實現廣大利用，埋沒了它的真正價值。

二、研究信息化整合的基本內容、方法、步驟

1.參加信息化整合的單位必須己完成數字信息化工作，并己建立數據庫。2.判斷能進行互聯網共享的檔案。對不涉及專利、著作權的一般性檔案可優先采取網絡共享，服務大眾。3.檔案館根據《著作權限法》《專利法》中規定，對館藏中專利著作進行甄別，并核定出各著作的保護期限，每年對有保護期限的材料進行一次梳理，對己解除保護期限的材料進行歸納、羅列。與著作權人進行協商，約定報酬，規避著作權風險后可進行網上共享。

三、檔案信息資源整合的必要性

隨著我國高等院校、大型企事業單位近些年來在社會事業發展過程中影響力的逐漸增大，高校檔案館不僅藏有豐富的館藏資源，應肩負著傳播文化、服務大眾的重任。要把高校檔案資源從“獨立經營、自力更生”的模式解放出來，是檔案資源共享的重要部分。因此打破“信息鴻溝”是檔案事業需要解決的問題。

檔案事業實現網絡共享是國際化趨勢，社會科學研究和人文交流領域需要高校參與其中并發揮重要的知識導向作用，國外高校在多年前己嘗試把優秀教師課件共享在網上推廣讓群眾受益。因此，高校檔案館要想實現網上共享，檔案館要做好科研人員的思想工作，給予他們優惠的約定報酬，科研成果的網上共享是高校檔案館積累的知識財富，檔案館不僅要做好自己的網站，并且要做到讓自己的網站充實、有特色。

四、網絡環境下的檔案信息服務研究

（一）需求手段的現代化和高效化。站在用戶的角度我們不難理解，他們依靠檔案工作人員手工檢索查詢獲取檔案信息資源的同時，更希望檔案管理部門能通過網絡提供各種功能強大、靈活實用的檢索工具。如通過網絡環境下檔案信息資源進行檢索導航等功能查閱到自己需要的資料、減少了繁瑣的查閱檔案審批步驟、縮短了時間空間的距離，又能快速讓用戶獲取所需檔案信息。

（二）需求對象的多元化和個性化。高校檔案是綜合反映學校歷史面貌和發展變遷的原始記錄，高校檔案館將越來越多的參與到社會服務中。如：提供學歷學位認證服務、提供人事檔案房產過戶佐證材料服務、去世人員銀行掛失佐證材料服務等等，高校檔案用戶需求對象也日益呈現出多元化、個性化的特征。

（三）更新服務理念，提高服務效率。檔案需求是檔案服務工作的基礎，各高校檔案數字化工作后都有自己的網絡平臺，但內容卻不充實，只有簡單的校史介紹、機構設置等等，遠遠滿足不了用戶需求。要想改變現狀，檔案分管領導要了解檔案事業的發展趨勢，以長遠的眼光來看待對檔案事業的投入。

五、網絡環境下檔案信息資源整合需解決的問題

在當今網絡信息時代，高校檔案始終沒有真正進入網絡電子化，筆者認為主要有以下幾個方面的原因：

（一）傳統的檔案價值觀對高校檔案主體的影響。高校檔案館是高校管理機構的一部分，傳統的管理觀念、管理者始終認為它是機構內部活動形成的材料，主要以內部機構使用為主，相關人員為輔（外來人員：學籍檔案、退休、死亡人員人事檔案可供外來相關人員查閱）查閱。即使內部人員查閱也要辦理繁瑣的手續并且需檔案管理員幫助查閱。這種傳統的管理觀念導致檔案“養在深閨無人識”的現狀。

（二）檔案服務成本與管理服務效益的問題。近年來，各級檔案局、市委組織部對各公務員、大型企業、事業單位檔案館（室）進行多次檔案任務布置，各單位投入資金、人力、物力積極完成各次任務。并且接受了一次次大型檢查來促進檔案事業的發展，各基層檔案事業在原有的基礎上己經有很大的改善和提高。但想實現檔案網絡共享是遠遠不夠的。檔案事業是一項投入大、收益慢的工作，各高校、大型企業要想實現網絡共享就要投入更多的資金和管理服務人員，更新服務觀念，但收益眼前卻還是一個未知數，這樣一來投入與收益不平衡的現狀是實現檔案信息網絡共享最大的阻礙。