檔案信息化建設與檔案管理的思考與實踐

摘 要：隨著社會的發(fā)展與進步，檔案管理逐漸形成信息化建設的趨勢，然而在檔案信息化建設不斷發(fā)展與不斷推進的同時，檔案信息的管理技術也在不斷的發(fā)展當中，并也已形成相對較健全的管理機制。但是，在對檔案信息進行實際的管理中，仍存在一定的弊端或者問題有待改進。基于此，本文針對檔案的信息化建設與管理進行具體的分析，進而使得檔案的信息化建設與管理得到有效的提高。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；思考與實踐

基于我國的經(jīng)濟發(fā)展正處于不斷進步與發(fā)展的階段中，傳統(tǒng)的紙質檔案管理已然無法滿足當前的經(jīng)濟狀況。傳統(tǒng)的檔案管理在進行資料的相關整理與放置或者是共享上，未得到很好的處理，難以跟上社會發(fā)展的腳步。因此，在現(xiàn)代社會中更需要不斷發(fā)展檔案信息化管理，而要想實現(xiàn)檔案信息化管理就必須要對檔案管理內(nèi)容通過系統(tǒng)化的方式展開，并對計算機數(shù)字化進行有效的管理以及利用，進而能夠使檔案相關管理人員在展開工作期間得到一定的便利，更好地發(fā)展檔案管理。

1 檔案信息化建設與檔案管理的概念

檔案信息化建設是指應用信息技術生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。運用信息技術提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。另外，檔案是歷史的見證，反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

2 改善檔案信息化建設與檔案管理的思考與實踐

2.1 提高管理人員的服務意識

檔案信息化的有效建設和檔案管理工作的有效執(zhí)行，主要取決于檔案管理人員是否具備良好的服務意識，因此，相關部門應有效加強檔案管理人員樹立正確的工作態(tài)度。首先，需要引導相關管理人員充分意識到自身職責的作用和重要性，同時也要意識到自身工作內(nèi)容無法順利進行所產(chǎn)生的影響，并強調相關人員積極與其他部門人員進行交流，并養(yǎng)成人人平等的意識，在執(zhí)行實際工作過程中，盡可能的避免出現(xiàn)懈怠或者消極的現(xiàn)象。其次，應定期對檔案管理人員進行專業(yè)化的服務培訓，使相關人員能夠在潛移默化中不斷提高自身的服務意識。另外，還可組織檔案管理人員進行實際工作情況的相關評價與考察，對于表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員適當?shù)慕o予一些鼓勵或者是福利，使管理人員能夠更好的開展自身的職責。還能對表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員給予職位晉升的優(yōu)先權利，將這些作為誘餌，使管理人員能夠更加約束自己的行為規(guī)范并做好自身的工作，從真正意義上提高管理人員的服務意識。

2.2 提高檔案信息化管理水平

在加強檔案管理信息化的建設過程中，檔案管理人員對信息化知識與技能的熟悉度、掌握度，對于檔案信息化建設具有非常重要的作用與意義，直接關乎著檔案信息化管理水平的高低，所以，有效促進檔案管理人員在信息化方面知識與技能的提高，對于加強檔案信息化管理水平而言，具有極大的作用。通常而言，檔案管理人員的年齡普遍偏大，對于一些比較新興的知識與技能在進行學習的過程中，其接受能力與一些比較年輕的、青年人相比一般會較弱些，這便需要相關部門能夠制定并執(zhí)行一系列培訓計劃，有針對性的對檔案管理人員展開相應的培訓。譬如，可組織檔案管理人員進行理論知識與實踐操作相結合的方式展開培訓，理論與實踐之間的有效結合，能夠幫助檔案管理人員更有效的理解并掌握關于信息化方面的知識與技能，進而也就使檔案信息化的建設以及相關管理工作得到有效開展，同時也為其發(fā)展帶來有效的保障。

2.3 引入優(yōu)秀的網(wǎng)絡信息人才

檔案信息化建設與管理是一個比較新興且考驗相關人員綜合素質的工作，因此，只有具備較高的綜合素質和專業(yè)知識技能的人才，才能勝任這一項工作，并保證其工作得以順利運行。倘若相關部門普遍認為檔案管理人員只需要加強對自身工作的培訓便可，那將會難以使檔案信息化建設的速度得到有效提高，基于這一情況，相關部門應積極引入優(yōu)秀的網(wǎng)絡信息人才，進而使檔案信息化建設得到充分的發(fā)展。優(yōu)秀的網(wǎng)絡信息人才不僅具備相對較專業(yè)化的知識與技能，在日常工作期間遇到疑難時能夠運用自身所掌握的專業(yè)知識與技能進行有效的解決，同時，優(yōu)秀的網(wǎng)絡信息人才還具備相對較豐富的建設經(jīng)驗與管理經(jīng)驗，能夠幫助相關部門在進行檔案信息化建設過程中給予一些有效的意見與方向，使檔案信息化建設得到良好的發(fā)展。相關部門引入優(yōu)秀的網(wǎng)絡信息人才，對于檔案信息化建設與檔案管理工作的發(fā)展而言，就像是催化劑一樣，能夠在具有優(yōu)秀網(wǎng)絡信息人才的基礎下，進一步促進檔案信息化建設與檔案管理的發(fā)展，進而使得檔案管理工作在得以順利開展的基礎下加強其發(fā)展，同時這也是有效節(jié)約相關部門人力、物力、資金的一種表現(xiàn)。

3 結束語

總的來說，基于新時代發(fā)展的背景下，互聯(lián)網(wǎng)逐漸蔓延在人們生活的各個角落中，并得到廣泛的應用，而互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)也給人們的生活與工作帶來了極大的便利，可以說是徹底改變了人們的生活。但是，互聯(lián)網(wǎng)的存在就像是一把雙刃劍，在展開檔案信息化建設以及管理的相關工作過程中，互聯(lián)網(wǎng)在有效降低人力物力的同時，也給檔案信息的安全性造成了一定的影響。基于此，相關單位便需要充分提高管理人員的服務意識、提高檔案信息化管理水平以及引入優(yōu)秀的網(wǎng)絡信息化人才，進而使得檔案管理得以更好地發(fā)展。

參考文獻

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作者簡介

周艷，廣西桂林，欽州市建恒森林建設投資有限公司，職稱：助理館員（初級），本科， 研究方向：檔案管理