試論項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)及其管理

摘 要：本文介紹了固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的定義和特點(diǎn)，論述了固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的特點(diǎn)。領(lǐng)導(dǎo)重視；建立健全管理體制；加強(qiáng)協(xié)作，努力形成各有關(guān)職能部門齊抓共管的良好環(huán)境；明確責(zé)任歸屬，強(qiáng)化項(xiàng)目建設(shè)人員的責(zé)任意識；前端接入，加強(qiáng)檔案部門的全程參與；加強(qiáng)督促，關(guān)鍵環(huán)節(jié)不放松。以上這些是做好項(xiàng)目檔案管理工作的基點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 項(xiàng)目特點(diǎn) 工作研究

習(xí)近平總書記在浙江工作期間考察浙江省檔案館時(shí)強(qiáng)調(diào)：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，因?yàn)闄n案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。近年來，隨著我國航天科技事業(yè)的不蓬勃發(fā)展，國家對航天事業(yè)的重視程度和投入比例日益加強(qiáng)，作為重要基礎(chǔ)性資源的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案，在企業(yè)科研、生產(chǎn)中發(fā)揮著不可或缺的重要作用。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案無論作為一種資產(chǎn)形式，還是一種知識信息資源，都是項(xiàng)目管理工作中不可或缺的重要組成部分，是項(xiàng)目建設(shè)的基礎(chǔ)和保障。

1 固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目

所謂固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目是指為達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，投入一定量的資本，在一定的約束條件

下，經(jīng)過決策與實(shí)施的必要程序從而形成固定資產(chǎn)的一次性事業(yè)。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的特點(diǎn)是：有明確的建設(shè)目標(biāo)；有約束條件；具有一次性或單件性；長期性；投資風(fēng)險(xiǎn)性大；管理復(fù)雜。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目從立項(xiàng)開始，到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收及投產(chǎn)作用過程中形成的大量文字、圖紙、圖表、聲像、膠片等不同形式的文字材料，是進(jìn)行與項(xiàng)目有關(guān)的技術(shù)經(jīng)濟(jì)活動的主要依據(jù)，是伴隨著項(xiàng)目進(jìn)展而不斷形成、收集、積累、整理歸檔的。

2 固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的特點(diǎn)

由于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目有其自身的特點(diǎn)，因而檔案管理工作也有自己的特點(diǎn)：

2.1 固定資產(chǎn)項(xiàng)目周期較長，少則一、二年，多則三、五年，甚至更長時(shí)間。所以科技文件材料的形成、積累、歸檔、周期也相應(yīng)變長。

2.2 項(xiàng)目形成的科技文件材料較分散。由于項(xiàng)目涉及的單位多，從立項(xiàng)到驗(yàn)收整個(gè)過程要涉及到一個(gè)單位的多個(gè)職能部門，有發(fā)投處、技術(shù)保障處、行政處、安全生產(chǎn)處、數(shù)字化中心、各基層單位等。科技文件分散現(xiàn)象較嚴(yán)重，使文件的形成、收集和歸檔的難度較大。

2.3 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人一般都較為缺乏檔案管理知識，項(xiàng)目某些工作程序時(shí)間緊，工作做得不細(xì)，增加了項(xiàng)目科技文件材料難以完善歸檔的主客觀因素。

2.4 項(xiàng)目內(nèi)容廣泛，科技文件材料既包括上級主管部門的批文；各合作或供貨單位的協(xié)議、合同；對外引進(jìn)儀器、設(shè)備隨機(jī)所帶的使用說明書、合格證明、圖紙、軟件、膠片等，又有包括出國考察及國外培訓(xùn)形成的資料；驗(yàn)收階段的驗(yàn)收報(bào)告、檢測數(shù)據(jù)、驗(yàn)收結(jié)論報(bào)告、財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)結(jié)算、審計(jì)報(bào)告等，增加了整理工作的難度。

