事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題以及改進策略

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展和科技的不斷創(chuàng)新，我國的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作也正在不斷改善。但是其目前還存在一些問題影響著我國檔案管理信息化的進步。所以在事業(yè)單位日常的檔案管理工作中，應(yīng)該將解決其存在的問題當(dāng)成工作的重點。本文將就我國事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題及其解決方案進行全面的討論。

關(guān)鍵字：檔案管理；信息化；存在問題；解決方案

近年來，我國經(jīng)濟水平和科技水平不斷上升，導(dǎo)致相關(guān)事業(yè)單位在其檔案管理信息化工作上的要求越來越嚴格，致使我國的檔案管理制度越來越完善。在新型檔案管理模式的基礎(chǔ)上，我國的檔案管理工作也出現(xiàn)了很多新的問題。所以，如何解決這些問題就成為了當(dāng)下工作的關(guān)鍵因素。

1 目前我國事業(yè)單位信息化檔案管理出現(xiàn)的問題

1.1 盲目進行檔案信息化工作

當(dāng)代社會電子辦公設(shè)備已經(jīng)非常普及，將檔案管理工作與電子技術(shù)相結(jié)合，能夠很大程度的幫助工作人員查找自己的資料。在信息化平臺的應(yīng)用，能夠使事業(yè)單位充分的利用資源，減少在查找檔案上時間的浪費。所以，檔案管理信息化能夠有效的提高工作效率，但也不是隨便的一個平臺就能夠完成該項工作的。雖然大多數(shù)應(yīng)用軟件能夠完成書面檔案管理工作，但是在檔案管理信息化方面，只有少數(shù)的專業(yè)軟件能夠滿足其工作要求。我國的一些企業(yè)單位已經(jīng)開通了公司內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)的使用，所有的文件都能被存儲在資料庫里面，而且公司的內(nèi)部員工也會有閱讀限制，拓展了檔案的交流合作，但是存在著公司管理不當(dāng)?shù)膯栴}，對于電子檔案的存儲位置沒有清楚的規(guī)定，或者因為工作人員的操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案丟失情況。

1.2 檔案的信息化管理的安全系數(shù)較低

目前來看，我國事業(yè)單位的重要檔案管理方式與普通檔案管理方式有所不同，甚至?xí)婕暗轿覈膰H機密，所以這就要求我國檔案信息化管理必須具有極高的安全水平，關(guān)鍵資料一旦流出后果不堪設(shè)想。但是現(xiàn)階段來講，我國的檔案管理工作在很大程度上忽視了其安全系數(shù)的重要性，使一些重要信息收到了威脅。在資料調(diào)取過程中的身份驗證工作不夠?qū)е铝速Y料的泄露，還有個別事業(yè)單位仍允許外網(wǎng)的登陸，這就給不法分子提供了可乘之機。因此，相關(guān)事業(yè)單位必須嚴格控制內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管力度，將檔案的信息化管理安全性作為目前工作的重點。

1.3 檔案的信息化管理工作人員的專業(yè)水平不夠

當(dāng)今社會給人們提供了很多新的職業(yè)選擇，求職者也更愿意選擇一些自由程度較高且創(chuàng)新能力強的工作單位。應(yīng)屆畢業(yè)生對于那些過于平淡的工作，無法提起較高的興趣。導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理人員多數(shù)是工作經(jīng)驗不足，專業(yè)水平較低的人群，這就會在很大程度上影響檔案的管理工作，使得檔案管理工作秩序紊亂，甚至導(dǎo)致檔案丟失的情況發(fā)生。所以事業(yè)單位必須嚴格控制檔案管理人員的工作能力，選擇專業(yè)水平較高的工作人員擔(dān)任此職務(wù)，全面優(yōu)化檔案管理的工作隊伍。

