關于加強農業科技項目財會檔案管理工作的分析和思考

譚麗明 譚澤林

摘 要：在全新的經濟形勢下，事業單位與科技體制改革正同步進行著，不管是國家的宏觀戰略上還是社會各界對科研項目經費的有效使用關注度越來越高，對各類科研項目的經費審計檢查也愈加頻繁。而這樣的發展背景給會計檔案管理工作提出了更高的要求，本文以農業科研單位的項目財務管理為例，對現存于農業科技項目財會管理中的問題進行探討，并提出一些改善意見。

關鍵詞：農業科技項目；財會；檔案管理

農業科技項目的財會檔案管理工作具有一定的特殊性，在這個新常態經濟發展背景下，如何增強會計檔案管理意識，進一步優化會計檔案管理工作，提升管理水平成為了農業科研單位內部管理工作順應時代發展的必然需要，同時也是當下農業科研單位會計檔案管理工作面臨的主要挑戰。

1 現存于農業科技項目財會檔案管理中的問題

1.1 財會檔案管理工作基礎較為薄弱

由于科研單位領導將更多的精力放在科研工作上，對財會檔案管理工作的重視度不夠，進而財會主管人員對檔案的管理意識較為薄弱。部分農業科研單位領導對財會檔案的要求不高，一般都只對會計原始憑證和會計進出賬簿提出保存完整的要求，過于重視對會計資金的監管與核算，而對于會計檔案管理是基本沒有概念認識的。會計主管即工作人員缺乏會計檔案管理意識，單方面的認為裝訂好會計憑證、會計賬簿和會計報表并存放于檔案柜就可以了，沒有對其作出進一步的整理或者建檔造冊處理。

1.2 財務部門與檔案部門工作銜接不好

盡管大部分農業科研單位都明確規定了財務部門和檔案部門的職能職責，當具體到部門科室人員工作內容上就缺乏了會計檔案的保管和整理，科室人員對會計檔案沒有日常性的收集整理意識，就現有的一些會計檔案管理職責劃分也比較粗略。在這樣的職能劃分現狀中，財務部門與檔案部門難以在工作上建立有效銜接，導致財務檔案的分類、整理和分批銷毀等管理工作比較混亂，一切工作都沒有嚴格按照既定的程序和計劃開展，尤其是檔案的收集、分類、裝訂等工作，長此以往積累了大量無保存價值的會計資料，占據著庫房資源和數據庫空間[1]。

1.3 缺乏對財會檔案管理的資金投入

資金的投入是檔案事業發展的基礎，隨著信息技術的發展，會計電子信息的保存于管理需要進一步升級與現代電子信息技術保持在同一發展步伐。由于農業科研單位本身對會計檔案管理的重視度不夠，沒有或者與發展需求不足的資金投入嚴重制約了會計檔案現代化發展。就部分配備了先進會計檔案管理設備的科研單位，也由于缺乏資金投入聘請不到專業新的操作人才，導致設備使用率地下甚至基本處于閑置狀態。還有少部分科研單位為了降低科研成本用低價購買老式設備應用于電子檔案管理，條件簡陋的檔案管理設備很容易造成大量的檔案資料霉化。

1.4 財會檔案管理人員綜合素質不高

就目前從事農業科研項目財會檔案管理人員的現狀而言，一方面人員數量嚴重不足；另一方面現有的在職人員大多都沒有接受過專業性的培訓，在工作的表現為管理水平和管理素質都較低。由于財會檔案的特殊性，對管理人員的業務要求比較高，需要其同時具備專業的檔案管理實務操作知識、計算機操作和一些與會計專業相關的技能。檔案管理部門不屬于財政部門，因此在管理人員的招聘上基本沒有會計技能方面的要求，另外有部分單位直接讓內部出納人員兼管財會檔案管理工作，由于不是很了解會計檔案的分類標準和管理規范很容造成會計信息泄露。

2 優化農業科技項目財會檔案管理的措施

2.1 強化部門領導會計檔案管理意識

通過加強部門領導會計檔案管理意識來提高管理水平。會計檔案管理工作從某種角度而言屬于一種法律行為，是項目進行內部控制的重要內容。為了讓單位領導和財會人員刷新對會計檔案管理的認識，可以通過大力實行連帶責任的責任制，將會計檔案管理工作納入考核單位領導和會計部門主管工作績效的一個指標[2]。從而嚴格按照法律標準開展會計資料的分類、財會檔案范圍的確定、檔案借閱程序的制定、檔案目錄的設計工作等，以此來提高財會檔案管理工作的水平和質量。

