文書檔案管理中存在的問題及對策

黎慧瓊

摘 要：文書檔案管理工作是一個單位最基礎的服務性工作，是衡量檔案管理水平高低的重要指標，是單位發展變革的真實寫照，是單位檔案資料完整性、準確性的重要影響因素。尤其是在信息化高速發展的背景下，研究參考、管理層決策、單位發展都對文書檔案管理工作提出了更高效、更全面、更系統的要求。為提高文書檔案管理水平，以適應新形勢下文書檔案管理事業發展需求，為單位建設和發展提供強有力的信息支撐，本文從當下文書檔案管理工作中存在的問題入手，有的放矢地提出改進建議及對策，希望對文書檔案管理人員工作的順利開展提供一些理論上的幫助，對文書檔案管理事業的良性發展提供一些有益的啟示。

關鍵詞：文書檔案管理；問題；對策

隨著社會現代化的不斷發展，單位決策需要考慮的因素更加多元化、復雜化，文書檔案作為單位決策最基礎最根本的信息來源、數據支撐，直接關乎單位決策的正確性、長遠性。所以文書檔案管理水平是一個單位順利發展的重要保障，是一個單位管理水平的衡量標準，尤其是新形勢背景下，信息化的發展、各類信息整合力度的提高，給文書檔案管理工作提出了更高的要求。然而，當下文書檔案管理工作由于存在著許多弊端和不足，嚴重限制了檔案資料的完整性與準確性，嚴重阻礙了單位的順利發展和檔案管理事業的穩步推進。因此，精確把握當下文書檔案管理工作存在的不足，并有針對性地提出改良建議勢在必行[1]。

一、文書檔案管理工作的現狀及弊端

文書檔案管理經過多年的探索和積累，已具備一定的管理體系和配套設施，單位一般都建立了檔案室或存檔科，配備了專職的檔案管理人員，制訂了檔案借閱、歸檔、收錄、整編等流程相關的管理制度，為單位的發展做出了不可估量的貢獻。然而，當下文書檔案管理工作在觀念意識、管理體系、軟硬件設施上仍存在著一些問題或不足，限制了文書檔案功效的最大化發揮。問題或不足主要體現在以下三個方面：

（一）管理觀念傳統、責任意識不足

“思想決定行動，行動決定未來”，思想是行動的發動機，決定了是否行動、怎樣行動。所以文書檔案管理工作要想做好，良好的管理觀念、強大的責任心和服務意識必不可少。然而長期以來，文書檔案管理工作得不到單位管理層的高度重視，許多領導仍停留在“有借有還有人管”的傳統觀念上，這種觀念直接影響了文書檔案管理人員的積極性和自我價值感，認為文書檔案管理工作可有可無、自己的工作無關輕重。在這樣一種觀念的支配下，文書檔案管理人員的責任意識與服務意識都受到了嚴重的沖擊，文書檔案管理中出現檔案不完整、檔案資料破損遺失、服務態度惡劣、積極性差等現象就難以避免。

（二）管理體系不完善，管理手段單一

管理體系是文書檔案管理工作順利開展的重要保障，是關乎文書檔案利用效率與質量的關鍵因素，所以要建立完善、健全的文書檔案管理體系，促使文書檔案管理手段高效性、多元化。然而，在傳統文書檔案管理過程中，管理體系還存在著許多弊端和不足，難以適應經濟社會的發展和檔案管理事業的要求。問題主要表現在以下兩個方面：一是信息檔案管理體系未建立或不完善，眾所周知，傳統的文書檔案管理模式是人工操作的紙質檔案，一方面不利于查找、收錄與保存，另一方面效率低下、容易出錯。信息檔案體系正是針對這一問題而建立的，然而部分單位因為未重視或缺少資金未建，部分單位建了卻未有效利用。二是文書管理體系與檔案管理體系沒有完美地融合，文書工作與檔案管理工作既相互獨立又有交集，傳統文書檔案管理體系難以實現二者的正常銜接。三是管理手段單一，目標管理體系未建立或不完善，傳統文書檔案管理只局限于借閱、查找等一些最基礎的功效，并沒有形成一定的可以供領導決策、單位發展參考的體系。

