大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院人事檔案管理信息化實現(xiàn)方法研究

章潔 張贏

摘 要：檔案信息化建設(shè)工作是每一個單位都必不可少的管理部分。而人事管理部門在進(jìn)行管理工作過程中形成的醫(yī)院人事檔案，也是人事管理部門歷史面貌的反映。它能夠為人事管理部門制定政策提供參考與思路，還能夠為人事部門的管理工作考評提供依據(jù)。當(dāng)前社會是一個大數(shù)據(jù)時代，在人事管理信息化的過程中起著重要的推動作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事；檔案管理信息化建設(shè)

檔案作為一種實質(zhì)性的管理工具，有著它獨特的規(guī)范性特點，同時具有管理工具的實用性、真實性、交流性以及權(quán)威性特點，為醫(yī)院人事管理工作發(fā)展變革提供了參考依據(jù)。人事部門的管理是醫(yī)院為社會提供更好服務(wù)的前提，而人事檔案的管理則是保證工作人員管理質(zhì)量的基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)時代潮流涌進(jìn)，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫。如何通過信息化建設(shè)進(jìn)一步提高檔案管理效率，加強人事部門的辦公管理智能，提高醫(yī)護(hù)人員職業(yè)素養(yǎng)，是醫(yī)院單位應(yīng)該重視的問題。

一、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)工作中存在的問題

（一）對檔案信息化建設(shè)工作的重視程度不足。

長期以來，醫(yī)院檔案管理部門的管理核心都放在醫(yī)療檔案上。醫(yī)院管理部門也把文件管理重點放在醫(yī)療事務(wù)的相關(guān)材料上，對于人事檔案的管理重視程度不高，有些醫(yī)院則處于忽視狀態(tài)；同時對醫(yī)院的人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，一時之間難以看到真實的經(jīng)濟效益，所以醫(yī)院管理階層也沒有過多強調(diào)人事檔案信息化的重要性，認(rèn)為人事檔案信息化管理可有可無，對其投入資金有限，也限制了工作人員的工作主動性與積極性。

（二）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。

現(xiàn)在我國雖說有的醫(yī)院人事檔案管理部門已開始對人事檔案信息化建設(shè)工作重視起來，但是醫(yī)院人事檔案的信息化程度與社會發(fā)展需要存在著差距，使檔案信息化程度大大打折。這種情況產(chǎn)生的很大一部分原因在于管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。對于檔案的歸納整理不合理，直接減弱了檔案信息的利用效率，拉慢了數(shù)據(jù)資料獲取速度。另外，檔案管理人員對于人事檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識和重視程度不足，對檔案管理質(zhì)量的提高產(chǎn)生不利影響。

（三）人事檔案的收集、歸類和保管的流程缺少信息化管理。

人事檔案存在著很多收集整理與歸檔環(huán)節(jié)不規(guī)范的問題，給檔案信息化建設(shè)過程帶來了很大阻礙。有些人事資料不能夠及時錄入系統(tǒng)，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案難以同步進(jìn)行，信息傳遞過程出現(xiàn)了阻礙，難以推動工作效率的提高。同時，醫(yī)院在不斷發(fā)展與變化，人員也在不斷變換，如果電子檔案不能夠跟隨變化及時更新，那么檔案信息就難以保證真實統(tǒng)一。這都是檔案的收集、歸檔的工作流程不規(guī)范造成的。《人事檔案管理信息化建設(shè)制度》本身對人事檔案管理信息化建設(shè)的收集與整理做了總得要求，但在具體實施中，并沒有可行的方法流程規(guī)定，缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。加上醫(yī)院人事檔案的收集不及時，造成了一些醫(yī)院人事檔案的無形流逝，只有信息化收集、整理、歸檔管理等工作程序，才能保證檔案真實有效。

二、加強人事檔案管理信息化建設(shè)的幾點建議

（一）加強宣傳，提升全體人員的重視程度。

檔案信息化建設(shè)工作是一項基礎(chǔ)工作，涉及醫(yī)院人事檔案管理部門工作的方方面面。隨著信息多元化時代的到來，檔案的作用已不僅僅局限于上傳下達(dá)和交流溝通上，大數(shù)據(jù)時代賦予了檔案新的內(nèi)涵和意義。因此，醫(yī)院人事檔案管理部門要提升全體工作人員對檔案信息化的認(rèn)識深度。首先，醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)從提升領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識入手，最大程度地爭取到領(lǐng)導(dǎo)對工作的支持。其次，應(yīng)當(dāng)細(xì)化檔案管理部門人員分工，使每個員工都能夠清楚的知道自己的崗位職責(zé)，將檔案信息化建設(shè)工作由被動局面轉(zhuǎn)化為主動，使工作人員認(rèn)識到檔案的重要性。最后，醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及相關(guān)知識，使全體工作人員意識到檔案信息化的重要性。

