大數(shù)據(jù)視閾下高校檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實困境與出路

【摘要】在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案事業(yè)發(fā)展面臨的主要問題：一是高校檔案事業(yè)制度設計不合理；二是高校檔案館在先進技術(shù)應用上較為落后；三是向社會公眾提供的檔案資源短缺等。在此基礎上，提出了把創(chuàng)新作為轉(zhuǎn)變檔案事業(yè)發(fā)展方式的核心內(nèi)容，驅(qū)動高校檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級；改變檔案管理的宏觀政策，驅(qū)動高校檔案事業(yè)釋放新活力等發(fā)展思路。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；高校檔案事業(yè)；困境；創(chuàng)新；轉(zhuǎn)型；路徑

大數(shù)據(jù)時代的來臨，不僅對人們的主觀思維、思想意識產(chǎn)生直接的影響，而且在客觀上為社會結(jié)構(gòu)、社會階層、社會運行模式的變化提供了新的挑戰(zhàn)和契機。那么，高校檔案事業(yè)如何抓住這一難得的發(fā)展機遇，堅持“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”發(fā)展理念。加快高校檔案事業(yè)發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變，主動適應和服務經(jīng)濟新常態(tài)，從而實現(xiàn)高校檔案事業(yè)跨越式的發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時代高校檔案事業(yè)發(fā)展面臨的困境

近年來，雖然高校檔案事業(yè)取得了巨大的發(fā)展，但是與發(fā)達國家相比，我們?nèi)匀淮嬖谝欢ǖ牟罹嗪鸵恍┎蝗莺鲆暤膯栴}。在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案事業(yè)主要面臨以下問題：

（一）制度設計不合理。高校檔案事業(yè)制度設計不合理，主要體現(xiàn)在：檔案開放制度，檔案利用制度沒有為檔案利用者“制造”方便。在現(xiàn)有的有關(guān)檔案制度中，主要站在檔案部門這邊考慮，比如檔案館上班時間為周一到周五，恰恰這個時間，也是普通公眾正常上班的時間，若要去檔案館查閱相關(guān)資料，顯然，就必須請假才行。又比如，在檔案開放利用方面，我們僅規(guī)定了檔案利用者在利用檔案時，應注意的有關(guān)事項，而沒有明確規(guī)定檔案部門是否應該承擔可開放、應開放檔案而未開放的責任。這就意味著，把更多的行政自由裁量權(quán)留給了檔案部門，對社會公眾而言，由于信息權(quán)益無法保障而處于相對弱勢地位，長此下去，必將導致檔案部門的服務意識得不到增強，社會公眾對檔案信息的需求無法表達和滿足。從而，進一步擴大了檔案部門和社會公眾之間的鴻溝。再比如，檔案管理制度，對于電子檔案的管理，我國的相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)范文件以及相關(guān)職能管理部門均要求檔案工作人員，重要電子檔案要按“雙套制”管理進行歸檔。殊不知，這樣做不僅要為紙質(zhì)檔案付出原先的社會成本，而且還要為保存電子檔案付出另外一種成本。實際上是造成了機構(gòu)數(shù)據(jù)資源的大量重復浪費，增加了副本管理的工作量和庫房占用量，降低了工作效率。是一種低效益、高消費。既不符合當前社會所倡導的建設節(jié)約型社會的理念，也有違綠色經(jīng)濟發(fā)展和低碳環(huán)保的理念。懷著對信息技術(shù)極大的不信任態(tài)度，總認為電子檔案不安全并且有很大危險，而紙質(zhì)載體最安全。從而造成大量的人力、物力、財力資源浪費。

（二）技術(shù)應用較為落后。長期以來，高校檔案部門的人員頭腦中都有著“重技術(shù)，輕管理”的思想。然而現(xiàn)實恰恰是高校檔案館在先進技術(shù)應用上，已經(jīng)遠遠落后發(fā)達國家的檔案館，特別在檔案在線服務、數(shù)字檔案館建設等方面。反觀高校檔案館網(wǎng)上查詢服務就可以知道：其檢索窗口，主要是從檔案工作者的視角制定的。比如：需要輸入比較專業(yè)的“案卷號”“目錄號”等等。顯然，這些專業(yè)檢索項對于普通的檔案利用者來說是生疏的。如果我們想達到像查詢圖書館信息一樣查詢檔案館資料，那么，必須要使用先進技術(shù)保障館藏檔案信息的安全，而這正是高校檔案管理的一個“短板”，這些技術(shù)到目前為止，在我國的檔案館界還沒有使用。此外，在高校檔案事業(yè)發(fā)展中，對于檔案技術(shù)的研究、開發(fā)和利用還沒有引起人們的足夠重視。事實上，現(xiàn)階段高校更多的是側(cè)重于如何把技術(shù)力量用于檔案資源的備份研究方面，而對于檔案其他方面的研究則很少，特別是有關(guān)檔案方面的新技術(shù)、新設備的發(fā)明與使用，近年來很少有研究。

