大數據時代醫院人事檔案管理信息化實現方法研究

章潔 張贏

摘 要：檔案信息化建設工作是每一個單位都必不可少的管理部分。而人事管理部門在進行管理工作過程中形成的醫院人事檔案，也是人事管理部門歷史面貌的反映。它能夠為人事管理部門制定政策提供參考與思路，還能夠為人事部門的管理工作考評提供依據。當前社會是一個大數據時代，在人事管理信息化的過程中起著重要的推動作用。

關鍵詞：醫院；人事；檔案管理信息化建設

檔案作為一種實質性的管理工具，有著它獨特的規范性特點，同時具有管理工具的實用性、真實性、交流性以及權威性特點，為醫院人事管理工作發展變革提供了參考依據。人事部門的管理是醫院為社會提供更好服務的前提，而人事檔案的管理則是保證工作人員管理質量的基礎。大數據時代潮流涌進，檔案管理的信息化建設已經迫在眉睫。如何通過信息化建設進一步提高檔案管理效率，加強人事部門的辦公管理智能，提高醫護人員職業素養，是醫院單位應該重視的問題。

一、醫院人事檔案信息化建設工作中存在的問題

（一）對檔案信息化建設工作的重視程度不足。

長期以來，醫院檔案管理部門的管理核心都放在醫療檔案上。醫院管理部門也把文件管理重點放在醫療事務的相關材料上，對于人事檔案的管理重視程度不高，有些醫院則處于忽視狀態；同時對醫院的人事檔案管理進行信息化建設，一時之間難以看到真實的經濟效益，所以醫院管理階層也沒有過多強調人事檔案信息化的重要性，認為人事檔案信息化管理可有可無，對其投入資金有限，也限制了工作人員的工作主動性與積極性。

（二）檔案管理人員素質有待提高。

現在我國雖說有的醫院人事檔案管理部門已開始對人事檔案信息化建設工作重視起來，但是醫院人事檔案的信息化程度與社會發展需要存在著差距，使檔案信息化程度大大打折。這種情況產生的很大一部分原因在于管理人員的業務素質不高。對于檔案的歸納整理不合理，直接減弱了檔案信息的利用效率，拉慢了數據資料獲取速度。另外，檔案管理人員對于人事檔案信息化建設的認識和重視程度不足，對檔案管理質量的提高產生不利影響。

（三）人事檔案的收集、歸類和保管的流程缺少信息化管理。

人事檔案存在著很多收集整理與歸檔環節不規范的問題，給檔案信息化建設過程帶來了很大阻礙。有些人事資料不能夠及時錄入系統，導致紙質檔案與電子檔案難以同步進行，信息傳遞過程出現了阻礙，難以推動工作效率的提高。同時，醫院在不斷發展與變化，人員也在不斷變換，如果電子檔案不能夠跟隨變化及時更新，那么檔案信息就難以保證真實統一。這都是檔案的收集、歸檔的工作流程不規范造成的。《人事檔案管理信息化建設制度》本身對人事檔案管理信息化建設的收集與整理做了總得要求，但在具體實施中，并沒有可行的方法流程規定，缺乏相應的規章制度。加上醫院人事檔案的收集不及時，造成了一些醫院人事檔案的無形流逝，只有信息化收集、整理、歸檔管理等工作程序，才能保證檔案真實有效。

二、加強人事檔案管理信息化建設的幾點建議

（一）加強宣傳，提升全體人員的重視程度。

檔案信息化建設工作是一項基礎工作，涉及醫院人事檔案管理部門工作的方方面面。隨著信息多元化時代的到來，檔案的作用已不僅僅局限于上傳下達和交流溝通上，大數據時代賦予了檔案新的內涵和意義。因此，醫院人事檔案管理部門要提升全體工作人員對檔案信息化的認識深度。首先，醫院人事檔案管理部門應當從提升領導干部的認識入手，最大程度地爭取到領導對工作的支持。其次，應當細化檔案管理部門人員分工，使每個員工都能夠清楚的知道自己的崗位職責，將檔案信息化建設工作由被動局面轉化為主動，使工作人員認識到檔案的重要性。最后，醫院人事檔案管理部門應當積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及相關知識，使全體工作人員意識到檔案信息化的重要性。

（二）抓制度建設，理順規范人事檔案管理信息化建設。

由于社會形勢發生了很大的變化，傳統的檔案信息化建設工作存在很多不規范的地方，阻礙了檔案管理信息化建設進程。為了有效解決這一問題，醫院人事檔案管理部門應當建立起完善的檔案管理信息化建設制度，為檔案管理信息化建設進行提供制度保障，從而逐漸實現檔案管理的信息化、制度化、標準化，進而推動各項工作高效運轉。首先，醫院人事檔案管理部門要根據《中華人民共和國檔案法》，并結合自身發展實際制定本單位的檔案收集、立卷、歸檔、保管等工作流程制度，要求管理人員嚴格按照工作程序進行檔案的收集、整理與立卷等基本工作，保證檔案的真實性和科學性。

（三）健全組織領導部門，提高檔案管理人員整體水平。

檔案信息化建設需要一支適應大數據時代要求的人才隊伍，醫院首先要建立起一支適應信息化管理的工作人員隊伍，為檔案管理信息化建設的信息化進行提供人才保障。首先，醫院管理部門在進行檔案人員引進時應注意加強對應聘人員專業素養以及工作經歷的調查與分析，從源頭上提升檔案管理人員隊伍質量；其次，對于已經在職的檔案管理人員，應安排不定期教育培訓，組織相關講座，普及信息化管理知識與大數據時代背景的要求；同時組織新老員工工作經驗交流會，新員工可以向老員工介紹新時代的工作方法與技巧，老員工也能夠為新員工提供技術上的指導，總結好的經驗，共同提高工作效率；定期對在職人員進行專業考核是必要的，對于一些業務素質低，不利于檔案信息化管理的工作人員應該歷史教育，防止出現意外。

（四）加強硬件建設，科學管理人事檔案。

醫院人事檔案管理部門要及時更新檔案管理信息化建設設備。首先，醫院人事檔案管理部門要積極引進一些操作便捷的先進設備，建立起良好的檔案處理系統；其次，為了保證檔案信息的安全，醫院人事檔案管理部門要引進計算機輔助系統；最后，醫院人事檔案管理部門要及時淘汰舊的檔案設備。

（五）增強醫院檔案管理的安全性

檔案管理信息化對現在的醫院有很重要的作用，只有醫院檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現。首先，相關保密政策必須完善，對檔案管理人員制定嚴格的規章制度，簽訂保密承諾書，一旦泄密，應當嚴厲處分相關人員，只有這樣檔案管理工作才能夠安全有效的進行。其次，醫院應引進大數據專家，普及相關計算機網絡知識，并對信息化管理所帶來的安全隱患進行分析，使工作人員對信息化建設過程中的安全保密多加注意，加強監管力度。

三、結語

檔案信息化管理能夠對醫院人事管理工作帶來便利，體現著醫院對人事檔案管理的重視，對管理工作的精益求精。只有跟隨大數據腳步，提高檔案管理信息化建設水平，醫院才能更好的實現服務社會的作用。但是從目前來看，種種因素和困難仍然阻礙著我國檔案管理信息化進程。因此，我們必須重視當前檔案管理存在的問題，并有針對性的進行改善，提高檔案管理信息化程度，促進醫院管理工作信息化。

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作者簡介

章潔（1991-），女，江蘇南通，研究生，南通大學，現有職稱，助理工程師，研究方向：人事管理