2.5 材料含有多種文字。項(xiàng)目的科技文件材料有中文，而且還有大量的外文。由于儀器、設(shè)備從不同國家引進(jìn)，使用說明書、合格證、檢測報(bào)告等有日文、英文、德文以及俄文等。這就需要檔案部門在收集項(xiàng)目科技文件的同時(shí)，做到收集與翻譯工作同步進(jìn)行，并對外文資料的翻譯工作提出一定的要求，以保證檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。

3 做好項(xiàng)目檔案管理工作的對策

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

檔案管理工作是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的重要組成部分。做好項(xiàng)目檔案管理工作，關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)要充分重視。領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，為開展項(xiàng)目檔案管理工作的組織、經(jīng)費(fèi)和人員等基本要素提供了有效保障。我單位主管所領(lǐng)導(dǎo)對項(xiàng)目建設(shè)和文件歸檔工作非常重視，保證了各部門之間信息渠道的暢通，及時(shí)布置、協(xié)調(diào)項(xiàng)目歸檔工作中存在的問題。

3.2 提高認(rèn)識，建立健全管理體制以增強(qiáng)依法歸檔的自學(xué)性

提高認(rèn)識，建立健全管理體制，是加強(qiáng)和規(guī)范項(xiàng)目檔案管理的前提。項(xiàng)目檔案涉及工程方方面面，貫穿于工程全過程，必須發(fā)揮整個(gè)工程全體管理人員的檔案意識，應(yīng)建立相應(yīng)的檔案管理體制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和管理機(jī)構(gòu)，使項(xiàng)目檔案工作有人管、有人抓、有人干。檔案部門與項(xiàng)目、設(shè)備、基建主管部門密切配合，定期反饋項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度，及時(shí)解決歸檔過程中的問題，確保項(xiàng)目資料的完整、有效。

3.3 加強(qiáng)協(xié)作，努力形成各有關(guān)職能部門齊抓共管的良好環(huán)境

做好項(xiàng)目檔案工作僅靠檔案管理人員的努力是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，需要單位各部門的共同重視和支持。項(xiàng)目計(jì)劃下達(dá)后，檔案部門按照項(xiàng)目主管部門提供的項(xiàng)目清單，根據(jù)《中國航天科技集團(tuán)公司固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等標(biāo)準(zhǔn)要求，指導(dǎo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人重點(diǎn)做好文件資料積累工作。在項(xiàng)目實(shí)施的不同階段，檔案人員指導(dǎo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，按階段收集、整理文件，分批進(jìn)行歸檔，歸檔文件的質(zhì)量和完整性得到了保證。

3.4 明確責(zé)任歸屬，強(qiáng)化項(xiàng)目建設(shè)人員的責(zé)任意識

通過培訓(xùn)、協(xié)調(diào)、交流等方式，建立與項(xiàng)目建設(shè)單位的聯(lián)系，強(qiáng)化其對項(xiàng)目檔案工作的認(rèn)識。項(xiàng)目檔案管理工作，既是檔案人員的職責(zé)，也是項(xiàng)目人員責(zé)無旁貸的責(zé)任所在。檔案作為服務(wù)部門、檔案管理部門，是在協(xié)作項(xiàng)目建設(shè)單位搞好工作，不能因?yàn)橛^念中對檔案工作的邊緣化認(rèn)識就對項(xiàng)目檔案輕視與忽視。

項(xiàng)目建設(shè)都會有由建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位為主體的網(wǎng)絡(luò)體系。而項(xiàng)目檔案的形成貫穿于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的全過程，建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位是項(xiàng)目檔案形成的主體和主要責(zé)任者，必須明確其承擔(dān)檔案資料收集、積累及移交的職責(zé)，與檔案部門相互配合，各負(fù)其責(zé)，共同實(shí)施項(xiàng)目檔案的管理，以確保項(xiàng)目檔案工作的正常開展。

