新形勢下機關檔案管理存在的不足與改進

摘 要：機關檔案數(shù)字化為現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢，當前機關檔案管理存在思想認識不足、專業(yè)化發(fā)展滯后、數(shù)字化水平低等問題，改進和完善機關檔案管理工作，需端正思想認識，加強職業(yè)化和制度化、信息化建設，使機關檔案管理工作適應現(xiàn)代社會發(fā)展需求。

關鍵字：機關檔案；專業(yè)化；數(shù)字化

隨著數(shù)字化技術的更新發(fā)展，檔案的管理也發(fā)生了翻天覆地的變革，檔案的物質(zhì)載體形式逐漸為數(shù)字載體所取代，數(shù)字檔案引領了無紙化檔案發(fā)展過程；檔案管理模式也取得了創(chuàng)新和發(fā)展，以往基于人工的檔案管理模式亦逐漸被智能化計算機管理所取代，數(shù)字化、無紙化、一體化的檔案管理格局已初步形成，減少重復性勞動，提高檔案管理質(zhì)量和效率。

一、當前機關檔案管理的不足與問題

（一）思想認識不足

在傳統(tǒng)思想認識的局限下，人們對于機關檔案管理存在認識誤區(qū)，對于檔案管理的專業(yè)化和技術性要求缺乏重視，認為機關檔案管理是一種缺乏技術含量的、純粹事務性的工作，與機關檔案在現(xiàn)實決策過程中所發(fā)揮的不可替代的重要價值作用大異其趣。現(xiàn)代檔案管理科學普遍認為，機關檔案管理工作在傳統(tǒng)上受到了輕視或被低估，導致機關檔案的價值未能有效全面發(fā)揮作用，同時也制約了現(xiàn)代機關檔案管理的科學發(fā)展。這一方面表現(xiàn)為機關單位或領導對機關檔案管理缺乏重視，將其作為一種副屬性工作來抓，機關檔案管理處于一種被動發(fā)展地格局，導致管理創(chuàng)新能力不足；另一方面，機關檔案管理人員亦欠缺相應的管理和責任意識，方法上墨守陳舊，態(tài)度上缺乏重視，如對歸檔材料疏于審查，使得檔案失實，損害了真實性和客觀性；主動收集或保管意識差，對于歸檔材料明顯缺失卻瀆于補全完整，損害了其完整性。

（二）專業(yè)化發(fā)展滯后

現(xiàn)代檔案管理業(yè)已成為一種系統(tǒng)化、專業(yè)化的學科門類，而在現(xiàn)實的機關檔案管理中，管理隊伍的專業(yè)化建設不足，導致管理人的知識與能力儲備遠遠不能滿足現(xiàn)代檔案的發(fā)展要求，在一定程度上制約了機關檔案管理的科學化發(fā)展。應當看到，在以數(shù)字化為引領的新形勢下，檔案數(shù)字化不僅是檔案本身數(shù)字化的過程，同時也是發(fā)掘和培養(yǎng)檔案數(shù)字管理人才的過程，但從現(xiàn)狀來看，專業(yè)化檔案管理人才的不足已經(jīng)嚴重影響了機關檔案管理的實際質(zhì)量與效果。究其原因，一方面，檔案管理專業(yè)在我國發(fā)展較晚，使得該專業(yè)人才培養(yǎng)和輸出較少，限制了人力資源供給；另一方面，現(xiàn)階段從事機關檔案管理人員大多不具備檔案管理背景，往往由機關單位辦公室或人事部門人員兼職，對于數(shù)字化、信息化等技術缺乏相當?shù)牧私猓挥谜f利用信息化來實現(xiàn)檔案數(shù)字化操作了。

（三）數(shù)字化水平低

當前，大多數(shù)機關檔案管理部門或單位在檔案管理方法上仍沿用傳統(tǒng)模式，對現(xiàn)代檔案管理尤其是數(shù)字化管理應用較少。傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案材料的采集、開發(fā)、利用多以紙質(zhì)檔案為主，手寫、手抄、手錄的老式歸檔、整檔方式，費時、費力、費空間，數(shù)字化、信息化程度較低；檔案管理平臺以人工管理為主，浩如煙海的檔案資料信息需要檔案管理人員逐一比對翻查，這在一定程度上導致了檔案管理效率低下，檔案材料重復利用率低，歸檔工作量大，保管條件嚴苛且成本較高，容易丟失或損毀等問題，檔案的準確性、完整性、時效性得不到充分的保障，嚴重影響了檔案資源效益的實現(xiàn)，使得檔案價值不能充分的運用到人們生產(chǎn)生活中，造成資源浪費。而且，對于新形勢下產(chǎn)生的MV材料、PPT材料，以及聲像、音像檔案等，存在存儲條件跟不上等一系列問題，制約了檔案數(shù)字化水平的提升。