2.2 強化檔案部門與財務部門的協作與溝通

一方面要規范會計檔案的移交環節。首先要保證移交手續現場有交接雙方的監交人、報賬員、會計人員和管理人員在場，在確保會計檔案齊全、完整，卷宗整理符合規范要求，手續具備的條件下辦理移交。另一方面，對于保存期已滿的會計檔案，要進行規范化的定期銷毀，在銷毀保存期滿的財務檔案之前，檔案部門應提前知會財務部門，以便其開展檔案鑒定工作。通常情況下，鑒定小組由檔案部人員、財務部人員和有關領導組成，鑒定的主要目的就是確保被銷毀檔案已無保存價值。會計檔案的銷毀過程需要同時有檔案和財務部門的人在場監銷，完成銷毀后在銷毀清冊上簽字蓋章。對于還具有保存價值的財會檔案，比如一些處于未完成狀態事項的原始財務憑證、職工工資冊以及還未結算的債權債務，可根據實際情況重新立卷保存，同時做好保管清冊。定期的開展規范性的會計檔案鑒定銷毀工作能為檔案柜和數據庫騰出存儲空間，減少管理工作負荷。

2.3 加大對財務檔案管理的資金投入力度

缺乏資金基礎的農業科研事業單位的會計檔案管理工作是難以獲得進一步發展的，隨著時代的發展，滯后的管理水平和方法會對農業科研項目績效評估和項目審計等工作的順利開展造成極大的制約作用[3]。做好財會檔案管理工作的重要物質保障和前提條件就是過硬的檔案管理硬件設施，因此，保證農業科研項目財會檔案管理工作質量和水平就需要單位領導在思想上的高度重視，從而加大對會計檔案管理的資金投入力度。具體來說需要專用于會計檔案管理的計算機、光盤和硬盤等硬件設備、用于管理和分類的系統管理軟件，更重要的是提升電子會計檔案信息的安全性，從安裝防毒殺毒軟件開始要堅持對其進行及時的升級，隨時保持最高的防毒殺毒性能。通過這些方式為會計檔案管理工作的順利開展打下堅實的物質基礎。

2.4 提高會計檔案管理人員的綜合素質

隨著市場經濟的發展，農業單位的經濟活動愈加紛繁復雜，無論哪個單位的經濟業務都會受到相關法律規章的約束，而這就需要從事財會檔案管理的工作人員在掌握檔案管理業務知識、有關會計專業的信息以外還要了解相關法律條例，否則很容易讓單位的財務檔案管理工作踏入法律的“誤區”。隨著經濟社會的高速發展，會計檔案管理工作面臨著新的挑戰，同時也對檔案從業人員的素質提出了更高的要求。這就要求會計檔案管理人員不斷加強業務學習，熟悉并能正確執行國家的財經法律、法規、規章制度和方針政策，熟練掌握木行業木單位經濟業務管理的有關知識，只有這樣才能不斷提高自身的業務素質。檔案管理人員綜合素質高低在一定程度上影響著檔案管理工作質量，因此加強檔案管理人才隊伍見著是做好檔案管理工作的必要條件。

3 結語

總而言之，會計檔案管理是一個具有長期性、保密性和艱巨性工作，其隸屬于檔案管理，但也是會計工作不可或缺的重要組成部分。農業科研項目的財會檔案管理在這個大數據時代下需要擁有綜合性的會計檔案管理人才，同時具有會計知識、檔案管理知識和計算機操作技術，除此以外還需要科研單位的重視，資金的投入以及部門之間的協作。

參考文獻

[1]劉英， 柴樹桔， 初文紅，等. 農業科技檔案管理工作存在的問題與建議[J]. 現代農業， 2016（11）：102-103.

[2]王茂波. 加強農業檔案的收集與管理[J]. 環球市場， 2017（22）.

[3]程錫敏. 淺析加強農業科技檔案科學管理的有效措施[J]. 農產品加工月刊， 2016（11）：54-56.