新時期旅游管理部門檔案管理芻議

高雅

摘 要：近年來，在市場經(jīng)濟迅速發(fā)展的背景下，人們的生活水平得到了很大的提高，在提高了對物質(zhì)生活的要求的同時，也越來越注重精神生活，這就大大推動了旅游行業(yè)的發(fā)展。旅游行業(yè)是一個新興的服務(wù)行業(yè)，基于旅游行業(yè)的加速發(fā)展趨勢，我國已經(jīng)成立了旅游部門。但就現(xiàn)階段來說，旅游部門在旅游檔案管理方面正處于摸索階段，必須進一步加強、規(guī)范旅游管理部門的檔案管理工作，才能促進旅游行業(yè)的持續(xù)發(fā)展。本文主要對新時期旅游管理部門的檔案管理工作進行了分析。

關(guān)鍵詞：旅游管理部門；檔案管理；旅游檔案

為實現(xiàn)旅游行業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，應(yīng)規(guī)范化地開展旅游檔案管理。但就現(xiàn)階段來說，旅游檔案管理依然存在著諸多問題，究其原因在于，我國旅游行業(yè)的起步較晚。新時期，應(yīng)進一步加強、深化旅游管理部門的檔案管理，提高旅游檔案管理水平，以更好地促進旅游行業(yè)的發(fā)展與進步。

1 新時期旅游管理部門檔案收集途徑的優(yōu)化

為確保旅游管理部門檔案管理工作的順利開展，應(yīng)對檔案收集途徑進行優(yōu)化，采取多種途徑與渠道，全面收集旅游檔案資料，這也是檔案管理的前提與基礎(chǔ)。檔案收集途徑主要包括：第一，主動收集。旅游管理部門在收集檔案資料之前，應(yīng)深入了解所管轄區(qū)域內(nèi)的旅游業(yè)務(wù)，主動對涉旅相關(guān)材料進行收集，并完整歸檔，確保歸檔文件齊全[1]；第二，建立超前意識，提前收集檔案資料。旅游管理部門主管檔案收集工作的各個科室，應(yīng)積極與人事組織部門進行交流，根據(jù)科室業(yè)務(wù)特點，明確檔案收集范圍、制定合理的歸檔制度，落實工作責(zé)任，盡量在歸檔前解決所有問題；第三，全過程跟蹤。安排專人負(fù)責(zé)收集相關(guān)旅游業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的文件，旅游業(yè)務(wù)一開始，便安排專門檔案管理人員進行跟蹤服務(wù)，并收集整理旅游檔案資料；第四，檢查驗收。根據(jù)歸檔制度以及旅游檔案的收集范圍，對收集的旅游檔案資料進行逐項檢查，確保其完整齊全之后方可整理歸檔，然后與人事組織部門辦理移交手續(xù)。

2 新時期旅游管理部門檔案管理的內(nèi)容

2.1 旅游檔案的分類

旅游管理部門檔案管理工作的開展過程中，必須加強對旅游檔案的分析，明確旅游檔案的種類，以為實現(xiàn)精細化、規(guī)范化旅游檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。根據(jù)不同分類標(biāo)準(zhǔn)，可以將旅游檔案分為不同的類型。以載體的不同為分類標(biāo)準(zhǔn)，可以將旅游檔案分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案以及實物檔案；以旅游管理部門職能的不同，可以將旅游檔案分為旅行社類檔案、政務(wù)人事類檔案、旅游景區(qū)類檔案、大型活動類檔案、宣傳類檔案、旅游統(tǒng)計類檔案、旅游商品類檔案以及鄉(xiāng)村旅游類檔案等[2]。

