關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目財(cái)會(huì)檔案管理工作的分析和思考

譚麗明 譚澤林

摘 要：在全新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，事業(yè)單位與科技體制改革正同步進(jìn)行著，不管是國(guó)家的宏觀戰(zhàn)略上還是社會(huì)各界對(duì)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的有效使用關(guān)注度越來(lái)越高，對(duì)各類科研項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)審計(jì)檢查也愈加頻繁。而這樣的發(fā)展背景給會(huì)計(jì)檔案管理工作提出了更高的要求，本文以農(nóng)業(yè)科研單位的項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理為例，對(duì)現(xiàn)存于農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目財(cái)會(huì)管理中的問(wèn)題進(jìn)行探討，并提出一些改善意見。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目；財(cái)會(huì)；檔案管理

農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目的財(cái)會(huì)檔案管理工作具有一定的特殊性，在這個(gè)新常態(tài)經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，如何增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，進(jìn)一步優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理工作，提升管理水平成為了農(nóng)業(yè)科研單位內(nèi)部管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然需要，同時(shí)也是當(dāng)下農(nóng)業(yè)科研單位會(huì)計(jì)檔案管理工作面臨的主要挑戰(zhàn)。

1 現(xiàn)存于農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目財(cái)會(huì)檔案管理中的問(wèn)題

1.1 財(cái)會(huì)檔案管理工作基礎(chǔ)較為薄弱

由于科研單位領(lǐng)導(dǎo)將更多的精力放在科研工作上，對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理工作的重視度不夠，進(jìn)而財(cái)會(huì)主管人員對(duì)檔案的管理意識(shí)較為薄弱。部分農(nóng)業(yè)科研單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)會(huì)檔案的要求不高，一般都只對(duì)會(huì)計(jì)原始憑證和會(huì)計(jì)進(jìn)出賬簿提出保存完整的要求，過(guò)于重視對(duì)會(huì)計(jì)資金的監(jiān)管與核算，而對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理是基本沒(méi)有概念認(rèn)識(shí)的。會(huì)計(jì)主管即工作人員缺乏會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，單方面的認(rèn)為裝訂好會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表并存放于檔案柜就可以了，沒(méi)有對(duì)其作出進(jìn)一步的整理或者建檔造冊(cè)處理。

1.2 財(cái)務(wù)部門與檔案部門工作銜接不好

盡管大部分農(nóng)業(yè)科研單位都明確規(guī)定了財(cái)務(wù)部門和檔案部門的職能職責(zé)，當(dāng)具體到部門科室人員工作內(nèi)容上就缺乏了會(huì)計(jì)檔案的保管和整理，科室人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有日常性的收集整理意識(shí)，就現(xiàn)有的一些會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)劃分也比較粗略。在這樣的職能劃分現(xiàn)狀中，財(cái)務(wù)部門與檔案部門難以在工作上建立有效銜接，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案的分類、整理和分批銷毀等管理工作比較混亂，一切工作都沒(méi)有嚴(yán)格按照既定的程序和計(jì)劃開展，尤其是檔案的收集、分類、裝訂等工作，長(zhǎng)此以往積累了大量無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料，占據(jù)著庫(kù)房資源和數(shù)據(jù)庫(kù)空間[1]。

1.3 缺乏對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理的資金投入

資金的投入是檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)電子信息的保存于管理需要進(jìn)一步升級(jí)與現(xiàn)代電子信息技術(shù)保持在同一發(fā)展步伐。由于農(nóng)業(yè)科研單位本身對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視度不夠，沒(méi)有或者與發(fā)展需求不足的資金投入嚴(yán)重制約了會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化發(fā)展。就部分配備了先進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理設(shè)備的科研單位，也由于缺乏資金投入聘請(qǐng)不到專業(yè)新的操作人才，導(dǎo)致設(shè)備使用率地下甚至基本處于閑置狀態(tài)。還有少部分科研單位為了降低科研成本用低價(jià)購(gòu)買老式設(shè)備應(yīng)用于電子檔案管理，條件簡(jiǎn)陋的檔案管理設(shè)備很容易造成大量的檔案資料霉化。

1.4 財(cái)會(huì)檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

就目前從事農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目財(cái)會(huì)檔案管理人員的現(xiàn)狀而言，一方面人員數(shù)量嚴(yán)重不足；另一方面現(xiàn)有的在職人員大多都沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)性的培訓(xùn)，在工作的表現(xiàn)為管理水平和管理素質(zhì)都較低。由于財(cái)會(huì)檔案的特殊性，對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)要求比較高，需要其同時(shí)具備專業(yè)的檔案管理實(shí)務(wù)操作知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作和一些與會(huì)計(jì)專業(yè)相關(guān)的技能。檔案管理部門不屬于財(cái)政部門，因此在管理人員的招聘上基本沒(méi)有會(huì)計(jì)技能方面的要求，另外有部分單位直接讓內(nèi)部出納人員兼管財(cái)會(huì)檔案管理工作，由于不是很了解會(huì)計(jì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范很容造成會(huì)計(jì)信息泄露。

2 優(yōu)化農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目財(cái)會(huì)檔案管理的措施

2.1 強(qiáng)化部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)