2 根據(jù)當(dāng)前檔案信息化管理工作的問題制定解決方案

2.1 設(shè)計完善的檔案信息化管理體制

事業(yè)單位是我國較為特殊的一個工作單位，事業(yè)單位的檔案信息化管理工作也處于相對偏僻的情況，但是我國有在此方面擁有相當(dāng)明確的的法律條文規(guī)定。因此，我國目前的檔案信息化管理工作必須嚴格遵守我國相關(guān)法律法規(guī)的要求進行，也就是說我國的檔案信息化管理工作必須受到相關(guān)法律條文的限制，必須有明確的工作準則。不同類型的事業(yè)單位也應(yīng)該結(jié)合自身的特點，制定科學(xué)、適合的事業(yè)單位檔案信息化管理制度，增強工作人員的責(zé)任意識，從而達到較強的自我約束能力。

2.2 嚴格要求檔案管理的監(jiān)督工作

嚴格的監(jiān)督管理工作能夠在很大程度上幫助事業(yè)單位檔案信息化管理工作的順利開展，并且必須保證相關(guān)工作在法律允許的情況下展開。良好的監(jiān)督管理工作能夠在一定程度上提高工作人員的積極性，從而培養(yǎng)工作人員的創(chuàng)造力，提高事業(yè)單位檔案信息化管理工作的安全系數(shù)。事業(yè)單位應(yīng)該同時進行內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督工作，兩者之間相互平衡，相互支持。使得工作中的錯誤操作行為得到正確的指導(dǎo)，為我國事業(yè)單位檔案信息化管理工作貢獻力量。

2.3 加大檔案信息化管理設(shè)備的管理工作

事業(yè)單位的檔案管理工作是一項較為系統(tǒng)的工作，不管是信息收集、儲存、提取工作都具有非常關(guān)鍵的意義。各個部門聯(lián)系密切，相輔相成。所以這就要求事業(yè)單位具備全面的檔案信息化管理設(shè)備，符合國家的法律規(guī)定，其儲存方式不僅要做到方便快捷還要節(jié)約資料的查找時間，當(dāng)發(fā)生意外情況是還要能夠得到及時的解決。檔案管理的工作人員還要促進全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)建設(shè)。還可以通過接受電子資料的方式實現(xiàn)各種資料的信息化錄入和管理工作。最大程度上我國檔案信息化管理工作的工作效率。

2.4 從整體上提升相關(guān)工作人員的專業(yè)水平

增強相關(guān)人員的培養(yǎng)工作，提高工作人員的專業(yè)技能來實現(xiàn)提高檔案管理工作的工作效率這一終極目標。事業(yè)單位應(yīng)該定期對工作人員進行專門且要求嚴格的專業(yè)培訓(xùn)工作，給工作人員提供更多的向外界學(xué)習(xí)的機會，在傳統(tǒng)檔案管理模式的基礎(chǔ)上不斷的更新檔案信息化管理的工作模式，使工作人員最大程度的掌握相關(guān)技能，結(jié)合自身情況分配不同的工作種類，將工作人員的工作效率發(fā)揮大最大水平。使檔案信息化管理能夠更好的為社會提供便利的服務(wù)。

2.5 對檔案的信息化管理提出科學(xué)的規(guī)劃

事業(yè)單位需結(jié)合單位的自身情況，如經(jīng)濟情況，工作人員工作情況等合理的安排檔案信息化管理工作的發(fā)展目標，不能急于求成，竊取其他事業(yè)單位的成功經(jīng)驗，必須對自身情況有一個全面而且正確的分析判斷。將實現(xiàn)檔案信息化管理這一終極目標分成多個小目標逐一完成，從而實現(xiàn)檔案信息化管理工作的科學(xué)合理的發(fā)展。

3 結(jié)束語

近年來我國經(jīng)濟水平迅速提高，為我國事業(yè)單位的檔案信息化管理工作提供了優(yōu)良的發(fā)展環(huán)境，建立事業(yè)單位信息化管理制度是我國當(dāng)今社會發(fā)展要求的必要選擇，能夠有效的提高檔案管理水平，大大縮短在資料查找上浪費的時間，所以解決現(xiàn)存的檔案信息化管理問題是相關(guān)事業(yè)單位日后的工作重點。

參考文獻

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作者簡介

陳媛（980-），女，漢族，江西上饒，當(dāng)前職務(wù)：綜合處副處長，當(dāng)前職稱：助理館員，本科，研究方向：檔案管理