最有效的辦法就是明確責(zé)任制。加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，就要有主管領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，加強(qiáng)對建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。將項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制納入工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制：將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃和工作程序，采取有效措施，及時(shí)研究解決工作中的實(shí)際問題，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3.5 前端接入，加強(qiáng)檔案部門的全程參與

項(xiàng)目建設(shè)涉及許多部門，比如規(guī)劃計(jì)劃部門、工藝部門、設(shè)備儀器管理部門、安全部門、行政基建管理部門、生產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門及檔案管理部門等。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，每個(gè)職能部門都會產(chǎn)生與項(xiàng)目相關(guān)的文件材料，這就要求各部門都設(shè)有專（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文件材料，以確保這些文件材料能夠齊全完整的歸檔。

第一、在工程開工之前檔案部門就應(yīng)當(dāng)介入工程管理工作。參加項(xiàng)目立項(xiàng)、評審等會議，了解工程工作內(nèi)容、特點(diǎn)、工作目標(biāo)，以及此項(xiàng)工程由哪幾項(xiàng)單項(xiàng)工程組成，涉及的部門和人員，產(chǎn)生哪些文件，時(shí)間進(jìn)度等，然后根據(jù)實(shí)際情況制定工程檔案的初步計(jì)劃，明確歸檔要求、內(nèi)容、責(zé)任等，作到項(xiàng)目有計(jì)劃，檔案工作也有相應(yīng)計(jì)劃，并把檔案工作計(jì)劃納入工程管理計(jì)劃，從整個(gè)工程管理角度加強(qiáng)檔案工作。

第二、關(guān)鍵階段的同步參與。對工程項(xiàng)目要重點(diǎn)抓住開工前階段、中間交接階段和竣工驗(yàn)收階段。開工前階段因各項(xiàng)工作還沒走上正軌，人員更替頻繁，檔案資料極易流失。中間交接是工程由施工轉(zhuǎn)入生產(chǎn)的一個(gè)標(biāo)志，也是項(xiàng)目由基建轉(zhuǎn)向投用的一個(gè)環(huán)節(jié)，其中一項(xiàng)是對施工技術(shù)資料文件的整理和檢查，竣工技術(shù)資料必須保證完整、齊全、正確，才能符合竣工要求。竣工驗(yàn)收前形成的資料多，同時(shí)可能會出現(xiàn)機(jī)構(gòu)調(diào)整、合并及人員撤離等情況，這期間更應(yīng)防止檔案丟失、損毀。抓薄弱環(huán)節(jié)，就是緊盯那些不易收集的檔案，如大量的供貨廠商提供的產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄、設(shè)備和人員的鑒定記錄、環(huán)評文件和應(yīng)用證明等有價(jià)值卻容易缺失的檔案。為此，檔案部門應(yīng)積極參與到項(xiàng)目各階段工作中，參加各階段驗(yàn)收會，指導(dǎo)各方做好項(xiàng)目資料積累工作。

3.6 加強(qiáng)督促，關(guān)鍵環(huán)節(jié)不放松

對于檔案管理中的一些細(xì)節(jié)問題，應(yīng)加強(qiáng)溝通，保持信息渠道的暢通，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性。

首先，檔案部門加強(qiáng)與設(shè)備管理相關(guān)部門溝通和聯(lián)系，要求在簽訂合同時(shí)，提供的文件與實(shí)際文件要相符，提供不完整的，督促上述機(jī)關(guān)及時(shí)與廠家聯(lián)系，索取文件。