（三）向社會公眾提供的檔案資源短缺。高校的檔案資源總量雖然龐大，但很多高校檔案網(wǎng)站提供的已公開的在線檔案信息要么只限于目錄級，要么只是政府文件性質(zhì)的全文信息。多數(shù)高校檔案館近幾年來在線檔案信息，不僅沒有增加，而且越來越不對外開放。甚至將原先已經(jīng)開放在線發(fā)布的可以利用的檔案和目錄，也收回或取消，并且不再對外開放。這種向社會公眾提供的高校檔案資源短缺，必然導致社會公眾的高校檔案信息需求無法全面滿足。

從大數(shù)據(jù)時代高校檔案事業(yè)面臨的挑戰(zhàn)來看，必須向結(jié)構(gòu)調(diào)整和機制轉(zhuǎn)型要動力、要速度。從供給側(cè)看，著力改善高校檔案事業(yè)供給環(huán)境，優(yōu)化高校檔案事業(yè)供給側(cè)機制，釋放潛力、創(chuàng)新驅(qū)動，形成高校檔案事業(yè)創(chuàng)新驅(qū)動的發(fā)展方式。推動高校檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型、升級，是破解大數(shù)據(jù)時代高校檔案事業(yè)發(fā)展難題的關(guān)鍵。值得指出的是，大數(shù)據(jù)時代高校檔案事業(yè)創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展的創(chuàng)新應是多方面的，它包括科技創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、觀念創(chuàng)新和服務創(chuàng)新等，其中科技創(chuàng)新是關(guān)系全局的核心。事實上，大數(shù)據(jù)時代高校檔案事業(yè)的創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展方式不只是解決效率問題，更為重要的是依靠技術(shù)和激勵創(chuàng)新制度等無形要素的新組合，實現(xiàn)高校檔案事業(yè)向更高層次、更高水平的發(fā)展。

二、基于大數(shù)據(jù)的高校檔案事業(yè)發(fā)展思路

（一）把創(chuàng)新作為轉(zhuǎn)變檔案事業(yè)發(fā)展方式的核心內(nèi)容，驅(qū)動高校檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級。大數(shù)據(jù)時代高校檔案事業(yè)必須把創(chuàng)新作為轉(zhuǎn)變發(fā)展方式的核心內(nèi)容，緊緊圍繞“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”五大發(fā)展理念，把創(chuàng)新擺在檔案事業(yè)發(fā)展全局的核心位置，構(gòu)建以創(chuàng)新為核心的新的檔案管理模式，使創(chuàng)新成為高校檔案事業(yè)發(fā)展的動力，促進高校檔案事業(yè)健康、快速地發(fā)展。具體主要應在以下幾方面進行創(chuàng)新：

1.制度層面創(chuàng)新。主要涉及高校檔案事業(yè)管理體制的革新，而革新體制關(guān)系到檔案事業(yè)的方方面面。因此，可以預見對其改革將面臨來自社會各方面的阻力，難度非常大。但是體制不創(chuàng)新，大數(shù)據(jù)時代高校檔案事業(yè)將得不到實質(zhì)性的發(fā)展與進步，所以難度再大，阻力再多也要進行。比如，目前電子檔案“雙套制”管理模式是通過行政規(guī)范文件和標準確立的。因此，要想突破電子檔案“雙套制”管理模式，必須要修訂相關(guān)的法律文本，廢止對電子檔案“雙套制”歸檔的硬性要求，從而解決因為電子檔案“雙套制”給檔案工作帶來的很多不利。總之，檔案管理部門不能一意孤行地死守電子檔案“雙套制”管理，否則將會給社會管理帶來沖突和矛盾。從檔案管理改革來看，應逐步由“雙套制”管理走向“單套制”管理。此外，要在法律文本中明確規(guī)定電子檔案的法律地位，并為之提供相應的制度與措施保障。