（三）檔案基礎設施落后，軟硬件缺乏

先進的基礎設施，是文書檔案信息化、完整化的必要條件；完善的配套設備，是檔案管理水平現代化、高效化的關鍵因素。然而部分單位由于領導層重視程度不夠，或資金投入不足，仍沿用之前的檔案室和基礎設施。由于年久失修，檔案室的狹小、基礎設施的老化和紙質檔案的保存不當都給檔案管理工作形成不小的桎梏，影響了文書檔案功效的有效發揮。部分單位雖然建成了網絡檔案數據庫和供數據庫工作的新檔案室，然而由于專業人員的缺失、管理人員專業素質的不足等軟件設施的欠缺，和安全、網絡配套設施等硬件設施的欠缺，網絡檔案數據庫難以最大化發揮作用[2]。

二、文書檔案管理存在問題的對策

（一）切實轉變觀念，提高責任感和服務意識

首先，要通過會議強調、有獎問答、發宣傳冊等靈活多變的方法切實轉變單位檔案管理人員與工作人員的傳統觀念，提高他們對文書檔案管理工作的責任心與重視程度，一方面可以使文書檔案管理工作成為單位核心工作之一，實現檔案管理日常化、長效化。另一方面可以加大對檔案管理基礎設施、人員編制、資金投入等方面的力度，通過投入更多的人力、物力、財力，真正從軟件資源到硬件配備上把文書檔案管理工作武裝好、利用好。其次要適時地開展巡查與考核工作，通過處罰不負責、不積極的工作人員，獎勵有創新、能奉獻的工作人員的獎懲機制，切實把文書檔案管理工作作為單位年度考核、單位事業發展的重要一環，從而有效地調動文書檔案管理人員的主動性、積極性，真正把檔案管理工作開展好、運用好。

（二）完善檔案管理體系，做好文書與檔案銜接

一要建立完整高效、門類齊全的信息檔案管理系統，學會用數字化手段使雜亂無章的檔案條理化、整合化，避免因檔案室年久失修或基礎設施不完善而造成的破損、老壞現象。這里需要注意電子檔案與紙質檔案的一致性，不一致時及時查找原因，若因電子檔案未及時錄入則檔案管理人員要及時錄入并注意信息整編，若因紙質檔案丟失破損則及時補充。二要做好文書工作與檔案管理工作的銜接，安排一名既懂文書工作又精通檔案管理工作的專職管理人員負責，從中做好各個部門之間的協作，確保文書的收集工作和檔案的保管工作都做到位。三要通過網上檔案檢索等信息化手段切實提升管理手段，提供高效便捷的查找手段。并建立用戶反饋系統，在電子版檔案不全或未及時更新等現象設置一鍵反饋功能，檔案管理人員在接到反饋后及時更新、補全，最大限度地發揮檔案資源的功效。四要定期或不定期地開展文書檔案的收錄和整編工作，眾所周知，只要單位在運轉就少不了文書的存在，所以要及時把最新、最全、最真實的文書收錄到檔案管理系統中來，確保文書工作與檔案管理工作的同步性、一致性。

（三）加強檔案基礎設施建設，提高軟硬件條件

首先，單位要重視文書檔案基礎設施的建設工作，投入更多的人力、物力、財力加大對文書檔案基礎設施的建設，建立完善的信息檔案管理系統、齊全的網絡安全配套設施和滿足其運行條件的檔案室，實現檔案管理的數字化、信息化、現代化。第二，增設專職檔案管理人員編制，在加大專業檔案管理人才的吸收和引進力度的同時，通過定期或不定期地開展現代化文書檔案管理技能培訓的方式，提高現有檔案管理人員的理論知識水平和管理技能[3]。

三、結語

綜上所述，新形勢下單位發展對文書檔案管理工作提出了更高的要求，然而傳統文書檔案管理工作中存在著一系列的問題。只有切實轉變單位管理層和具體管理人員的觀念，提高其責任感和服務意識，完善檔案管理體系，做好文書工作與檔案管理工作的銜接，加強檔案基礎設施建設，提高軟硬件條件，單位文書檔案管理工作才能更好地開展，檔案資源才能更好地服務于單位的發展、社會的進步。

參考文獻

[1]徐召宏.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].圖書檔案，2015，10：109-109.

[2]林嶺春.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].檔案工作，2016，2：66-68.

[3]何小飛.探討文書檔案管理中存在的問題及對策研究[J].企業文化，2016，8：97-100.