檔案員如何管理檔案探索

唐春仙

摘 要：有效的檔案管理可以很好的提高工作效率。本文通過闡述當前檔案管理普遍存在的問題，通過對現(xiàn)有問題的分析，針對性的提出相關(guān)改善意見。希望可以給相關(guān)檔案管理工作者提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工作模式；改善意見；

隨著城市信息化建設(shè)不斷推進，檔案管理工作發(fā)生了重大變化。電子商務(wù)的誕生給了人們更加便捷的工作方式，同時也為檔案的管理等工作提供了更加新的工作形式，進一步提升了檔案工作的效率以及高度。如何有效的運用現(xiàn)代化技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的新變革這也成了擺在當前需要攻克的難關(guān)。

1 現(xiàn)狀分析

長期以來對于檔案的管理一直在追求將現(xiàn)代化技術(shù)與傳統(tǒng)的檔案管理模式相融合。最早期人們試圖將檔案管理與單機管理相配合，后來開始建立全方位的系統(tǒng)管理模式，這些都在一定程度上提高了檔案管理的互通性與數(shù)字化處理的快捷性，一定程度上實現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新與技術(shù)改進。但究其而言這些都沒有很好的在一定程度上對傳統(tǒng)的管理模式產(chǎn)生真正意義上的變革。管理的核心仍舊圍繞著紙質(zhì)文件進行，這也一定程度上嚴重制約了現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)的發(fā)展。

而當前，信息時代理念逐漸興起其強大的優(yōu)越性使得其在全球范圍內(nèi)掀起一輪新的信息化浪潮。基于數(shù)字理念的城市建設(shè)正逐漸改變?nèi)藗兊乃季S模式。“電子文件”應(yīng)運而生，這是一種完全墊付傳統(tǒng)檔案管理的新理念，基于此人們可以更加便捷、快速的或許需要的內(nèi)容，大大提高了辦事效率的同時改變了檔案管理的運作模式。此外近些年國家大力提倡開展電子商務(wù)模式，將傳統(tǒng)束縛的檔案學(xué)接軌到信息與信息系統(tǒng)領(lǐng)域，提出了二元理論，為實際工作提供了新的內(nèi)容與方向。

2 新的管理形式

新的時期下，檔案管理的模式應(yīng)當適當?shù)霓饤墏鹘y(tǒng)形式的思想以及管理手段，其應(yīng)當將數(shù)字管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)管理相結(jié)合，即將實體檔案管理與信息技術(shù)并行，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以數(shù)字技術(shù)形式與信息技術(shù)相融合。

2.1檔案接收處理

檔案的接收是整個檔案管理的首要前提，基于傳統(tǒng)形式的檔案管理模式改革首先就要以此為出發(fā)點進行。傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案管理其主要特征是對實物紙質(zhì)文件的管理，基于管理的特殊性其經(jīng)常采用”后控制”的管理模式，隨著電子文件等的興起，“前段控制”的新型管理模式逐漸成為時下研究的熱點。基于前段控制理念，新時期下檔案文件的管理應(yīng)當將電子文件的可靠性、可讀性以及完整性等技術(shù)與文件的形成過程相結(jié)合。基于該理念可以最大可能的避免工作的重復(fù)性以及滯后性，很好的將原本重復(fù)的工作內(nèi)容進行簡化提升，大大提高了整個工作的運行效率。

2.2信息處理模式上的改革

未來基于計算機技術(shù)的不斷優(yōu)化，檔案管理的模式必將迎來變革。基于計算機技術(shù)輔助，可以建立完善的檔案管理系統(tǒng)，其可以集成化的將檔案的接受、處理、分類、存儲等進行集中處理。這也一定程度上為實現(xiàn)用戶端集中處理綜合信息提供極大便利，便于用戶快速查閱所需內(nèi)容。與此同時，基于計算機強大的信息處理能力，對于檔案的統(tǒng)計可以更加全面快捷，有效的提高對檔案的深度處理技術(shù)。

2.3服務(wù)模式的改革

目前，隨著人們對檔案的管理意識不斷增強，也同時為了順應(yīng)社會的需求，未來對于檔案的管理勢必將進一步開放化，服務(wù)的形式也將迎來巨大變化。

傳統(tǒng)形式的檔案服務(wù)形式，其主要以紙質(zhì)實物形式進行，這也一定程度上無法實現(xiàn)對檔案文件的深度處理，從而無法很好實現(xiàn)檔案的深度分析處理工作。隨著計算機技術(shù)與檔案管理的不斷融合，基于計算機模式的新的檔案服務(wù)模式，可以更好的為用戶提供信息資源，檔案的管理模式也逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔a(chǎn)品的生產(chǎn)、開發(fā)與共享。其檔案管理的核心也逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)實物的管理逐漸轉(zhuǎn)化為以用戶為核心，不斷完善的服務(wù)體系。

此外，借助互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的優(yōu)勢，檔案管理不僅僅需要延續(xù)傳統(tǒng)形式的面對面管理服務(wù)，同時還需要學(xué)會基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的服務(wù)提供。線上與線下兩種服務(wù)模式的結(jié)合，無疑實現(xiàn)了相互之間的優(yōu)勢互補。檔案管理網(wǎng)站集成了大量的數(shù)據(jù)信息，資源內(nèi)容廣泛，基于計算機的便利性可以更加高效、快捷的以及更低成本的實現(xiàn)對信息檔案的管理。與此同時，對于檔案管理者以及收益用戶，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺的優(yōu)越性他們可以第一時間獲取檔案相關(guān)變更信息，準確的掌握用戶的實際需求，有利于進一步提高用戶的服務(wù)質(zhì)量，從而實現(xiàn)檔案管理工作與社會公眾的密切聯(lián)系。

3 新管理模式的新的契機

大數(shù)據(jù)時代的到來，改變了人們傳統(tǒng)的思想模式。在新的市場經(jīng)濟條件下，任何產(chǎn)業(yè)都應(yīng)當立足實際迎合新技術(shù)實現(xiàn)自我的提升與突破。而只有實現(xiàn)思想上的改進突破，實現(xiàn)觀念上的轉(zhuǎn)變才可以真正意義上的實現(xiàn)新形勢下的檔案管理模式的改革。在新形勢下，檔案管理模式較以往有了巨大變革，其工作的核心由傳統(tǒng)的實物紙質(zhì)檔案的管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字化平臺為基礎(chǔ)的圍繞用戶打造的管理服務(wù)平臺。此外，基于新時期的檔案管理模式，也必將是基于大量新技術(shù)以及新設(shè)備的改革應(yīng)用。這也就需要具備的新的人才，具備新的技術(shù)管理模式。綜合性人才，尤其是計算機領(lǐng)域的專業(yè)人才將是未來檔案管理的核心需求，也因此未來挖掘該方面的專業(yè)人才將成為檔案管理需要面臨的嚴峻問題。

4 總結(jié)

隨著計算機技術(shù)的不斷普及，傳統(tǒng)的檔案管理行業(yè)迎來了新的發(fā)展契機。傳統(tǒng)的檔案管理其在效率上已經(jīng)無法很好的滿足時下用戶需求。借助計算機平臺的輔助，不僅僅可以提升管理效率，同時還可以為用戶提供良好的使用體驗。因此發(fā)展計算機技術(shù)與檔案管理是未來發(fā)展的必然趨勢，只有實現(xiàn)兩者的高度融合才可以為檔案管理提供新的契機，帶來新的變革。同樣，擁抱新的變革勢必帶來一定的困難，尤其是人才領(lǐng)域的匱乏，是未來發(fā)展急需解決的問題。

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