2.技術(shù)層面創(chuàng)新。既是對檔案保管技術(shù)的創(chuàng)新，更是對檔案利用和檔案信息服務技術(shù)的創(chuàng)新。隨著時間的推移和新技術(shù)、新載體的出現(xiàn)，給高校檔案保管帶來新的挑戰(zhàn)，我們必須對現(xiàn)有檔案保管技術(shù)進行適時創(chuàng)新。要想解決電子檔案長久保存以及其安全問題，唯有技術(shù)創(chuàng)新。因為，只有通過技術(shù)的手段才能解決技術(shù)的問題。事實上，只要“電子檔案處于安全的信息技術(shù)環(huán)境中，通過完善的備份條件和及時的遷移工作，結(jié)合有效的檢查手段，可以達到長期保存的目標”。這樣，電子檔案就具有了紙質(zhì)檔案擁有的優(yōu)勢。此外，檔案利用和服務的技術(shù)創(chuàng)新，也需要信息技術(shù)作為支撐。高校檔案部門要充分利用新技術(shù)，以數(shù)字檔案資源建設為重點，加強數(shù)字檔案館建設，積極開展檔案信息網(wǎng)上在線服務等。

3.觀念層面創(chuàng)新。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，電子檔案“單套制”是發(fā)展的必然趨勢。與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案

“單套制”管理是新事物，管理有一定的難度。就需要檔案工作者加快知識更新的步伐，提升計算機能力，樹立責任意識和風險意識，主動自覺適應電子檔案由“雙套制”管理向“單套制”管理轉(zhuǎn)變，通過各種渠道和形式提高自身的綜合素質(zhì)。與此同時，要把“官本位”的思想轉(zhuǎn)向“民本位”思想，檔案工作要“接地氣”，要多從社會公眾角度思考檔案工作的重心，摒棄怕?lián)熑蔚南敕ǎ哟髾n案開放的力度。

4.服務層面創(chuàng)新。除了在技術(shù)上要求檔案部門利用先進技術(shù)、先進設備滿足公眾的檔案信息需求外，還要求高校檔案部門在服務時間、服務方式等方面創(chuàng)新。比如：打破現(xiàn)有的、固定的檔案館作息時間安排，設置靈活的、彈性制的工作時間。還可根據(jù)社會信息的需求，開展主動推送服務、或者根據(jù)利用者實際需要開展送檔案上門服務，改變被動的“你來我調(diào)”的檔案服務模式等。總之，當前檔案信息服務創(chuàng)新的重點應在于借助于先進的信息技術(shù)開展檔案信息網(wǎng)絡在線服務。

（二）改變檔案管理的宏觀政策，驅(qū)動高校檔案事業(yè)釋放新活力。大數(shù)據(jù)時代高校檔案事業(yè)改革的核心應該是：正確處理高校檔案部門及檔案人員與社會公眾的關(guān)系，提高工作效率。降低制度性交易成本，提高高校檔案事業(yè)供給體系的質(zhì)量和效益。多年來，高校檔案管理決策者更多地考慮檔案保持的安全性和可靠性，而較少考慮檔案的需求側(cè)。出現(xiàn)“檔案資源總量龐大，但向社會公眾提供的高校檔案資源短缺”的現(xiàn)象。

因此，未來高校檔案事業(yè)在政策上，必須通過深化改革，從體制層面創(chuàng)新打破高校檔案事業(yè)發(fā)展的供給側(cè)瓶頸，創(chuàng)造新供給。著力推進檔案供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革和提高檔案供給體系與效率，并從宏觀政策上厘清高校檔案管理部門及檔案人員的職能和定位。打通高校檔案管理服務“最后一公里”，以“互聯(lián)網(wǎng)+高校檔案”作為推動大數(shù)據(jù)時代高校檔案事業(yè)改革的重要手段之一。加快立法進程，確立電子檔案的法律地位。大力發(fā)展信息技術(shù)，提高電子檔案的安全性，積極主動推行電子檔案“單套制”。這對高校檔案管理部門改變傳統(tǒng)的“權(quán)力型”定位，逐步實現(xiàn)向“服務型”高校檔案管理部門轉(zhuǎn)變奠定了基礎。

為此，高校檔案管理部門還應著力加強政策措施創(chuàng)新，對創(chuàng)新驅(qū)動尚不相匹配的檔案管理體系，應盡快突破一些技術(shù)、法律和體制上的藩籬。與此同時，在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案部門還應加快數(shù)字檔案館建設。實現(xiàn)高校檔案信息資源跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨層級、跨部門的信息共享和業(yè)務協(xié)同，建設高校各檔案館之間互相聯(lián)系的檔案信息資源服務網(wǎng)。并從國家戰(zhàn)略的高度上，乘勢推動智慧檔案館建設，使高校檔案事業(yè)發(fā)展釋放新的活力。

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