芻議公路系統(tǒng)檔案管理水平提升路徑

張夏玲

摘 要：在公路系統(tǒng)建設(shè)中，公路系統(tǒng)檔案管理無疑起到至關(guān)重要的作用，然而就當(dāng)前我國公路系統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀而言，仍有諸多問題存在，現(xiàn)狀不容樂觀，這無疑給我國公路系統(tǒng)檔案管理水平的提升實現(xiàn)了嚴(yán)重阻礙。因此，本文結(jié)合筆者實際工作經(jīng)驗，就提升公路系統(tǒng)檔案管理水平的有效路徑展開了探討，以期為同行業(yè)者提供一定參考。

關(guān)鍵詞：公路系統(tǒng)；檔案管理；水平提升；路徑

隨著進入到信息化時代，檔案的重要性得以不斷凸顯，已然成為人們信息獲取的主要來源之一。公路系統(tǒng)檔案既能夠?qū)沸袠I(yè)的管理能力進行有效反映，又可以為公路行業(yè)管理工作提供有力的依據(jù)，它所記載的都是公路行業(yè)真實的發(fā)展歷史，對公路行業(yè)的發(fā)展有著不容忽視的重要意義。但是，檔案管理工作在公路行業(yè)發(fā)展過程之中，常常容易被忽視掉，因此，為了保證公路系統(tǒng)檔案的真實性及完整性，就需切實做好檔案管理工作，提升檔案管理水平。

一、當(dāng)前公路檔案管理工作中存在的主要問題

伴隨市場經(jīng)濟及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國公路檔案管理也搭上了科技的列車，融入了電子化的管理方式，在較大程度上促進了公路檔案管理工作的進步與發(fā)展。然而，其中仍有一些急需解決的問題存在，給公路檔案管理工作穩(wěn)定、長遠發(fā)展形成較大影響。

（一）重視程度缺乏連續(xù)性

近些年來，我國公路系統(tǒng)檔案管理工作得以大范圍開展，提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化成為了工作的重點。可以肯定的是，公路系統(tǒng)檔案管理在國家的號召下，得到了空前的關(guān)注度，檔案管理部門也為此進行了短、長期奮斗目標(biāo)的設(shè)置。[1]但是，就目前現(xiàn)實情況而言，部分單位在短期目標(biāo)實現(xiàn)了之后，出現(xiàn)了一種自滿、驕傲的情緒，如此自然而然就引發(fā)了管理松懈等問題的出現(xiàn)，進而極大影響長期目標(biāo)的實現(xiàn)使之難以確切落實。各級領(lǐng)導(dǎo)由于檔案管理不能很快獲得成效，便逐漸降低了對檔案管理工作的重視程度，愿意在此項工作上所投入的人力、物力、財力也隨之下降，從而導(dǎo)致了公路系統(tǒng)檔案管理工作邊緣化、淡化等問題。同時，一些單位受職數(shù)、編制等方面限制，專業(yè)技術(shù)人員短缺，進而很大程度上影響了檔案管理業(yè)務(wù)水平及工作質(zhì)量地提升，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的良性發(fā)展。

（二）收集歸納缺乏全面性

公路系統(tǒng)檔案含有音像資料、實物檔案及數(shù)據(jù)資料等，然而由于如今許多單位未能充分重視檔案管理，致使單位的檔案管理人員也認(rèn)為只需確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量就行了，進而僅關(guān)注于數(shù)據(jù)資料信息本身，忽略了整理與歸檔音像資料及實物檔案等工作。如此一來就導(dǎo)致了在音像資料與實物檔案收集過程中，對信息資源無法實現(xiàn)完整的收集，甚至出現(xiàn)信息資源被留置于某一檔案管理人員手中的情況，若是單位出現(xiàn)崗位調(diào)動，則可能造成諸多檔案信息的遺失。[2]此外，我們不難發(fā)現(xiàn)當(dāng)前一些單位檔案管理室中，電子檔案建設(shè)滯后，管理設(shè)施不夠健全，很多信息檔案都無法及時納入到檔案室，加之管理者操作電腦的能力缺乏，這些都導(dǎo)致了檔案丟失風(fēng)險的進一步加大。

（三）隊伍建設(shè)缺乏長期性

長期以來，我國公路系統(tǒng)檔案管理工作多由辦公室人員進行負責(zé)，這難免會給檔案管理工作的發(fā)展形成一定影響。因為，我們知道相對而言辦公室人員變動更為頻繁，這就致使了公路系統(tǒng)檔案管理者難以固定。新人對檔案管理業(yè)務(wù)缺乏熟悉，再加上缺少相應(yīng)的培訓(xùn)活動，進而導(dǎo)致了檔案管理人員在實際工作之中缺乏規(guī)范性，無法有效的展開檔案管理，檔案的收集、歸納無法做到統(tǒng)一，檔案管理工作的效率及質(zhì)量無法得到有效保障。同時，公路系統(tǒng)檔案管理人員收獲和付出的較大偏差，也加大了人員的流動性。

