淺論檔案管理中存在的問題及改進(jìn)措施

王永紅

【摘要】想解決目前檔案管理中的一些問題，需要我們不斷提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立健全檔案管理制度設(shè)置，科學(xué)合理的獎懲制度等，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；措施；注意事項

檔案管理工作是每個工作領(lǐng)域、每個部門的一項重要工作，它記錄著國家、城市、機(jī)構(gòu)和組織的基本信息、工作沿革、工作歷程及相關(guān)人員的基本信息等，檔案管理工作對各項事業(yè)的發(fā)展都有著舉足輕重的作用。但是，目前我們的檔案管理工作仍然存在一些問題和瓶頸，例如信息化技術(shù)落后、管理效率低下、安全性能不高等，這就需要廣大檔案管理工作者深入研究探索更加科學(xué)、有效、安全的檔案管理辦法，以提高檔案管理工作的實效性。

一、目前檔案管理工作中存在的問題

（一）信息化技術(shù)手段落后。目前，我們的檔案管理還以人工管理為主，信息化技術(shù)手段的開發(fā)和利用還比較滯后，雖然有些部門也開始利用電子化檔案管理軟件對檔案進(jìn)行管理，但多數(shù)是基于人工檔案管理的基礎(chǔ)上再重新錄入，實際上采取的是信息化和人工化兩種方式同時進(jìn)行，這不僅加大了檔案管理人員的工作量，而且電子化檔案管理在實際工作中也沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二）人工化方式占主導(dǎo)。在很多單位，依然采取人工化檔案管理的方式。隨著時間的推移，工作量的增多，看似簡單的檔案管理工作，實際上面臨著越來越繁雜的局面。而以人工為主的檔案管理方式，要完成檔案的分類、檔案的整理、檔案的歸檔、檔案的查閱等一系列工作流程，需要大量的工作時間和工作精力，更為重要的是人工的管理容易出現(xiàn)錯誤和紕漏，甚至出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象，不利于檔案管理的準(zhǔn)確性和安全性。

（三）專業(yè)檔案管理人員缺乏。要提高檔案管理工作的效率，科學(xué)的管理手段固然重要，專業(yè)的管理人員仍是不可缺少。但是目前看，除了大型的檔案館會招錄一些專業(yè)的檔案管理專業(yè)人員外，其他單位和組織通常都是選派非專業(yè)人員從事檔案管理工作。此外，針對檔案人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、技術(shù)更新培訓(xùn)的活動開展得也不夠及時，導(dǎo)致本來就不專業(yè)的檔案管理人員很難跟進(jìn)時代的需要，很難全面了解和掌握檔案管理的科學(xué)方式手段，工作質(zhì)量也會隨著時間的推移而不斷下滑。加之有些部門管理人員的不重視，導(dǎo)致檔案管理工作一直處于

“原始”管理狀態(tài)。

（四）檔案管理安全性不高。很多部門經(jīng)常會出現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、檔案內(nèi)容遺失等問題。有時給某些個人帶來不必要的麻煩或者損失，有時候給工作單位、部門帶來不良的影響。

二、 加強(qiáng)檔案管理的具體措施

（一）不斷提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。部門管理者及檔案管理人員首先要重視檔案管理的重要性，同時采取各種手段和措施加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。一方面要定期組織檔案知識培訓(xùn)，聘請專業(yè)的教師或者檔案管理工作標(biāo)兵等對本部門檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。二是采取走出去的方式，積極參加上級部門或者有關(guān)單位組織的檔案管理人員業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。只有通過經(jīng)常性的技能培訓(xùn)，才能幫助管理人員不斷提升自身素質(zhì)，實現(xiàn)知識的不斷更新，為優(yōu)化管理提供動力和支持。

（二）將檔案管理與信息化接軌。人工化管理存在的效率低下、容易出現(xiàn)紕漏等問題可以利用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)來解決。因此，要不斷引入和更新檔案管理信息化技術(shù)手段，借助高效的電子化技術(shù)來完成檔案管理工作。信息化技術(shù)需要檔案管理人員首先掌握基礎(chǔ)的計算機(jī)操作技能，這是完成檔案管理信息化的首要一步。其次是引入先進(jìn)的檔案管理軟件，按照操作流程將紙質(zhì)檔案輸入電子信息庫，對檔案進(jìn)行電子化管理，這就極大提高了檔案管理的效率，也可以提高檔案使用的靈活性。同時可以逐步減少紙質(zhì)檔案管理的工作量，在查閱、分類等方面的工作盡量采取電子化流程。

（三）建立健全檔案管理制度。制定和完善科學(xué)、合理、有效的檔案管理制度是開展好檔案管理工作的重要保障。因此各個單位、組織和部門，要結(jié)合具體工作實際，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，針對檔案管理中存在的問題提出切實可行的解決措施，同時要根據(jù)檔案工作的時代特點(diǎn)，不斷更新和完善檔案管理制度、不斷優(yōu)化管理措施，為單位、組織的運(yùn)行提供穩(wěn)定的制度保障，檔案也能在其中發(fā)揮積極有效的作用。

（四）設(shè)置科學(xué)合理的獎懲制度。在開展檔案管理工作中，針對成績突出、表現(xiàn)良好的檔案管理人員要進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋頁P(yáng)和獎勵，針對那些消極怠工或是工作失誤的檔案管理人員，要視情況給予一定的警示和懲罰。在獎懲制度中，一定要保障落實期間的公平性。

三、加強(qiáng)檔案管理的幾點(diǎn)注意事項

（一）安全保護(hù)紙質(zhì)檔案。首先要對檔案進(jìn)行精確分類，在基本分類的基礎(chǔ)上再進(jìn)行細(xì)化分類。其次是要有專門的檔案管理室，要注意檔案管理室的環(huán)境，通風(fēng)要良好、防止潮濕、檔案與地面要存在一定的高度，防止地面存水浸泡檔案。

（二）信息化技術(shù)的引入要遵循循序漸進(jìn)的過程。在引入信息化管理技術(shù)時，要充分考慮檔案管理人員的適應(yīng)能力，不能盲目地全盤引入，要有一個過程。首先要對檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，在熟練掌握計算機(jī)技能的情況下，逐漸引入電子化設(shè)備。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全尤為重要。隨著檔案管理信息化的使用，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的中心機(jī)房選址也非常重要。一方面不能選擇潮濕的地方，也不能選擇電磁干擾較強(qiáng)的地方。另一方面就是要嚴(yán)格防范網(wǎng)絡(luò)病毒。

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