新時期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

李積敏

摘 要：事業(yè)單位中的一個組成部分就是檔案管理工作，檔案記錄著單位內(nèi)部進(jìn)行的各項活動，是事業(yè)單位歷史發(fā)展的真實記錄。因為社會的快速發(fā)展，檔案的重要性也隨之增加，因此對事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理工作的要求隨之提高，要求事業(yè)單位對檔案的管理進(jìn)行的更加認(rèn)真，系統(tǒng)。本文主要從檔案工作管理的優(yōu)化方式出發(fā)，討論如何快速高效地開展檔案管理工作。促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)化的實現(xiàn)，促進(jìn)整個事業(yè)單位的檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)化發(fā)展.

關(guān)鍵詞：檔案管理 優(yōu)質(zhì)化發(fā)展

1 引言

檔案管理工作是一個很廣泛的概念。從廣義上講，檔案工作指整個國家的檔案事業(yè)。而我們通常所說的檔案工作是從狹義的角度講的，是指各單位檔案管理部門所從事的檔案管理工作。事業(yè)單位檔案管理工作是本單位在進(jìn)行社會活動中直接形成的能夠保存、備查的文字、圖表、聲像及其他各方式的歷史記錄。

2 檔案工作的目標(biāo)和任務(wù)

新時期下經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，使檔案管理工作面臨了新的挑戰(zhàn)。2017年，黨中央國務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，集中體現(xiàn)了政府對檔案事業(yè)的高度重視和大力支持。檔案具有許多十分重要的意義，但其中，最重要的作用就是作為憑證和參考，檔案具有的作用不會隨著時間累積而減弱，相反會隨著社會的快速發(fā)展而逐漸增強(qiáng)。在事業(yè)單位中，有許多工作，但每項工作的重要環(huán)節(jié)就是檔案的管理工作，如前所說，檔案不僅能反映事業(yè)單位的發(fā)展軌跡，也能詳細(xì)記錄每個工作環(huán)節(jié)，是衡量一個單位工作業(yè)績和管理水平的重要尺度。單位的檔案記錄了本單位在一段時期的發(fā)展進(jìn)程和取得的成果，可以作為計劃和策略的參考資料，可以方便管理人員有根據(jù)的進(jìn)行決策制定；同時也能方便管理者對工作進(jìn)行檢查和掌握進(jìn)度，有利于進(jìn)行下一步的工作安排。因此，各級各類事業(yè)單位檔案部門必須牢牢抓住機(jī)遇，積極認(rèn)真的領(lǐng)會精神，深入貫徹文件實質(zhì)，積極探索新的思路、新的模式和新的途徑，積極推進(jìn)單位檔案工作依法管理，加強(qiáng)檔案管理工作檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)，為群眾提供便捷優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)，更好地維護(hù)廣大人民群眾的根本利益。

3 新形勢下檔案工作存在的主要問題

事業(yè)單位檔案管理工作中也存在著較多的問題。首先，一些檔案管理工作者的工作能力較差，方法也較為老套，思維較為傳統(tǒng)，檔案管理人員隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，使得檔案管理工作不能及時跟進(jìn)，導(dǎo)致檔案改革進(jìn)展遲緩，同時，這類工作人員缺少創(chuàng)新意識，不能將檔案工作與現(xiàn)代快速發(fā)展的信息基礎(chǔ)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有機(jī)結(jié)合，管理模式和運行機(jī)制缺失創(chuàng)新舉措，無法緊跟日益進(jìn)步的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需求。其次，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌，包括員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎勵、處分、任免、工資等方面的相關(guān)資料，因此其能全面的記錄反映員工的各種資歷、能力等，因此單位檔案管理應(yīng)該著重對員工的人事檔案進(jìn)行單獨又集中的管理。此時就需要單位檔案管理人員完善檔案信息的管理體系，進(jìn)行科學(xué)合理的監(jiān)督。人事檔案應(yīng)該與人事管理緊密聯(lián)系，防止檔案尚在而員工早已離職或者員工仍然在職，但相關(guān)檔案遲遲沒有到達(dá)單位的人事檔案管理庫中，在工作中必須堅持“檔隨人走，進(jìn)一步科學(xué)優(yōu)化與高效應(yīng)對事業(yè)單位檔案管理工作勢在必行。最后，各事業(yè)單位對檔案管理缺乏一定的意識，檔案管理方面缺乏人才和資金方面的投入，因此，大部分事業(yè)部門內(nèi)部大檔案管理設(shè)施陳舊，管理人員嚴(yán)重不足，管理方法極為傳統(tǒng)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及程度非常低等，這些都會造成檔案管理工作落后嚴(yán)重不足。

