文書檔案的電子化管理

張靜

摘 要：隨著科學技術的發展和世界進入互聯網時代，文書檔案的電子化管理已經勢在必行。本文著重介紹和分析了文書檔案的保存模式及發展趨勢、運用辦公自動化系統平臺加強對文書檔案的電子化管理和管理流程。

關鍵詞：文書檔案 電子化 管理 辦公自動化

文書檔案的電子化管理是辦公自動化過程中的產物，隨著科學技術的發展，檔案信息載體也發生了巨大的變化。辦公自動化乃至無紙辦公的實現，使得電子文件數量與日俱增，傳統的檔案利用面臨著新的挑戰。只有改變檔案利用方式，建立健全檔案信息的電子化管理，才能使文書檔案管理跟上時代發展的步伐，發揮其應有的功效。

1 目前文書檔案的“雙套制”保存模式及發展趨勢

現階段，全國的文書檔案管理、利用都實行了“雙套制”，即文件數據與文件實體同時并存。雖然，電子化文件暫不能完全取代紙質文件，紙質文件仍是檔案管理的主體，但從長遠來看，隨著計算機技術的發展，數據存儲技術的成熟，數據安全性問題得到逐步解決，電子化文件將成為文書檔案的主體。

1.1 電子文檔的定義

電子文件檔案是以數碼形式保存歸檔文件的方式。檔案電子化管理的重要工作是將以紙質為載體的檔案形式轉換成以光盤或硬盤等數字化存儲設備作為載體的檔案形式。完成紙質檔案電子化，需要設計以檔案時間排序為總體框架的檔案管理方式。（1）文件按發文字不同排序文號，使用的設計程序可以通過選項做到連續排列。（2）通過特定的技術方法把一件事中密不可分的、時間跨度大的文件依次連續排列。

1.2 電子文檔與紙制文檔的區別

由于紙質檔案原件的特性是檔案的內容附在其紙質形式上，內容和載體不可分割。所以，“原件”的概念和認定方式不適合于電子檔案。電子檔案是數字化形式，其內容信息可與它的載體分離，它可以從一個載體復制到另一個載體，無原件與復制件之分，且很難區分其信息內容更改的前后狀況。數字簽字的出現產生了數字簽字的電子文件，這只能證明它不是偽造的、是不能更改的原始記錄狀態，但不能證明它是“原件”，因為數字簽字的電子文件也是可以拷貝的，這就使得人們很難判斷電子檔案的原始性。因此，目前的文書檔案管理大多采用雙套制保存的方式。

2 運用OA辦公自動化系統平臺對本單位文書檔案進行網絡化管理

現在，很多單位都使用OA辦公自動化系統。為更大范圍、更加有效地發揮電子文檔的作用，我們將充分利用OA辦公自動化系統這個平臺，使大家快捷地查詢所需要的檔案內容，逐步改變利用檔案必須到檔案室調閱檔案實體的方式。這將有利于進一步豐富檔案服務手段，促進檔案利用，提高檔案信息化管理水平。

2.1 整體設計

現在，很多單位運用的是OA辦公自動化系統。結合檔案管理工作的特性，我們擬在OA主頁上設一個“檔案”按鈕，當大家點擊這個按鈕時就會出現檔案頁面，設（1）查檔須知、（2）檔案法規、（3）現行文件、（4）獲獎名冊、（5）歷史照片、（6）大事記、（7）珍貴鏡頭、（8）檔案征集等窗口，并建立關鍵詞檢索。通過這些功能，可以達到多人同時查詢利用檔案，有效地提高工作效率，提高檔案信息的共享程度，達到了資源優化配置。

2.2 實施步驟

實現實體化檔案向電子化檔案過渡，設立電子化檔案局域網查詢窗口，需要系統程序的支持和相應的配套管理措施。如：規定數據庫內電子檔案的訪問權限及應用軟件模塊的使用權限；運用可靠的信息安全技術，包括密碼鑒別技術、

訪問控制技術、防火墻技術、計算機網路病毒防治技術、計算機安全檢測技術、信息安全管理措施等，用這些必要的運行條件來確保檔案信息的安全。

2.3 安全措施

隨著計算機網絡的發展，病毒侵蝕，黑客攻擊，網上竊聽與篡改等時刻威脅著網絡安全，如何維護網絡的安全日顯突出。盡管有防火墻、身份驗證等有效的安全防范措施，卻也難以完全阻擋網上非法侵襲行為。為此，國家保密局規定，帶密級的文件不能上網。我們檔案管理人員在實現實體化檔案向電子化檔案過渡時，在設立電子化檔案網上查詢時一定要注意文件的屬性，帶密級的文件還以現行的紙質形式傳閱，但可以將文件的條目錄入電子目錄，這既能保證上網文件的安全，又能保證電子文檔文件目錄的完整性。

3 文書檔案電子化管理流程

文書檔案電子化管理是利用先進的科學技術，使文書檔案管理人員與計算機辦公設備構成服務目標的人機信息處理系統，由辦公自動化產生的各類文書檔案電子化文件，必須按照國務院公布的《公文處理細則》的要求進行規范化歸檔。

3.1 電子文檔形成

文書檔案電子化管理可在電子文檔形成過程中，應用傳統的方法起草、修改、審核、簽發、打印、封發并形成各類電子文件。特別注意的是，文書檔案電子化文件應按照行文的要求選擇好文種、擬好標題、標明密級和時限、發送范圍等背景材料，最好能在附件上記錄下文稿的歷次修改標記及領導人簽發的記錄，以備查詢。

3.2 電子文檔歸檔的原則

電子文件的管理應該堅持按時歸檔的原則，要求所形成的正式電子文件必須及時向檔案室移交。移交可以采用郵件或拷貝的形式送達，并由檔案管理人員設置文件夾對其進行分類管理。同時，也應將正式的紙質文件于規定的時間內向檔案室移交，以便核對相關的電子文件，防止其發生錯亂或被人為的刪改現象，保證電子文件的真實性、完整性。檔案室管理人員還應對所有歸檔的電子文件進行檢測，確認無病毒感染后，再將其轉錄到存儲器中，并編制文件索引以供調閱查詢。

3.3 電子文件的備份

電子文件從歸檔之日起就應做好三備份，二份歸檔，一份對外提供利用。檔案室管理人員應定期檢查電子文件的保存情況，確保電子文件對外提供利用及存檔雙保險。

3.4 電子文件的安全管理

檔管人員工作中應達到以下三個方面的要求：一是確保電子文件不被非法更改；二是電子文件格式能夠被準確識讀；三是承載信息的載體必須穩定。此外對密碼的管理也應該做到多把鑰匙開一把鎖，即操作人員的相互制約。

由此可見，有效實現文書檔案電子化管理，有效利用多媒體網絡技術進行檔案管理，既是社會信息化發展對檔案工作提出的必然要求，也是檔案工作由手工操作的實體化管理向信息化管理發展的必然選擇。我們應抓住機遇，努力應用現代化技術，使檔案利用工作主動適應發展的需求，努力開創與時代發展需要相適應的檔案工作的新路子。

參考文獻

[1]林李霞.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].辦公室業務，2014.03

[2]湯穎.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].科技風，2014.09