干部人事檔案管理問題探討

趙延濤

【摘要】本文首先分析了當前我國干部人事檔案管理工作存在的不足，并在此基礎上探討了解決相關問題的對策，期望我國干部人事檔案管理工作能在人力資源開發利用中發揮更大的作用。

【關鍵詞】干部人事檔案；管理問題；解決對策

干部人事檔案是記錄干部個人基本信息、政治面貌、品德作風的重要材料，既是我國管理人口的重要參考信息，也是提高人力資源開發與應用的重要參考信息，由此可見做好干部人事檔案管理工作勢在必行。

一、干部人事檔案管理問題

（一）政治制度不完善，忽視干部人事檔案管理。雖然干部人事檔案管理工作十分重要，但是由于傳統管理過程中，我國政治制度并不十分完善，在該種狀態下所形成的傳統干部人事檔案管理方式存在著不足的問題，其特別體現在管理人員管理意識淡薄、相關部門忽視干部人事檔案管理工作層面上。從有關部門在干部人事檔案管理中所投入的人力、物力、財力來看，我們也可以發現很多地方缺少專業與專職的檔案管理人員，為其投入的資金也相對較多，在工作過程中所使用的管理設施相對落后，造成管理質量與管理效率都出現過低的問題。同時，從檔案管理人員所在地位來看，我們可以發現有些檔案管理人員被邊緣化，無法受到檔案管理單位的重視。

（二）干部人事檔案管理交接工作不力。在干部人事檔案交接過程中，主要存在以下幾方面問題：一是重視程度問題，此問題直接影響著交接效率與及時性，由于檔案管理部門領導人員不能夠做好交接監督工作，導致交接過程中出現信息遺漏、交接不及時等問題。這就造成后期在開發與應用干部人事檔案信息時，出現信息共享程度不高的問題，人才得不到最有效的配置。二是交接不規范的問題，部分檔案管理單位領導人員只能夠將交接工作作為一項事務性工作，其認為只要工作人員自行完成交接即可，缺少規范的工作程序與嚴格的監督制度。

（三）干部人事檔案管理工作專業水平低。從表面上來看，干部人事檔案管理工作內容復雜度并不高，在實際工作中也只需要做好檔案歸檔、調用、交接即可，但是從管理內容等眾多方面來看，干部人事檔案管理工作具有更強的專業性，很多檔案材料在鑒別以及分類過程中就存在著較大的難度，若檔案管理人員專業水平相對較低則無法順利完成管理工作。基于相關數據統計，發現當前我國部分干部人事檔案管理人員為兼職人員，很多單位檔案管理者更換速度較快，且在單位錄用認識檔案管理人員后，尚未為其提供有效培訓，造成其工作水平無法滿足對人事檔案管理工作的需求，影響具體檔案管理工作質量。

（四）干部人事檔案管理工作信息化不足。在我國信息化水平不斷提高，國家推行“無紙化”辦公的背景下，干部人事檔案管理工作也應積極實現信息化管理，但是由于很多干部人事檔案管理單位在實際運營過程中所投入的資金不足，單位基礎設施相對落后，在利用現有計算機網絡中只能夠完成簡單的操作，像干部人事檔案儲存以及檢索，實用性并不高。檔案管理人員既無法利用干部人事檔案電子信息管理系統完成信息收集工作，也尚未利用該系統提高信息的開放性與利用效果，導致我國人才流動合理性并不高，社會上人才有效配置與共享受到阻礙。

二、干部人事檔案管理問題解決對策

（一）提高對干部人事檔案管理工作的重視。由于單位以及相關部門對干部人事檔案管理工作重視程度影響著工作質量與工作方向，因此在政治制度不斷完善的背景下，檔案單位管理人員應提高對干部人事檔案管理工作的重視，一方面，在思想上，有關單位各級領導應重新審視干部人事檔案存在的必要性與重要作用，認識到人事檔案管理對社會發展產生的積極影響，進而在思想指導下做好管理人員人事調動、工作安排、工資調整工作，促使干部人事檔案管理人員可以在單位領導的重視下，積極完成檔案管理工作。另一方面，檔案管理單位也應增加在管理過程中所投入的人力與資金，及時更新檔案管理工作中需要使用的電子設備以及相關基礎設施，保證檔案管理工作可以在技術設備的支持下順利完成。

（二）制定細致管理制度，規范檔案交接工作。基于現階段干部人事檔案管理工作在交接過程中還存在著眾多不足，檔案管理單位要想提升管理質量與管理有效性，就必須從不足入手，通過制定更為細致的管理制度，使得檔案交接工作更為規范。第一，明確交接人員責任與義務，重點規范在交接過程中應交接的內容，讓每一名交接人員都能夠基于細致管理制度以及相關管理細則做好交接內容準備工作，在分條核對的基礎上，保證交接檔案的全面性與真實性。第二，檔案管理單位領導人員應積極參與到檔案交接過程中，做好監督與管理工作，及時發現在干部人事檔案交接過程中所存在的不足，并在確定交接準確無誤后，對交接內容進行署名，落實責任到人制度。

（三）加強對干部人事檔案管理人員的培訓與監督。由于干部人事檔案管理人員是完成檔案管理工作的主體，因此要想解決檔案管理問題，提高檔案管理質量與效率，相關單位就需要加強對干部人事檔案管理人員的培訓與監督。一方面，應通過全面培訓讓檔案管理人員明確檔案信息必須收存的內容，保證其在日后工作中可以準確核對檔案信息的全面性，避免出現信息缺失與信息漏填的問題。與此同時，也需要開展與收集范圍以及歸檔內容有關的培訓，使得干部人事檔案管理人員認識到所歸檔的材料必須齊全、完整、文字清楚、真實、對象明確，歸檔材料必須統一使用辦公紙，且辦公紙規格為A4，辦公紙所呈現的文字必須要膠印、鉛印、油印，或使用黑色墨水、墨汁以及藍黑色墨水書寫，其余顏色均不得作為干部人事檔案歸檔所用。另一方面，在干部人事檔案管理人員專業水平較高的情況下，單位也需要做好日常監督工作，切實提高其工作準確性，保證檔案歸檔與調動質量。

（四）變革管理方式，利用現代技術開發檔案信息資源。在信息化水平不斷提升的背景下，我國應大力倡導建立“干部人事檔案信息管理系統”，在推行無紙化辦公的基礎上，合理應用計算機技術、互聯網技術、云技術以及大數據技術，既有助于提高干部人事檔案管理效率，也可以減少在管理過程中發生的事故。為此，相關單位應該積極變革管理方式，在增加資金投入的基礎上，引入更為先進的現代信息技術設備來開發檔案信息資源，應用與管理干部人事檔案。首先，應通過現代化服務方式，利用計算機網絡建立更為系統與完善的人事檔案數據庫，保證干部人事檔案信息能夠得到及時更新與管理，提高檔案管理工作的準確性、實效性以及真實性。其次，需要通過新的管理方式來提高管理開放程度，在全面收集個人能力材料、保證干部信息隱私性的基礎上，讓信息具有一定的開放性，使得我國人才可以得到有效配置。

三、總結

綜上所述，在當前我國干部人事檔案管理過程中，存在著多方面的問題，要想提高干部人事檔案管理的有效性，就必須提高對干部人事檔案管理工作的重視，制定細致的管理制度，規范檔案交接工作，加強對干部人事檔案管理人員的培訓與監督，利用現代技術開發檔案信息資源，合理擴大信息公開化程度，讓干部人事檔案信息既可以得到保護又可以得到合理使用。

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