事業單位檔案管理信息化建設存在的問題以及改進策略

摘 要：隨著我國經濟的不斷發展和科技的不斷創新，我國的事業單位檔案管理信息化建設工作也正在不斷改善。但是其目前還存在一些問題影響著我國檔案管理信息化的進步。所以在事業單位日常的檔案管理工作中，應該將解決其存在的問題當成工作的重點。本文將就我國事業單位檔案管理信息化存在的問題及其解決方案進行全面的討論。

關鍵字：檔案管理；信息化；存在問題；解決方案

近年來，我國經濟水平和科技水平不斷上升，導致相關事業單位在其檔案管理信息化工作上的要求越來越嚴格，致使我國的檔案管理制度越來越完善。在新型檔案管理模式的基礎上，我國的檔案管理工作也出現了很多新的問題。所以，如何解決這些問題就成為了當下工作的關鍵因素。

1 目前我國事業單位信息化檔案管理出現的問題

1.1 盲目進行檔案信息化工作

當代社會電子辦公設備已經非常普及，將檔案管理工作與電子技術相結合，能夠很大程度的幫助工作人員查找自己的資料。在信息化平臺的應用，能夠使事業單位充分的利用資源，減少在查找檔案上時間的浪費。所以，檔案管理信息化能夠有效的提高工作效率，但也不是隨便的一個平臺就能夠完成該項工作的。雖然大多數應用軟件能夠完成書面檔案管理工作，但是在檔案管理信息化方面，只有少數的專業軟件能夠滿足其工作要求。我國的一些企業單位已經開通了公司內部局域網絡的使用，所有的文件都能被存儲在資料庫里面，而且公司的內部員工也會有閱讀限制，拓展了檔案的交流合作，但是存在著公司管理不當的問題，對于電子檔案的存儲位置沒有清楚的規定，或者因為工作人員的操作不當導致檔案丟失情況。

1.2 檔案的信息化管理的安全系數較低

目前來看，我國事業單位的重要檔案管理方式與普通檔案管理方式有所不同，甚至會涉及到我國的國際機密，所以這就要求我國檔案信息化管理必須具有極高的安全水平，關鍵資料一旦流出后果不堪設想。但是現階段來講，我國的檔案管理工作在很大程度上忽視了其安全系數的重要性，使一些重要信息收到了威脅。在資料調取過程中的身份驗證工作不夠導致了資料的泄露，還有個別事業單位仍允許外網的登陸，這就給不法分子提供了可乘之機。因此，相關事業單位必須嚴格控制內部網絡的監管力度，將檔案的信息化管理安全性作為目前工作的重點。

1.3 檔案的信息化管理工作人員的專業水平不夠

當今社會給人們提供了很多新的職業選擇，求職者也更愿意選擇一些自由程度較高且創新能力強的工作單位。應屆畢業生對于那些過于平淡的工作，無法提起較高的興趣。導致事業單位的檔案管理人員多數是工作經驗不足，專業水平較低的人群，這就會在很大程度上影響檔案的管理工作，使得檔案管理工作秩序紊亂，甚至導致檔案丟失的情況發生。所以事業單位必須嚴格控制檔案管理人員的工作能力，選擇專業水平較高的工作人員擔任此職務，全面優化檔案管理的工作隊伍。

2 根據當前檔案信息化管理工作的問題制定解決方案

2.1 設計完善的檔案信息化管理體制

事業單位是我國較為特殊的一個工作單位，事業單位的檔案信息化管理工作也處于相對偏僻的情況，但是我國有在此方面擁有相當明確的的法律條文規定。因此，我國目前的檔案信息化管理工作必須嚴格遵守我國相關法律法規的要求進行，也就是說我國的檔案信息化管理工作必須受到相關法律條文的限制，必須有明確的工作準則。不同類型的事業單位也應該結合自身的特點，制定科學、適合的事業單位檔案信息化管理制度，增強工作人員的責任意識，從而達到較強的自我約束能力。

2.2 嚴格要求檔案管理的監督工作

嚴格的監督管理工作能夠在很大程度上幫助事業單位檔案信息化管理工作的順利開展，并且必須保證相關工作在法律允許的情況下展開。良好的監督管理工作能夠在一定程度上提高工作人員的積極性，從而培養工作人員的創造力，提高事業單位檔案信息化管理工作的安全系數。事業單位應該同時進行內部監督和外部監督工作，兩者之間相互平衡，相互支持。使得工作中的錯誤操作行為得到正確的指導，為我國事業單位檔案信息化管理工作貢獻力量。

2.3 加大檔案信息化管理設備的管理工作

事業單位的檔案管理工作是一項較為系統的工作，不管是信息收集、儲存、提取工作都具有非常關鍵的意義。各個部門聯系密切，相輔相成。所以這就要求事業單位具備全面的檔案信息化管理設備，符合國家的法律規定，其儲存方式不僅要做到方便快捷還要節約資料的查找時間，當發生意外情況是還要能夠得到及時的解決。檔案管理的工作人員還要促進全文數據庫和多媒體數據庫的系統建設。還可以通過接受電子資料的方式實現各種資料的信息化錄入和管理工作。最大程度上我國檔案信息化管理工作的工作效率。

2.4 從整體上提升相關工作人員的專業水平

增強相關人員的培養工作，提高工作人員的專業技能來實現提高檔案管理工作的工作效率這一終極目標。事業單位應該定期對工作人員進行專門且要求嚴格的專業培訓工作，給工作人員提供更多的向外界學習的機會，在傳統檔案管理模式的基礎上不斷的更新檔案信息化管理的工作模式，使工作人員最大程度的掌握相關技能，結合自身情況分配不同的工作種類，將工作人員的工作效率發揮大最大水平。使檔案信息化管理能夠更好的為社會提供便利的服務。

2.5 對檔案的信息化管理提出科學的規劃

事業單位需結合單位的自身情況，如經濟情況，工作人員工作情況等合理的安排檔案信息化管理工作的發展目標，不能急于求成，竊取其他事業單位的成功經驗，必須對自身情況有一個全面而且正確的分析判斷。將實現檔案信息化管理這一終極目標分成多個小目標逐一完成，從而實現檔案信息化管理工作的科學合理的發展。

3 結束語

近年來我國經濟水平迅速提高，為我國事業單位的檔案信息化管理工作提供了優良的發展環境，建立事業單位信息化管理制度是我國當今社會發展要求的必要選擇，能夠有效的提高檔案管理水平，大大縮短在資料查找上浪費的時間，所以解決現存的檔案信息化管理問題是相關事業單位日后的工作重點。

參考文獻

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作者簡介

陳媛（980-），女，漢族，江西上饒，當前職務：綜合處副處長，當前職稱：助理館員，本科，研究方向：檔案管理