實施電子文件的有效管理確保電子檔案的真實完整

梁鴻雁

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，科技水平也在不斷提高，尤其是信息電子技術的應用已經滲透到各行各業中。有關的檔案管理部門也已經建立了電子檔案的管理模式和方法，這是由社會的發展所決定的，而在電子檔案的資料歸檔中，大多數資料也開始逐漸向電子文件方向轉變，與以前的傳統紙質檔案文件形式不一樣，電子文件的管理更為高效、便捷，具有很大的優勢，極大的方便工作人員對其進行管理。但是要保持電子檔案的真實完整性，還是要對電子文件進行有效的管理，這種管理就和紙質的文件有著較大的區別。

關鍵詞：電子文件；檔案管理；真實完整

與紙質的文件資料管理方法不一樣，不用分類搬進倉庫中，如今的電子文件可以直接儲存在電子檔案的管理系統中，這對提高檔案資源的利用率以及檔案的管理水平具有重要的作用，同時也利于為人們服務，有效的實現資源共享。但是和電子檔案和紙質檔案的要求是一樣的，那就是要保證檔案真實完整性的原則，不能弄虛作假，缺頁少內容，這就要求有關的檔案管理人員能夠充分認識到加強電子文件管理的重要性，明確其管理原則、意義等，這樣才能真正實現電子文件的有效管理，進而保證電子檔案的真實完整。

1 電子文件

電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。 電子文件還包括對其生成、運轉的環境信息的記錄，產生、修改的過程記錄、修改內容及操作者的記錄等信息。

2 電子文件的管理職責

2.1 檔案行政管理部門

首先，檔案行政管理部門要與信息化主管部門進行溝通交流，共同對本區域內的電子文件歸檔工作進行管理與監督。并且，由于電子文件的發展時間不長，電子文件管理工作也正處于摸索中的階段，在實際工作過程中，難免會出現問題。因此，這就需要檔案行政管理部門要對電子文件檔案管理工作進行正確的指導，通過與信息化主管部門的合作，對電子文件進行有效的管理，并從一定程度上，大大提高了檔案歸檔工作的效率。

2.2 電子文件形成單位

2.2.1 檔案部門的職責檔案部門

該部門主要是與信息化工作部門、電子文件形成部門一同商議之后，建立出相應的電子文件歸檔制度，其中，主要內容包括了電子文件歸檔要求、保管期限、內容、形式等等。其次，還要加強與本單位信息化工作部門的協調交流，從而確保辦公系統與業務系統真正滿足于檔案管理需求。另外，檔案部門要結合當前本單位的檔案現代化管理情況，充分了解系統的開發程度，積極與信息化部門溝通，同時從確保電子文件真實完整性以及有效管理的方面提出具體的功能要求。

2.2.2 信息化工作部門的職責

要為確保電子文件的真實性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術支持。具體包括：成為檔案部門與系統開發公司之問的橋梁，將檔案部門提出的功能需求轉為技術語言，并與系統開發的公司進行溝通，使其理解這些需求并在系統中得以實施；在系統日常運行中進行維護，確保安全；對系統內的電子文件進行備份；在系統軟硬件環境發生變化時對電子文件進行遷移，并記錄電子文件的格式，其所依賴的硬件環境、軟件、操作系統、數據庫系統等信息。

3 電子文件的有效管理

電子檔案的形成是由社會的發展所決定的，目前這種檔案管理方式已經逐漸取代了傳統的紙質檔案的管理方式，人們能夠對于電子檔案有一個基本的認識，這也間接的提高了電子檔案的管理水平，而在電子檔案的歸檔過程中，和紙質檔案是一樣的，也要保證檔案的真實完整性，不僅如此，安全性以及有效性等也是必然的要求，這和檔案的性質有一定的關系，這就要求有關的管理人員能夠加強電子文件的有效管理，從而確保電子檔案的管理原則不被破壞，文件不會受損，避免更所問題的發生。而如何加強電子文件的有效管理，這就顯得至關重要。

首先，要求檔案信息的管理人員能夠認識到提高電子檔案管理水平的重要性，對自己的工作有一個深刻的認識，具有一定的責任感，能夠對電子文件的內容、結構等關鍵信息進行鑒定后再歸檔。需要注意的是，電子文件里的內容要具有真實性和完整性，不能失真，所有數據都要和原始材料一樣，禁止有非法涂改的內容，因為這是保障電子文件具有有效性的基礎，為將來檔案資料的利用打下一個良好的基礎，這是可以作為法律證據的有效材料。

其次，要求電子檔案的信息管理系統能夠及時的進行更新。這是為了保障電子文件的完整性以及安全性。現階段，社會的發展已經進入了大數據時代，信息量不斷增多的同時，各種科技也在不斷的進步，基于網絡的病毒以及黑客等都能對電子信息檔案的管理系統構成威脅，一個小小的漏洞都有可能導致信息的泄露和缺失。所以這就要求電子檔案的管理人員能夠提升自己的技能，經常對電子檔案系統進行更新維護，發現補丁就要及時進行修復，這樣才能加強對于電子文件的有效管理，進而保證電子檔案的完整和安全，這是新時代發展下的必然要求，這種現象也是可觀存在的，因此，有關人員應該對此問題加以重視。

4 結語

計算機的應用給人們掀開了世界的嶄新的一角，這充滿了未知的世界值得人們繼續進行探索，果然不負眾望，技術的發展是不斷創新和改進的，計算機技術已經得到應用和發展，在技術上也有創新應用，極大的改變了人們的生活和工作方式。在檔案管理部門，由于技術的應用和管理，儲存的資料形式都已經變為了電子文件，這是時代發展的要求，只有做到與時俱進，才能提高工作效率，保障工作的質量。電子檔案也就因此形成，但是保持檔案資料的真實完整性依然是對檔案管理人員的基本要求，這就和電子文件的有效管理有著極為緊密的聯系，現階段，只有加強電子文件的有效管理，才能確保資料的可靠性以及完整性，從而有利于歸檔工作的順利進行。

參考文獻

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