二、機關檔案管理的改進措施與發(fā)展目標

（一）端正思想認識，加強重視程度

機關檔案是輔助機關正確決策的重要信息資源，也是寶貴的歷史財富。改進機關檔案管理，提高機關檔案管理水平與質(zhì)效，首先要從思想上克服檔案管理“虛無主義”，打破傳統(tǒng)上人們對于機關檔案管理存在的偏見，使人們?nèi)婢唧w的了解檔案相關知識，正確理性的對待檔案的潛在價值。加強對檔案相關制度的宣傳普及，使公眾充分了解檔案工作的特征、性質(zhì)、意義等，吸引公眾積極參與到檔案查詢、保護等工作中來，從而使公眾真正關心理解支持檔案工作，真正使檔案發(fā)揮其應有作用，回歸其原本地位。把推進機關檔案數(shù)字化建設作為一種歷史責任，培育良好的機關檔案管理與數(shù)字化革新的濃厚氛圍，尤其是要立足強化單位或部門領導的檔案意識，轉(zhuǎn)變過去對檔案管理的輕視，切實將檔案工作納入重要議事日程，帶頭學習研究檔案工作法律法規(guī)與相關制度，實實在在地解決檔案工作中存在的問題和困難，充分發(fā)揮領導示范帶頭作用。

（二）加強職業(yè)建設，提高專業(yè)化程度

加強機關檔案管理職業(yè)化建設，積極推動機關檔案管理專業(yè)化、專職化。機關檔案管理數(shù)字化，不僅要求機關檔案管理者從思想認識上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的認識誤區(qū)，還要求懂得按照現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展理念，自覺學習和更新相關檔案管理知識，積極運用現(xiàn)代數(shù)字化信息技術提升檔案管理水平。首先，要培養(yǎng)一批既能充分了解檔案管理相關知識，同時又能靈活熟練的操作計算機信息技術，培養(yǎng)自身更高層次和更高的綜合素質(zhì)，滿足檔案數(shù)字化管理對于專業(yè)化人才的需求；其次，加強對檔案工作人員的業(yè)務培訓，不斷增強其文化素質(zhì)和檔案意識，通過不斷更新學習理念和學習方法， 掌握現(xiàn)代化檔案管理方法；三是要著力培養(yǎng)檔案管理者的檔案意識，切實對檔案及檔案管理的有正確的理解和認知，不斷增強其專業(yè)素質(zhì)，不斷更新學習理念和學習方法， 不斷提升檔案管理水平，促進檔案資源價值有效發(fā)揮。

（三）加強制度建設，完善制度保障

建立健全機關檔案管理規(guī)章制度是推動檔案工作提質(zhì)效、上水平的重要舉措。首先，完善檔案管理責任制度，落實崗位職責分工，切實扭轉(zhuǎn)檔案管理工作人員責任心不強，失職、瀆職行為，強化檔案材料收集管理和及時移交歸檔的力度。其次，完善管理人員競爭上崗制度，選拔專業(yè)人才，充實檔案管理工作崗位，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。第三，加強檔案管理經(jīng)費支付預算保障制度，切實保障檔案管理的相關耗材供給，改善檔案室條件，存儲、讀取軟件和計算機、錄像機、照相機等硬件也要不斷更新?lián)Q代；保證教育培訓經(jīng)費，定期組織管理人員學習培訓，從硬件和軟件兩個方面不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化水平和服務質(zhì)量。

（四）完善載體建設，構(gòu)建數(shù)字化平臺

機關檔案數(shù)字化平臺是在計算機存儲設備上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定組織方式的、相互關聯(lián)的機關檔案信息數(shù)據(jù)的集合。傳統(tǒng)上，檔案管理工作是一項工作量大、勞動強度高、枯燥重復性工作，而數(shù)字化技術能很好地，并且有效率地處理這些重復、大批量且有規(guī)律的數(shù)據(jù)與信息。機關檔案數(shù)字化平臺即充分利用數(shù)字信息技術，實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡化和信息資源共享化，進一步提升檔案管理水平，推動檔案管理向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)型的重要舉措。推進機關檔案管理數(shù)字化要切實加強對數(shù)字檔案管理平臺的有效管理，不斷創(chuàng)新電子檔案的采集、錄入、保管、利用等程序技術方法，保證電子檔案的真實性、客觀性與完整性，實現(xiàn)機關檔案管理工作規(guī)范化、科學化、信息化，使檔案管理工作適應現(xiàn)代社會發(fā)展需求。

參考文獻

[1]劉智勇、張學文：《 對我國現(xiàn)行檔案行政管理體制的反思與完善》[J]，《檔案學通訊》2008（03）。

[2]崔麗華：《淺析加強機關檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)》[J]，《蘭臺內(nèi)外》2009（06）。

[3]李惠萍：《檔案信息化發(fā)展方向——檔案數(shù)字化》[J]，《云南檔案. 》2009（11）。

作者簡介

黃新升（1970-），男，山東萊西人，館員，研究方向：檔案管理