新時期旅游管理部門檔案管理芻議

高雅

摘 要：近年來，在市場經濟迅速發展的背景下，人們的生活水平得到了很大的提高，在提高了對物質生活的要求的同時，也越來越注重精神生活，這就大大推動了旅游行業的發展。旅游行業是一個新興的服務行業，基于旅游行業的加速發展趨勢，我國已經成立了旅游部門。但就現階段來說，旅游部門在旅游檔案管理方面正處于摸索階段，必須進一步加強、規范旅游管理部門的檔案管理工作，才能促進旅游行業的持續發展。本文主要對新時期旅游管理部門的檔案管理工作進行了分析。

關鍵詞：旅游管理部門；檔案管理；旅游檔案

為實現旅游行業的持續、穩定發展，應規范化地開展旅游檔案管理。但就現階段來說，旅游檔案管理依然存在著諸多問題，究其原因在于，我國旅游行業的起步較晚。新時期，應進一步加強、深化旅游管理部門的檔案管理，提高旅游檔案管理水平，以更好地促進旅游行業的發展與進步。

1 新時期旅游管理部門檔案收集途徑的優化

為確保旅游管理部門檔案管理工作的順利開展，應對檔案收集途徑進行優化，采取多種途徑與渠道，全面收集旅游檔案資料，這也是檔案管理的前提與基礎。檔案收集途徑主要包括：第一，主動收集。旅游管理部門在收集檔案資料之前，應深入了解所管轄區域內的旅游業務，主動對涉旅相關材料進行收集，并完整歸檔，確保歸檔文件齊全[1]；第二，建立超前意識，提前收集檔案資料。旅游管理部門主管檔案收集工作的各個科室，應積極與人事組織部門進行交流，根據科室業務特點，明確檔案收集范圍、制定合理的歸檔制度，落實工作責任，盡量在歸檔前解決所有問題；第三，全過程跟蹤。安排專人負責收集相關旅游業務中產生的文件，旅游業務一開始，便安排專門檔案管理人員進行跟蹤服務，并收集整理旅游檔案資料；第四，檢查驗收。根據歸檔制度以及旅游檔案的收集范圍，對收集的旅游檔案資料進行逐項檢查，確保其完整齊全之后方可整理歸檔，然后與人事組織部門辦理移交手續。

2 新時期旅游管理部門檔案管理的內容

2.1 旅游檔案的分類

旅游管理部門檔案管理工作的開展過程中，必須加強對旅游檔案的分析，明確旅游檔案的種類，以為實現精細化、規范化旅游檔案管理奠定良好的基礎。根據不同分類標準，可以將旅游檔案分為不同的類型。以載體的不同為分類標準，可以將旅游檔案分為紙質檔案、聲像檔案以及實物檔案；以旅游管理部門職能的不同，可以將旅游檔案分為旅行社類檔案、政務人事類檔案、旅游景區類檔案、大型活動類檔案、宣傳類檔案、旅游統計類檔案、旅游商品類檔案以及鄉村旅游類檔案等[2]。

2.2 旅游管理部門檔案管理的類別及其內容

旅游管理部門的各項旅游業務，其地點、時間、內容、載體以及形式等得有不同，但也有一定的普遍性，也就是檔案均有階段性特征。不同階段中，各個類別形成的檔案，構成旅游管理部門檔案管理的全部檔案。具體如下：第一，旅行社類檔案，該類檔案的主要內容是各旅行社主要業績、申報、審批、年檢、驗收、投訴處理情況以及質量保證金使用情況等；第二，政務人事類檔案，該類檔案的主要內容是上級主管部門、當地黨委政府的黨務政務信息、財務財產管理情況、各規章制度、人事任免、重要通知以及重要會議紀要等；第三，旅游景區類檔案，該類檔案的主要內容是旅游景區規劃以及實際實施情況，各A級旅游景區的申報、審批、復核、驗收、人才培訓、主要業績以及項目建設情況，旅游景區的宣傳計劃與實施情況、旅游景區投訴處理情況以及旅游團隊接待情況等；第四，大型活動類檔案，該類檔案的主要內容是大型文旅活動的舉辦情況以及國家旅游局、省旅游局、其他省市組織的大型旅游會展活動情況等；第五，宣傳促銷檔案，該類檔案的主要內容是年度旅游宣傳促銷規劃、各類媒體宣傳活動的開展情況以及專項經費的落實情況等；第六，旅游統計類檔案，該類檔案的主要內容是所有涉旅單位的項目建設投資、接待人數、綜合收入、旅游收入的月報、季報與年報檔案，包括旅游景區、旅游飯店、旅游強縣、旅游特色村、旅行社、農家樂、休閑漁業旅游點或者是工農業旅游點等；第七，旅游商品類檔案，該類檔案的主要內容是各旅游紀念品、旅游商品的生產、銷售情況，各類旅游商品創新大賽的獲獎情況等。針對不同類型的旅游檔案，分門別類地進行管理，有利于提高旅游檔案管理的效率，也促進了旅游檔案管理的精細化發展。

3 新時期旅游管理部門檔案管理的發展

3.1 制度化發展

新時期，為了確保旅游管理部門檔案管理水平的持續提高，應推動旅游檔案管理的制度化發展。在發生重大旅游活動的時候，旅游業務部門應向檔案管理部門備案，從而能夠使檔案管理部門及時指導、監督、管理其所產生的檔案資料。

3.2 責任化發展

各級旅游部門，針對旅游檔案管理工作，應明確一名領導負責，在此基礎上，各級旅游業務部門，也要安排專職、兼職人員，負責檔案收集工作、檔案整理工作，這些人員為直接負責人，對檔案收集、檔案整理質量負責，實現了將責任落實到人。對負責人進行業務培訓，提高其檔案管理能力，從而進一步提升旅游管理部門檔案管理質量與水平。

3.3 信息化發展

信息社會化、社會信息化時代背景下，信息技術不斷完善，并在各行各業中得到了廣泛應用，為推動行業轉型與現代化發展做出了良好的貢獻[3]。因此，新時期，旅游管理部門也要積極引進信息技術，創建電子檔案。但這并不代表要完全摒棄傳統載體，而是應該在相關部門的指導下，根據電子檔案特點及不同載體特點，制定科學的檔案收集、歸檔方法，形成多種載體并存的局面。

4 結語

綜上所述，新時期，旅游管理部門檔案管理面臨著新的挑戰與新的機遇，旅游管理部門為進一步提高檔案管理水平，應積極加強對檔案收集途徑的優化，深入研究檔案管理內容，確保旅游檔案管理的順利開展，為推動旅游行業的持續發展奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]程潔.高點定位 整體推進 不斷提升旅游檔案管理水平[J].山東檔案，2017（03）：68-69.

[2]劉化雨.旅游系統檔案管理信息化建設的探究[J].現代經濟信息，2016（14）：22-23.

[3]冀波.旅游檔案的特點及開發利用措施探討[J].旅游縱覽（下半月），2015（08）：49.