2.2 旅游管理部門檔案管理的類別及其內(nèi)容

旅游管理部門的各項旅游業(yè)務(wù)，其地點、時間、內(nèi)容、載體以及形式等得有不同，但也有一定的普遍性，也就是檔案均有階段性特征。不同階段中，各個類別形成的檔案，構(gòu)成旅游管理部門檔案管理的全部檔案。具體如下：第一，旅行社類檔案，該類檔案的主要內(nèi)容是各旅行社主要業(yè)績、申報、審批、年檢、驗收、投訴處理情況以及質(zhì)量保證金使用情況等；第二，政務(wù)人事類檔案，該類檔案的主要內(nèi)容是上級主管部門、當(dāng)?shù)攸h委政府的黨務(wù)政務(wù)信息、財務(wù)財產(chǎn)管理情況、各規(guī)章制度、人事任免、重要通知以及重要會議紀(jì)要等；第三，旅游景區(qū)類檔案，該類檔案的主要內(nèi)容是旅游景區(qū)規(guī)劃以及實際實施情況，各A級旅游景區(qū)的申報、審批、復(fù)核、驗收、人才培訓(xùn)、主要業(yè)績以及項目建設(shè)情況，旅游景區(qū)的宣傳計劃與實施情況、旅游景區(qū)投訴處理情況以及旅游團隊接待情況等；第四，大型活動類檔案，該類檔案的主要內(nèi)容是大型文旅活動的舉辦情況以及國家旅游局、省旅游局、其他省市組織的大型旅游會展活動情況等；第五，宣傳促銷檔案，該類檔案的主要內(nèi)容是年度旅游宣傳促銷規(guī)劃、各類媒體宣傳活動的開展情況以及專項經(jīng)費的落實情況等；第六，旅游統(tǒng)計類檔案，該類檔案的主要內(nèi)容是所有涉旅單位的項目建設(shè)投資、接待人數(shù)、綜合收入、旅游收入的月報、季報與年報檔案，包括旅游景區(qū)、旅游飯店、旅游強縣、旅游特色村、旅行社、農(nóng)家樂、休閑漁業(yè)旅游點或者是工農(nóng)業(yè)旅游點等；第七，旅游商品類檔案，該類檔案的主要內(nèi)容是各旅游紀(jì)念品、旅游商品的生產(chǎn)、銷售情況，各類旅游商品創(chuàng)新大賽的獲獎情況等。針對不同類型的旅游檔案，分門別類地進行管理，有利于提高旅游檔案管理的效率，也促進了旅游檔案管理的精細化發(fā)展。

3 新時期旅游管理部門檔案管理的發(fā)展

3.1 制度化發(fā)展

新時期，為了確保旅游管理部門檔案管理水平的持續(xù)提高，應(yīng)推動旅游檔案管理的制度化發(fā)展。在發(fā)生重大旅游活動的時候，旅游業(yè)務(wù)部門應(yīng)向檔案管理部門備案，從而能夠使檔案管理部門及時指導(dǎo)、監(jiān)督、管理其所產(chǎn)生的檔案資料。

3.2 責(zé)任化發(fā)展

各級旅游部門，針對旅游檔案管理工作，應(yīng)明確一名領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，在此基礎(chǔ)上，各級旅游業(yè)務(wù)部門，也要安排專職、兼職人員，負(fù)責(zé)檔案收集工作、檔案整理工作，這些人員為直接負(fù)責(zé)人，對檔案收集、檔案整理質(zhì)量負(fù)責(zé)，實現(xiàn)了將責(zé)任落實到人。對負(fù)責(zé)人進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理能力，從而進一步提升旅游管理部門檔案管理質(zhì)量與水平。

3.3 信息化發(fā)展

信息社會化、社會信息化時代背景下，信息技術(shù)不斷完善，并在各行各業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用，為推動行業(yè)轉(zhuǎn)型與現(xiàn)代化發(fā)展做出了良好的貢獻[3]。因此，新時期，旅游管理部門也要積極引進信息技術(shù)，創(chuàng)建電子檔案。但這并不代表要完全摒棄傳統(tǒng)載體，而是應(yīng)該在相關(guān)部門的指導(dǎo)下，根據(jù)電子檔案特點及不同載體特點，制定科學(xué)的檔案收集、歸檔方法，形成多種載體并存的局面。

4 結(jié)語

綜上所述，新時期，旅游管理部門檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)與新的機遇，旅游管理部門為進一步提高檔案管理水平，應(yīng)積極加強對檔案收集途徑的優(yōu)化，深入研究檔案管理內(nèi)容，確保旅游檔案管理的順利開展，為推動旅游行業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]程潔.高點定位 整體推進 不斷提升旅游檔案管理水平[J].山東檔案，2017（03）：68-69.

[2]劉化雨.旅游系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)的探究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2016（14）：22-23.

[3]冀波.旅游檔案的特點及開發(fā)利用措施探討[J].旅游縱覽（下半月），2015（08）：49.