事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題分析

曹洋

【摘要】事業(yè)單位人事檔案記錄了公共機(jī)構(gòu)相關(guān)部門、人員、黨政部門、行政管理等相關(guān)部門和人員的主要信息，如人事調(diào)動的變化、政治生涯的增長、政治誠信和成就、業(yè)績、個(gè)人的功過、重大事件記錄、歷史背景等問題。公共機(jī)構(gòu)的人事檔案管理，將有助于國家和政府部門實(shí)現(xiàn)人的善用，招募世界上的圣人。隨著事業(yè)單位改革的深入，人事檔案管理中存在的問題逐漸暴露出來。人事檔案管理部門負(fù)責(zé)各種信息的收集、處理、儲存和傳遞，迫切需要解決事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案；管理問題

目前，我國大多數(shù)機(jī)構(gòu)正在進(jìn)行各種改革，對原有的人事管理模式形成了巨大的挑戰(zhàn)。如何提高人事檔案的真實(shí)性和可靠性，為用人單位提供可靠的人力資源，這是管理人員檔案需要注意的問題，而我國事業(yè)單位檔案管理存在諸多問題，人事檔案管理不容樂觀。

一、人事檔案管理現(xiàn)存的問題

（一）對人事檔案管理沒有足夠的認(rèn)識。許多公共機(jī)構(gòu)低估了人事檔案的管理，大多數(shù)管理者只認(rèn)為其他方面比收集個(gè)人檔案重要，所以不重視人事檔案的實(shí)施，雖然有管理，但只有形式。在處理相關(guān)部門和人員轉(zhuǎn)移時(shí)可以密切地進(jìn)行，因此，人事檔案管理不能很好地促進(jìn)機(jī)構(gòu)的建設(shè)。

（二）人事檔案管理方式和手段相對落后。人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、保密性的工作。人事檔案材料需要由人員管理，單獨(dú)存儲，由于檔案管理人員的崗位不穩(wěn)定。大多數(shù)人員沒有專業(yè)的文件組織培訓(xùn)，文件的重要性、文件要求、文件的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)都不太了解。檔案收藏意識薄弱。

（三）人事檔案管理信息化、科學(xué)化跟不上時(shí)代的發(fā)展。隨著科學(xué)的發(fā)展，許多單位逐漸擺脫紙質(zhì)文件，但為了更好地利用先進(jìn)的技術(shù)手段，許多檔案管理人員只是將個(gè)人信息放入計(jì)算機(jī)，利用檢索信息和數(shù)據(jù)訪問或手工操作，先進(jìn)的文件管理技術(shù)并沒有真正使用。檔案管理的效率還沒有得到提高，檔案的安全管理比較缺乏。

（四）人事檔案資料的收集不規(guī)范。人事檔案的重點(diǎn)是真實(shí)客觀，在現(xiàn)有的管理體制模式下，虛假材料、虛假教育等現(xiàn)象層出不窮。如高考、晉升、參軍、出國深造，有的人甚至通過冒名頂替的方式進(jìn)行改造；有些人為了爭奪領(lǐng)導(dǎo)職位，弄假簡歷和學(xué)位等。虛假的檔案現(xiàn)象往往出現(xiàn)在新聞中，對檔案工作的誠信，真實(shí)性有一定的打擊。除了欺詐外，文件信息還存在兩個(gè)案例的不足，如材料內(nèi)容不完整、項(xiàng)目不完整等。原因主要是由于管理人員的工作態(tài)度不正確，業(yè)務(wù)不熟悉，沒有良好的素質(zhì)。

二、人事檔案管理工作的對策

（一）提高對檔案管理工作的認(rèn)識程度。不斷完善人事檔案管理制度建設(shè)，使檔案管理工作有章可循，保障人事檔案的安全、合理使用，規(guī)范、建立人事檔案的收集、識別與歸檔、分揀、查找、檢查與保密等制度，人事檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行協(xié)調(diào)，解決人事檔案工作中的困難和問題。提高人事檔案管理的崗位、人員和工作職責(zé)，以及人事檔案工作計(jì)劃，定期提出任務(wù)要求，人事檔案管理一直被列入重要議事日程。

（二）健全人事檔案管理制度，提高制度化建設(shè)水平。人事檔案管理是一項(xiàng)瑣碎、復(fù)雜的工作，如果沒有一定的制度制約，將是不系統(tǒng)的。結(jié)合人事檔案管理的實(shí)際和社會需要，進(jìn)一步完善檔案管理系統(tǒng)，做好工作，特別是建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)，進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案資料的收集和歸檔管理系統(tǒng)的要求。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化。人事檔案作為人力資源的信息庫，合理利用開發(fā)資源，發(fā)揮其最大作用，應(yīng)把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理，提高人事檔案管理的效率，合理有效地利用人事檔案。同時(shí)，現(xiàn)代人事檔案管理的科學(xué)化是人事工作制度改革和發(fā)展的必然，也是現(xiàn)代社會發(fā)展的重要組成部分。人事檔案管理部門應(yīng)采用新技術(shù)，提高工作效率，準(zhǔn)確、快速地加載人事信息，提高人事信息的有效性。單位可以利用計(jì)算機(jī)更好地改進(jìn)和管理信息，利用網(wǎng)絡(luò)組建大型人事信息網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)隨地訪問和更新人事信息，方便快捷，節(jié)省了無形的時(shí)間和有形資源。

（四）運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，提高服務(wù)質(zhì)效。利用率不高，是當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中的突出問題。現(xiàn)在是大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案是最豐富的人力資源數(shù)據(jù)庫，為了最大限度地提高數(shù)據(jù)的有效性，計(jì)算機(jī)應(yīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作質(zhì)量的目的。這是新形勢下人事檔案工作的必然要求，也是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的必然選擇。為了提高質(zhì)量，我們必須實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的協(xié)同管理，將計(jì)算機(jī)的書面信息、文本、照片、視頻等資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，在使用查詢中，直接使用搜索工作，快速高效地找到相應(yīng)的信息。對于保密信息，它還可以共享互聯(lián)網(wǎng)，提供檢索和訪問，方便用戶的使用，提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，大大提高了檔案的使用效率。

三、結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展，對檔案服務(wù)工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，可以提高工作人員的服務(wù)質(zhì)量，滿足不同用戶的社會需求，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的漏洞。事業(yè)單位機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)人事檔案管理中存在的問題，對人事檔案管理人員提出更具體的工作要求，改變傳統(tǒng)人事檔案管理人員的觀念，提高對事業(yè)單位人事檔案管理的重視，實(shí)現(xiàn)信息化人事檔案管理的建設(shè)，從而提高人事檔案材料的使用價(jià)值。

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