4檔案工作改進(jìn)措施

完善單位檔案管理的管理體制和運行機(jī)制。應(yīng)該對各級各類事業(yè)單位的檔案管理工作加大監(jiān)察力度，不斷地完善各類事業(yè)單位黨委和政府職能部門、檔案部門負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)管理、社會部門共同參與的檔案管理工作的體制。其中單位檔案管理工作中最應(yīng)該注重的是對單位內(nèi)部包括離職員工的檔案管理工作，因為員工的人事檔案其內(nèi)容涉及個人信息、履歷、功過等多方面情況，部分可能涉及到一些重大事項中，或者有的信息是需要高度保密的，因此，人事檔案屬于個人隱私，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，或者將人事檔案用于商業(yè)活動中。人事檔案屬于黨和國家的機(jī)密，即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個人也不能查閱自己的人事檔案，應(yīng)該讓相關(guān)管理人員及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念。

建立健全保管制度。健全對檔案的保管制度時是對人事檔案有效保管的重點。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。所謂材料歸檔制度指的是對于新的檔案材料應(yīng)該首先對材料的真?zhèn)巍須v、內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真的甄別，判斷其是否符合檔案歸檔要求；然后對新的檔案材料根據(jù)其內(nèi)容，屬性所在部門等多方面進(jìn)行確定其所在的具體位置；；最后，將新材料放入檔案；這樣三個步驟就完成了新檔案的歸檔工作，以上稱之為歸檔。統(tǒng)計制度，以人事檔案統(tǒng)計制度為例，對于人事檔案的統(tǒng)計工作有以下幾項：人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況、庫房設(shè)備情況和人事檔案工作人員情況。接下來就是應(yīng)該健全檔案資源的利用體系。首先，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，因此我們可以將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運用到檔案利用中去，使管內(nèi)檔案可以實現(xiàn)網(wǎng)上查閱，調(diào)用，同時應(yīng)該克服各單位間的溝通不足，積極推進(jìn)跨館查閱，使檔案利用更加方便快捷，實現(xiàn)檔案利用的高效率。同時，檔案管理工作者認(rèn)真做好政府信息接收、管理、公開工作，支持社會力量參與檔案事務(wù)，擴(kuò)大檔案資源開放程度，拓展檔案查詢檢索范圍，推進(jìn)檔案工作服務(wù)方式的靈活化、服務(wù)范圍的廣泛化、服務(wù)效益的顯著化。

5 總結(jié)

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用也越來越廣泛，幾乎覆蓋了檔案工作的全過程和大部分工作環(huán)節(jié)。各級各類事業(yè)單位應(yīng)該大力開發(fā)數(shù)字化、信息化的檔案管理工作，推動形成以數(shù)字資源、安全管理、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的檔案室管理運營機(jī)制，建立連接各級各類事業(yè)單位檔案的資源管理和網(wǎng)絡(luò)共享平臺，促進(jìn)檔案資源利用的優(yōu)質(zhì)化和大量化，加大檔案工作支持力度和保障水平。同時，本文著重強(qiáng)調(diào)了檔案管理工作人員的重要性，要求在事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員，不僅能掌握過去對檔案管理的傳統(tǒng)方法，同時應(yīng)該具有創(chuàng)新精神，借助新技術(shù)，新方式，不斷提高檔案管理的技能和水平，真正優(yōu)化檔案管理工作，實現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。

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