淺論檔案管理中存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施

王永紅

【摘要】想解決目前檔案管理中的一些問(wèn)題，需要我們不斷提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立健全檔案管理制度設(shè)置，科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度等，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問(wèn)題；措施；注意事項(xiàng)

檔案管理工作是每個(gè)工作領(lǐng)域、每個(gè)部門(mén)的一項(xiàng)重要工作，它記錄著國(guó)家、城市、機(jī)構(gòu)和組織的基本信息、工作沿革、工作歷程及相關(guān)人員的基本信息等，檔案管理工作對(duì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都有著舉足輕重的作用。但是，目前我們的檔案管理工作仍然存在一些問(wèn)題和瓶頸，例如信息化技術(shù)落后、管理效率低下、安全性能不高等，這就需要廣大檔案管理工作者深入研究探索更加科學(xué)、有效、安全的檔案管理辦法，以提高檔案管理工作的實(shí)效性。

一、目前檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）信息化技術(shù)手段落后。目前，我們的檔案管理還以人工管理為主，信息化技術(shù)手段的開(kāi)發(fā)和利用還比較滯后，雖然有些部門(mén)也開(kāi)始利用電子化檔案管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行管理，但多數(shù)是基于人工檔案管理的基礎(chǔ)上再重新錄入，實(shí)際上采取的是信息化和人工化兩種方式同時(shí)進(jìn)行，這不僅加大了檔案管理人員的工作量，而且電子化檔案管理在實(shí)際工作中也沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二）人工化方式占主導(dǎo)。在很多單位，依然采取人工化檔案管理的方式。隨著時(shí)間的推移，工作量的增多，看似簡(jiǎn)單的檔案管理工作，實(shí)際上面臨著越來(lái)越繁雜的局面。而以人工為主的檔案管理方式，要完成檔案的分類(lèi)、檔案的整理、檔案的歸檔、檔案的查閱等一系列工作流程，需要大量的工作時(shí)間和工作精力，更為重要的是人工的管理容易出現(xiàn)錯(cuò)誤和紕漏，甚至出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象，不利于檔案管理的準(zhǔn)確性和安全性。

（三）專(zhuān)業(yè)檔案管理人員缺乏。要提高檔案管理工作的效率，科學(xué)的管理手段固然重要，專(zhuān)業(yè)的管理人員仍是不可缺少。但是目前看，除了大型的檔案館會(huì)招錄一些專(zhuān)業(yè)的檔案管理專(zhuān)業(yè)人員外，其他單位和組織通常都是選派非專(zhuān)業(yè)人員從事檔案管理工作。此外，針對(duì)檔案人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、技術(shù)更新培訓(xùn)的活動(dòng)開(kāi)展得也不夠及時(shí)，導(dǎo)致本來(lái)就不專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員很難跟進(jìn)時(shí)代的需要，很難全面了解和掌握檔案管理的科學(xué)方式手段，工作質(zhì)量也會(huì)隨著時(shí)間的推移而不斷下滑。加之有些部門(mén)管理人員的不重視，導(dǎo)致檔案管理工作一直處于

“原始”管理狀態(tài)。

（四）檔案管理安全性不高。很多部門(mén)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、檔案內(nèi)容遺失等問(wèn)題。有時(shí)給某些個(gè)人帶來(lái)不必要的麻煩或者損失，有時(shí)候給工作單位、部門(mén)帶來(lái)不良的影響。

二、 加強(qiáng)檔案管理的具體措施

（一）不斷提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。部門(mén)管理者及檔案管理人員首先要重視檔案管理的重要性，同時(shí)采取各種手段和措施加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。一方面要定期組織檔案知識(shí)培訓(xùn)，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的教師或者檔案管理工作標(biāo)兵等對(duì)本部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。二是采取走出去的方式，積極參加上級(jí)部門(mén)或者有關(guān)單位組織的檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。只有通過(guò)經(jīng)常性的技能培訓(xùn)，才能幫助管理人員不斷提升自身素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的不斷更新，為優(yōu)化管理提供動(dòng)力和支持。

（二）將檔案管理與信息化接軌。人工化管理存在的效率低下、容易出現(xiàn)紕漏等問(wèn)題可以利用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)來(lái)解決。因此，要不斷引入和更新檔案管理信息化技術(shù)手段，借助高效的電子化技術(shù)來(lái)完成檔案管理工作。信息化技術(shù)需要檔案管理人員首先掌握基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作技能，這是完成檔案管理信息化的首要一步。其次是引入先進(jìn)的檔案管理軟件，按照操作流程將紙質(zhì)檔案輸入電子信息庫(kù)，對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理，這就極大提高了檔案管理的效率，也可以提高檔案使用的靈活性。同時(shí)可以逐步減少紙質(zhì)檔案管理的工作量，在查閱、分類(lèi)等方面的工作盡量采取電子化流程。

（三）建立健全檔案管理制度。制定和完善科學(xué)、合理、有效的檔案管理制度是開(kāi)展好檔案管理工作的重要保障。因此各個(gè)單位、組織和部門(mén)，要結(jié)合具體工作實(shí)際，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，針對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題提出切實(shí)可行的解決措施，同時(shí)要根據(jù)檔案工作的時(shí)代特點(diǎn)，不斷更新和完善檔案管理制度、不斷優(yōu)化管理措施，為單位、組織的運(yùn)行提供穩(wěn)定的制度保障，檔案也能在其中發(fā)揮積極有效的作用。

（四）設(shè)置科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度。在開(kāi)展檔案管理工作中，針對(duì)成績(jī)突出、表現(xiàn)良好的檔案管理人員要進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋頁(yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，針對(duì)那些消極怠工或是工作失誤的檔案管理人員，要視情況給予一定的警示和懲罰。在獎(jiǎng)懲制度中，一定要保障落實(shí)期間的公平性。

三、加強(qiáng)檔案管理的幾點(diǎn)注意事項(xiàng)

（一）安全保護(hù)紙質(zhì)檔案。首先要對(duì)檔案進(jìn)行精確分類(lèi)，在基本分類(lèi)的基礎(chǔ)上再進(jìn)行細(xì)化分類(lèi)。其次是要有專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，要注意檔案管理室的環(huán)境，通風(fēng)要良好、防止潮濕、檔案與地面要存在一定的高度，防止地面存水浸泡檔案。

（二）信息化技術(shù)的引入要遵循循序漸進(jìn)的過(guò)程。在引入信息化管理技術(shù)時(shí)，要充分考慮檔案管理人員的適應(yīng)能力，不能盲目地全盤(pán)引入，要有一個(gè)過(guò)程。首先要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，在熟練掌握計(jì)算機(jī)技能的情況下，逐漸引入電子化設(shè)備。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全尤為重要。隨著檔案管理信息化的使用，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的中心機(jī)房選址也非常重要。一方面不能選擇潮濕的地方，也不能選擇電磁干擾較強(qiáng)的地方。另一方面就是要嚴(yán)格防范網(wǎng)絡(luò)病毒。

【參考文獻(xiàn)】

[1]景小春.論文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].企業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā)，2013（15） .

[2]劉志國(guó).信息化建設(shè)在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件[J].價(jià)值工程，2015（02）.