（二）抓制度建設(shè)，理順規(guī)范人事檔案管理信息化建設(shè)。

由于社會形勢發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的檔案信息化建設(shè)工作存在很多不規(guī)范的地方，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。為了有效解決這一問題，醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立起完善的檔案管理信息化建設(shè)制度，為檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行提供制度保障，從而逐漸實現(xiàn)檔案管理的信息化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而推動各項工作高效運轉(zhuǎn)。首先，醫(yī)院人事檔案管理部門要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，并結(jié)合自身發(fā)展實際制定本單位的檔案收集、立卷、歸檔、保管等工作流程制度，要求管理人員嚴(yán)格按照工作程序進(jìn)行檔案的收集、整理與立卷等基本工作，保證檔案的真實性和科學(xué)性。

（三）健全組織領(lǐng)導(dǎo)部門，提高檔案管理人員整體水平。

檔案信息化建設(shè)需要一支適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代要求的人才隊伍，醫(yī)院首先要建立起一支適應(yīng)信息化管理的工作人員隊伍，為檔案管理信息化建設(shè)的信息化進(jìn)行提供人才保障。首先，醫(yī)院管理部門在進(jìn)行檔案人員引進(jìn)時應(yīng)注意加強對應(yīng)聘人員專業(yè)素養(yǎng)以及工作經(jīng)歷的調(diào)查與分析，從源頭上提升檔案管理人員隊伍質(zhì)量；其次，對于已經(jīng)在職的檔案管理人員，應(yīng)安排不定期教育培訓(xùn)，組織相關(guān)講座，普及信息化管理知識與大數(shù)據(jù)時代背景的要求；同時組織新老員工工作經(jīng)驗交流會，新員工可以向老員工介紹新時代的工作方法與技巧，老員工也能夠為新員工提供技術(shù)上的指導(dǎo)，總結(jié)好的經(jīng)驗，共同提高工作效率；定期對在職人員進(jìn)行專業(yè)考核是必要的，對于一些業(yè)務(wù)素質(zhì)低，不利于檔案信息化管理的工作人員應(yīng)該歷史教育，防止出現(xiàn)意外。

（四）加強硬件建設(shè)，科學(xué)管理人事檔案。

醫(yī)院人事檔案管理部門要及時更新檔案管理信息化建設(shè)設(shè)備。首先，醫(yī)院人事檔案管理部門要積極引進(jìn)一些操作便捷的先進(jìn)設(shè)備，建立起良好的檔案處理系統(tǒng)；其次，為了保證檔案信息的安全，醫(yī)院人事檔案管理部門要引進(jìn)計算機輔助系統(tǒng)；最后，醫(yī)院人事檔案管理部門要及時淘汰舊的檔案設(shè)備。

（五）增強醫(yī)院檔案管理的安全性

檔案管理信息化對現(xiàn)在的醫(yī)院有很重要的作用，只有醫(yī)院檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現(xiàn)。首先，相關(guān)保密政策必須完善，對檔案管理人員制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，簽訂保密承諾書，一旦泄密，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)厲處分相關(guān)人員，只有這樣檔案管理工作才能夠安全有效的進(jìn)行。其次，醫(yī)院應(yīng)引進(jìn)大數(shù)據(jù)專家，普及相關(guān)計算機網(wǎng)絡(luò)知識，并對信息化管理所帶來的安全隱患進(jìn)行分析，使工作人員對信息化建設(shè)過程中的安全保密多加注意，加強監(jiān)管力度。

三、結(jié)語

檔案信息化管理能夠?qū)︶t(yī)院人事管理工作帶來便利，體現(xiàn)著醫(yī)院對人事檔案管理的重視，對管理工作的精益求精。只有跟隨大數(shù)據(jù)腳步，提高檔案管理信息化建設(shè)水平，醫(yī)院才能更好的實現(xiàn)服務(wù)社會的作用。但是從目前來看，種種因素和困難仍然阻礙著我國檔案管理信息化進(jìn)程。因此，我們必須重視當(dāng)前檔案管理存在的問題，并有針對性的進(jìn)行改善，提高檔案管理信息化程度，促進(jìn)醫(yī)院管理工作信息化。

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作者簡介

章潔（1991-），女，江蘇南通，研究生，南通大學(xué)，現(xiàn)有職稱，助理工程師，研究方向：人事管理