通過(guò)加強(qiáng)部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)來(lái)提高管理水平。會(huì)計(jì)檔案管理工作從某種角度而言屬于一種法律行為，是項(xiàng)目進(jìn)行內(nèi)部控制的重要內(nèi)容。為了讓單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)會(huì)人員刷新對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，可以通過(guò)大力實(shí)行連帶責(zé)任的責(zé)任制，將會(huì)計(jì)檔案管理工作納入考核單位領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)部門主管工作績(jī)效的一個(gè)指標(biāo)[2]。從而嚴(yán)格按照法律標(biāo)準(zhǔn)開展會(huì)計(jì)資料的分類、財(cái)會(huì)檔案范圍的確定、檔案借閱程序的制定、檔案目錄的設(shè)計(jì)工作等，以此來(lái)提高財(cái)會(huì)檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

2.2 強(qiáng)化檔案部門與財(cái)務(wù)部門的協(xié)作與溝通

一方面要規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的移交環(huán)節(jié)。首先要保證移交手續(xù)現(xiàn)場(chǎng)有交接雙方的監(jiān)交人、報(bào)賬員、會(huì)計(jì)人員和管理人員在場(chǎng)，在確保會(huì)計(jì)檔案齊全、完整，卷宗整理符合規(guī)范要求，手續(xù)具備的條件下辦理移交。另一方面，對(duì)于保存期已滿的會(huì)計(jì)檔案，要進(jìn)行規(guī)范化的定期銷毀，在銷毀保存期滿的財(cái)務(wù)檔案之前，檔案部門應(yīng)提前知會(huì)財(cái)務(wù)部門，以便其開展檔案鑒定工作。通常情況下，鑒定小組由檔案部人員、財(cái)務(wù)部人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，鑒定的主要目的就是確保被銷毀檔案已無(wú)保存價(jià)值。會(huì)計(jì)檔案的銷毀過(guò)程需要同時(shí)有檔案和財(cái)務(wù)部門的人在場(chǎng)監(jiān)銷，完成銷毀后在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章。對(duì)于還具有保存價(jià)值的財(cái)會(huì)檔案，比如一些處于未完成狀態(tài)事項(xiàng)的原始財(cái)務(wù)憑證、職工工資冊(cè)以及還未結(jié)算的債權(quán)債務(wù)，可根據(jù)實(shí)際情況重新立卷保存，同時(shí)做好保管清冊(cè)。定期的開展規(guī)范性的會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作能為檔案柜和數(shù)據(jù)庫(kù)騰出存儲(chǔ)空間，減少管理工作負(fù)荷。

2.3 加大對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的資金投入力度

缺乏資金基礎(chǔ)的農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作是難以獲得進(jìn)一步發(fā)展的，隨著時(shí)代的發(fā)展，滯后的管理水平和方法會(huì)對(duì)農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目績(jī)效評(píng)估和項(xiàng)目審計(jì)等工作的順利開展造成極大的制約作用[3]。做好財(cái)會(huì)檔案管理工作的重要物質(zhì)保障和前提條件就是過(guò)硬的檔案管理硬件設(shè)施，因此，保證農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目財(cái)會(huì)檔案管理工作質(zhì)量和水平就需要單位領(lǐng)導(dǎo)在思想上的高度重視，從而加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的資金投入力度。具體來(lái)說(shuō)需要專用于會(huì)計(jì)檔案管理的計(jì)算機(jī)、光盤和硬盤等硬件設(shè)備、用于管理和分類的系統(tǒng)管理軟件，更重要的是提升電子會(huì)計(jì)檔案信息的安全性，從安裝防毒殺毒軟件開始要堅(jiān)持對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的升級(jí)，隨時(shí)保持最高的防毒殺毒性能。通過(guò)這些方式為會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利開展打下堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2.4 提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，農(nóng)業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)愈加紛繁復(fù)雜，無(wú)論哪個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都會(huì)受到相關(guān)法律規(guī)章的約束，而這就需要從事財(cái)會(huì)檔案管理的工作人員在掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)、有關(guān)會(huì)計(jì)專業(yè)的信息以外還要了解相關(guān)法律條例，否則很容易讓單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作踏入法律的“誤區(qū)”。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也對(duì)檔案從業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求。這就要求會(huì)計(jì)檔案管理人員不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，熟悉并能正確執(zhí)行國(guó)家的財(cái)經(jīng)法律、法規(guī)、規(guī)章制度和方針政策，熟練掌握木行業(yè)木單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)管理的有關(guān)知識(shí)，只有這樣才能不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員綜合素質(zhì)高低在一定程度上影響著檔案管理工作質(zhì)量，因此加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍見著是做好檔案管理工作的必要條件。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，會(huì)計(jì)檔案管理是一個(gè)具有長(zhǎng)期性、保密性和艱巨性工作，其隸屬于檔案管理，但也是會(huì)計(jì)工作不可或缺的重要組成部分。農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目的財(cái)會(huì)檔案管理在這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代下需要擁有綜合性的會(huì)計(jì)檔案管理人才，同時(shí)具有會(huì)計(jì)知識(shí)、檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，除此以外還需要科研單位的重視，資金的投入以及部門之間的協(xié)作。

參考文獻(xiàn)

[1]劉英， 柴樹桔， 初文紅，等. 農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作存在的問(wèn)題與建議[J]. 現(xiàn)代農(nóng)業(yè)， 2016（11）：102-103.

[2]王茂波. 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)檔案的收集與管理[J]. 環(huán)球市場(chǎng)， 2017（22）.

[3]程錫敏. 淺析加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案科學(xué)管理的有效措施[J]. 農(nóng)產(chǎn)品加工月刊， 2016（11）：54-56.