二、公路系統(tǒng)檔案管理水平提升路徑分析

（一）加強經(jīng)常性教育提高認(rèn)識

正所謂，“思想決定意識，意識決定行為”。要想做好檔案管理工作的首要前提，就是具有良好的檔案管理思想。因此，公路系統(tǒng)檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)一定要對檔案管理工作的規(guī)范化給予高度重視，使檔案移交等過程盡量避免，保證檔案管理過程的合理化、科學(xué)化、有效化，切實加強檔案部門文件管理的超前控制。同時，為保證領(lǐng)導(dǎo)者將自身模范帶頭作用充分發(fā)揮出來，須積極開展和檔案管理相關(guān)的教育活動，使相關(guān)者的重視程度得以提升。我們要知道，唯有保證領(lǐng)導(dǎo)者對公路系統(tǒng)檔案管理足夠重視，方可上行下效，進而讓每一個檔案管理人員對自身工作都能懷有高度的責(zé)任感、使命感以及積極性，從而實現(xiàn)檔案管理水平的提升。

（二）檔案管理工作要規(guī)范

眾所周知，檔案收集、整理、立卷、歸檔是檔案管理工作最根本的基礎(chǔ)工作。要想規(guī)范檔案管理，首先要根據(jù)單位實際情況按國家規(guī)范制定分類大綱和歸檔制度，包括文書檔案和科技事業(yè)檔案，便于本單位檔案收集、整理、保管、利用。其次是要制定定期歸檔的部門整理歸檔制度，完善檔案人員管理體系，從上級機關(guān)到基層單位都指定分管領(lǐng)導(dǎo)專門負責(zé)，各科室部門各基層單位要設(shè)立專兼職檔案員，負責(zé)日常文件資料的收集整理，做好立卷歸檔工作，并及時規(guī)范納入綜合檔案室。同時要求檔案人員要明確自身職責(zé)，認(rèn)真細致地鑒別和整理相關(guān)文件信息資料，確保檔案真實性、完整性和規(guī)范性，提高檔案利用效果。

（三）健全檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是加強和規(guī)范檔案管理、提高辦公效率的重要環(huán)節(jié)，編制或使用適合單位實際的檔案管理軟件，從文件登記收發(fā)、審批、傳閱、承辦、整理、歸檔全部納入信息化，即節(jié)省人力物力，減輕檔案人員歸檔工作量，又規(guī)范了檔案管理，實現(xiàn)紙質(zhì)文檔與電子文檔的雙渠道檔案管理。我們知道，檔案信息建設(shè)離不開計算機信息技術(shù)的支撐，而計算機網(wǎng)絡(luò)本身便具有著諸多不安全及不穩(wěn)定因素，所以斷電、病毒入侵與硬件等方面的防御工作是一定注意的，作為公路檔案管理人員須要熟練掌握這些應(yīng)對措施，進而使檔案信息受到的安全威脅得以有效減少。[3]同時，需及時更新、升級、完善檔案管理部門的辦公設(shè)備和軟件，對電腦硬件進行定期的檢測與維修，切實做好計算機系統(tǒng)的防護工作，從而為公路檔案信息化建設(shè)保駕護航。

（四）提升公路系統(tǒng)檔案管理人員素質(zhì)

在新時期下，載體的多樣化、設(shè)備的更新等，與科技相關(guān)的事物越來越多，這就對公路系統(tǒng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更多、更新、更高的要求。其既要加強檔案管理知識的完善，又要持續(xù)擴大專業(yè)相關(guān)的涉及面，做到與時俱進。在掌握有一定計算機專業(yè)技能的前提下，還應(yīng)具有一定程度的外語交流能力，這既是新時期下公路建設(shè)項目的需要，又是檔案管理工作對從業(yè)者提出的必要條件。同時，為了確保公路系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)管理工作始終能堅守正確的政治方式，不受不法分子的利用、威脅，檔案管理人員還須不斷強化自身政治素養(yǎng)。而要做到、做好上述這些方面，除了公路系統(tǒng)檔案管理人員自身的努力學(xué)習(xí)之外，單位方面也需不斷加強檔案管理工作人員的相關(guān)培訓(xùn)工作，通過雙方共同努力，進而實現(xiàn)公路系統(tǒng)檔案管理水平的顯著提升。

三、結(jié)語

總而言之，在公路系統(tǒng)建設(shè)之中公路系統(tǒng)檔案起到不可替代的重要作用，要想實現(xiàn)檔案管理水平地有效提升，就須對當(dāng)前公路系統(tǒng)檔案管理中存在的問題進行分析，進而找出提升公路系統(tǒng)檔案管理水平的可行路徑，將這些問題有效解決，從而促進我國公路行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]任祥鳳.數(shù)字化背景下公路系統(tǒng)檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（6）：130-131.

[2]許澤寧，黃學(xué)文，肖利君.淺析蚌淮高速公路檔案管理系統(tǒng)[J].中國交通信息化，2017（9）：30-34.

[3]王瑋瑛.公路檔案管理工作探討[J].經(jīng)濟技術(shù)協(xié)作信息，2017（7）：20-20.