其次，對于設(shè)備檔案的管理工作，主要抓好三個(gè)環(huán)節(jié)。一是抓好設(shè)備隨機(jī)資料的收集、整理。對于貴、大、關(guān)、稀的設(shè)備、儀器開箱驗(yàn)收時(shí)，檔案人員應(yīng)到現(xiàn)場進(jìn)行清點(diǎn)、核實(shí)文件資料，避免文件資料散失。如果設(shè)備含有裝箱單，開箱時(shí)按裝箱單一項(xiàng)一項(xiàng)核對，如果沒有裝箱單，要寫明外觀情況及隨機(jī)全部紙質(zhì)資料、軟件資料的名稱、數(shù)量等相關(guān)信息。二是要抓好安裝調(diào)試階段文件的收集整理，設(shè)備安裝調(diào)試期間所形成的各類文件均應(yīng)歸檔保存，如設(shè)備安裝移交驗(yàn)收單、附件及工具清單、安裝基礎(chǔ)圖等。三是要抓好設(shè)備運(yùn)行使用階段維修資料的收集整理，包括設(shè)備儀器維修計(jì)劃、修理記錄、驗(yàn)收記錄、修理總結(jié)、數(shù)據(jù)整理分析記錄、運(yùn)行臺時(shí)記錄、維修換件記錄、設(shè)備事故報(bào)告單、改裝驗(yàn)收方案等。此外，檔案部門與設(shè)備管理部門密切合作，重點(diǎn)加強(qiáng)對特種設(shè)備原始資料的收集，確保設(shè)備資料完整。

再次，對于基建檔案，重點(diǎn)是要做好基建檔案管理與工程建設(shè)同步。要想做好基建檔案與工程建設(shè)同步，確保檔案的完整、準(zhǔn)確，必須加強(qiáng)檔案意識，按照工程建設(shè)全過程的程序，從醞釀、決策建成投產(chǎn)，實(shí)行同步積累、收集、整理、補(bǔ)充、完善、歸檔，也就是做好檔案建設(shè)對工程的貫穿滲透，全過程跟蹤，才能取得較好的效果。首先，做好立項(xiàng)資料的收集、整理工作，包括可行性研究、任務(wù)書、設(shè)計(jì)文件材料等；其次，做好施工資料的歸檔工作，包括開工報(bào)告，施工合同，技術(shù)交底，施工組織設(shè)計(jì)，施工計(jì)劃，施工方案，技術(shù)措施，安全措施、原材料及構(gòu)件出廠證明，試驗(yàn)報(bào)告，變更通知書，基礎(chǔ)工程施工圖，施工記錄，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，調(diào)試記錄，施工總結(jié)，技術(shù)總結(jié)，竣工報(bào)告，竣工驗(yàn)收報(bào)告等。最后，應(yīng)確保竣工資料的完整性，包括項(xiàng)目竣工驗(yàn)收報(bào)告，全部竣工圖，項(xiàng)目質(zhì)量評審報(bào)告，聲像材料，工程概算，預(yù)算，決算等。

同時(shí)，加強(qiáng)對項(xiàng)目中設(shè)備、廠房的拍攝工作及聲像資料的及時(shí)歸檔，設(shè)備到貨驗(yàn)收時(shí)同時(shí)進(jìn)行資料攝制工作，確保聲像資料的完整性。

在項(xiàng)目檔案的歸檔過程中，我單位遵循科學(xué)的檔案整理原則，以便于檔案合理保管和科學(xué)組織利用為目的，結(jié)合工程檔案形成的有機(jī)聯(lián)系，對歸檔的文件進(jìn)行組卷。公文及管理文件歸入文書檔案；基建工程文件歸入基建檔案；設(shè)備儀器文件歸入設(shè)備儀器檔案；合同歸入經(jīng)營檔案；憑證、報(bào)表、帳簿歸入會計(jì)檔案；照片歸入特殊載體檔案。

總之，在加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)重視、制度建設(shè)、全程監(jiān)管、嚴(yán)格驗(yàn)收，是我們非常重視的幾大工作要?jiǎng)?wù)，按照這樣的工作要求，我們的工程竣工檔案資料在符合國家標(biāo)準(zhǔn)、確保歸檔率方面成效顯著，進(jìn)而為項(xiàng)目順利通過正式驗(yàn)收奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡介

羅瑩（1964一），女，漢族，浙江省慈溪市人。航天材料及工藝研究所，職稱館員，學(xué)歷本科