淺析企業檔案的分級管理

摘 要：文章對企業檔案的分級管理進行簡要的介紹，并且結合現階段國內企業檔案分級管理的具體狀況，找出了其中的不完善之處，剖析了各個要素是如何相互作用，最后從各個角度，包括知識服務、制度創建以及人員素質等，提出了針對性的完善策略，目的是更好的完成企業檔案分級管理工作，從而促進實際的生產經營。

關鍵詞：企業檔案；檔案管理；分級管理

1 闡述基礎理論

通常來講，企業檔案管理主要表現為兩種形式，其一是分級管理，其二是集中統一管理。從字面意義來說，集中統一管理的含義是企業所有檔案都由檔案部門來進行統一的管理，這樣可以保證檔案的安全性以及完整性，發揮檔案的最大效用。不過從操作的層面來講，并不是所有的企業都可以適用集中統一的管理模式，其對于企業的大小、管理水平以及技術條件都有相應的要求，特別是跨區域的集團公司，如果采取這種管理模式，會顯得很僵化，因此更適于選擇分級管理的模式。檔案分級管理的含義是為了使分公司、子公司以及相關部門更方便的利用檔案，在企業內部以法人為單位分級別的管理檔案。

2 不完善之處

企業在檔案管理方面，如果選擇分級管理模式，更有利于實現全面的統籌，以及有效的監督指導，從而使跨區域行業保持整體的統一，并且更好的利用檔案。不過現階段國內大型企業在適用檔案分級管理方面，還有很多不完善之處。

2.1 從檔案的角度分析

對于企業來說，上層檔案機構通常屬于綜合管理部門，集中保管各個門類的檔案，所配備的工作人員數量不多，在這種情況下，檔案人員往往無暇顧及有關企業生產經營等方面的檔案，管理存在問題，最終造成上層管理管理缺乏明確的主體。從檔案形成部門的角度來講，某些檔案具有價值，利用率就會很高，對于這種檔案，他們會選擇自己來保管，而把那些很少被利用的檔案交給檔案室，這實際上不利于檔案收集工作的開展，也會破壞到檔案的實際價值。所以，上層檔案機構保存的大部分是普通文件資料，而具有專業性的資料通常被基層檔案機構所保存。不過基層檔案機構在保管方面存在漏洞，沒有統一保管關鍵性檔案，也很難全面的認識到檔案價值，檔案人員經常更換，如果在交接時出現問題，就可能導致檔案的丟失。

2.2 從管理的角度分析

企業如果在檔案管理方面，采取分級管理的模式，通常是由總部檔案機構負責全面的領導，下屬其他單位自主的管理各自單位的檔案。總部檔案機構承擔兩項職能，分別是管理自身的檔案，以及監督指導下屬單位的該項工作。在這種模式之下，如果下屬單位的管理水平不統一，重視程度不同，管理指標也不一樣，甚至是上層檔案機構和下屬單位比較起來，檔案管理水平更低，就會影響到企業內部整體的檔案管理質量，很難實現管理的規范化。

而且，跨區域的大型企業想要統一的管理檔案信息，并且進行準確的統計，就需要達到相應的檔案信息化程度，為了實現這個目的，企業要在信息化方面加大投入，并且提高檔案人員的綜合素質。大型企業往往存續時間很長，每個年度都會增加檔案數量，而且又有很多的存量，想要將所有的檔案都信息化，必須要投入更多的資金，購買先進的設備，但實際上，企業領導并沒有認識到這項工作的重要性，檔案人員也不能熟練操作信息化工具，這會嚴重影響到檔案信息化的進程。

3 針對性的建議

3.1 加強學習與交流，將檔案人員的素質提高上來

（1）企業需要根據自身的規模，設立檔案工作部門，并且配備相關的工作人員，從而保證這項工作的順利展開。檔案部門的職能是整理、保存檔案，并且提供相關的服務，而檔案形成單位還需要設置相應的檔案人員，主要是收集以及整理檔案。不管是專職還是兼職，企業都需要保證檔案人員的穩定性，只有這樣才能傳承檔案工作辦法，同時，還可以防止檔案人員的變換，而導致檔案的丟失。

（2）重視培訓工作，提高檔案人員的專業水平以及技術能力，檔案行政管理部門要定期展開檔案干部培訓活動、學術研討活動、經驗交流活動，同時，檔案人員也要積極學習檔案工作的各種新要求、新辦法以及新規范等，通過這種方式，提高檔案人員的整體素質，從而更好適應新形勢下的檔案管理工作，實現管理的規范化。

3.2 建立健全相關制度，使企業檔案管理工作更加規范

任何事情都要遵循規律，企業想要更好的展開檔案管理工作，必須要創建完善的管理制度以及人員聘任機制，充分發揮制度的作用。在企業內部，總部檔案機構要全面領導下屬子公司的該項工作，制定統一的企業檔案管理要求以及標準，并且結合《企業檔案工作規范》，創建一系列的工作規章，比如檔案機構應急方案、檔案工作準則以及檔案崗位職責等。子公司的檔案室需要遵循總公司的整體工作要求，結合自身的工作實踐，進一步的細化并且完善各自單位的檔案分類策略，以及相關工作制度，包括檔案的收集、整理、形成、保存、統計以及利用等。同時，企業還應當創建檔案工作責任機制，明確分管領導、相關部門以及從業人員的檔案工作職責，并且對該項工作實行長期的考核，這樣有利于保證企業檔案工作不斷的發展，適應企業的各項要求，最終使企業檔案管理走向規范化。

3.3 提高服務理念，使企業檔案發揮應有的價值

實際上，企業檔案服務于企業本身的生產經營，檔案工作完成的好，檔案就可以發揮出更大的效用。檔案管理達到相應的水平，就可以推動企業生產經營的進一步完善。對于企業檔案人員來說，必須要有一種服務理念，立足于檔案所具有的知識價值以及信息價值，最大程度發揮出檔案的效用。

（1）嚴格控制好檔案質量。檔案管理理念必須符合企業的需要，檔案管理工作要推動企業的生產經營，重視檔案的資源建設，這樣才能為企業提供更多真實有效的信息，促進企業的完善。因此，必須要嚴格控制檔案質量，充分發揮出檔案工作的作用，讓企業領導從思想上意識到檔案工作的重要性，這樣才能投入更多的資金，推動檔案工作的向前發展。

（2）強化服務理念，實現檔案的知識價值。對于檔案人員來說，必須要有一種創新的理念，改變以往的落后思想，強化服務意識，更好的匯總已有的資料，充分發揮檔案所具有的知識價值，根據技術動態信息、產品信息以及市場信息等，積極的和其他部門合作，更好的進行檔案編纂，通過先進的服務手段，提高檔案服務水平，實現服務的多樣化，要全力以赴的做好檔案管理工作，推動企業的進步。

綜上所述，筆者基于企業檔案分級管理的理論基礎上進行分析，闡述當前企業檔案分級管理存在的問題，結合自己的工作經驗，提出相關的對策，優化企業檔案的分級管理是一項勢在必行的工作。

參考文獻

[1]高琛琛.對企業檔案管理工作規范化的思考[J].辦公室業務，2018（4）：136-136.

[2]駱詩怡.淺談企業檔案分級管理應對突發事件[J].辦公室業務，2017（23）：79-80.

作者簡介

雷莉（1982-），女，漢，四川，本科，研究方向：檔案管理，神華新疆能源有限責任公司