試論事業單位檔案管理信息化建設問題

【摘 要】隨著時代的高速發展，事業單位檔案信息越來越重要，在事業單位檔案管理方面，因為時代的發展而讓我們漸漸忽視這此方面，因此出現了關注度不高、資源達不到共享、管理制度不完善、信息軟件設計沒個性等一方面問題。本文則是對所存在的問題進行詳細的闡述并提出的相應措施，同時討論在事業單位檔案管理信息化建設過程中所必須遵守的一系列要求。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；信息化

事業單位的檔案管理體系正一步步邁進現代化，即檔案管理逐漸信息化。檔案管理信息化就是指利用計算機檔案管理系統的開發應用，其可促使檔案管理者的工作高效率完成，這是檔案管理的一次較大變革和創新。檔案管理信息化有很大的優勢，一方面減輕信息管理者的工作量，提高信息管理者的工作效率[1]。另一方面能夠使信息管理體系更加系統化，加大培養人才的規模，更好地適應我國時代的高速發展，逐漸跟上我國經濟快速發展的腳步，減小差距。

一、事業單位檔案管理所在的不足之處

（一）對單位檔案管理的關注度不高

時代的發展是高速的，我們人類是無法企及的。在面對高新技術漸漸浮出水面和先進方法的應用，事業單位的管理者并沒有及時的吸取要點，并沒有對事業檔案管理產生高度的關注，相反逐漸忽視[2]。其主要原因是事業檔案管理者的傳統思想沒有跟上時代的進步，信息管理者的思維較傳統單一，缺乏創新性。而真正要做的是加強對檔案管理的關注度，讓管理環節清晰可見，促進管理制度的完善。現階段的檔案管理者的關注度遠遠達不到檔案管理信息化的要求。必須加強檔案管理關注的意識，促使檔案管理者達到檔案信息化的要求。

（二）管理制度欠規整

從客觀上，我國大部分的事業單位對自己公司的發展缺乏完備的戰略規劃和未來發展前景的計劃及預測。從主觀上，檔案管理者所掌握的管理方法較為單一和傳統，缺乏相應時代發展的先進方法。由于方法單一無趣，所以面對檔案管理缺乏積極性和熱情。綜合以上所論述的原因則直接關乎檔案管理制度的規劃和檔案管理信息化的成敗。

（三）共享資源不全面

資源共享不全面則是因為每個事業單位都有自己相應的管理系統。所以在檔案管理系統、辦公室自動化系統等系統之間資源難以達到共享，這一方面導致資源的嚴重浪費，另一方面則阻礙了事業單位檔案信息資源共享。

（四）信息化軟件沒特點

很多的軟件公司由于本公司管理者視野的狹隘，缺少對單位所獨有的特色以及個性化的了解。正是因為缺乏對單位的了解，在面對建立檔案系統時沒有自己獨特的見解，只能采取照搬套用的模式來進行建立檔案系統。其最大的弊端就是導致信息化系統的建設缺乏本單位的獨特個性和針對性，難以實現有效的管理以及信息管理的系統化，因而被規劃在大眾一欄里。

二、解決事業單位檔案管理問題的方法

（一）提高關注度及管理者綜合素質

提高事業單位管理者對檔案管理的關注度和綜合素質是必不可少的一部分。首先，管理者的技術要跟得上時代的進步，大面積培養檔案管理系統各方面所需要的人才。其次，在掌握了一定的信息管理技術下，靈活運用還是一大要求，空有一身的技術而不能實戰演練那是徒勞的。只有理論與實踐相結合運用才能展現出最大的效率以及符合時代對檔案管理者的要求。

（二）完善管理制度

也有部分單位在檔案管理信息化建設中過分注重本單位的獨特個性，不進行管理方式的改革。這種做法是有很大弊端的，譬如不利于本單位的進一步發展，思想過于禁錮，跟不上時代的發展，管理制度不完善，難以達到檔案管理者的要求。進一步完善管理制度標志著檔案管理系統建設的進步，而且能夠很大幅度的推動檔案管理系統現代化建設的發展[3]。所以務必要完善管理制度，不斷推進發展。

（三）檔案管理信息的無誤標準

事業單位檔案的內容關乎到整個單位的發展，其重要性不言而喻。相對于國家來說，事業檔案信息必須依照國家有關主管部門制定的規章制度開展工作，不得違法亂紀，一切工作要求都應在法律法規允許的條件下進行。相對于系統管理者個人來說，要提高自己的安全意識，在面對檔案管理信息時，務必反復進行鑒定以及內容要確保無誤。

（四）謹記對癥下藥、因材施教

一切事物并不是昂貴則代表一切，而是適合才能代表一切。對于事業單位檔案信息系統也不例外。其所遵循的原則也是如此。如果要求每個單位都建立昂貴的管理系統是不現實的。因此，就要做到對癥下藥，認真篩選適合本單位的管理系統。根據單位的性質不同所采取的措施不同，結合實際，轉變觀念，選擇最適合的管理系統。

三、結論

事業單位檔案是社會、經濟、環境和諧發展不可替代的載體，其信息化管理有很多好處。其一則是能都很有效的減少檔案管理者的工作量，減輕他們的負擔，大大提高檔案管理者的工作效率，增強事業單位對人才培養的規模。其二則是能夠更快更好地適應我國時代的高速發展，逐漸跟上我國經濟快速發展的腳步，減小差距。所以實現現代化檔案信息系統化管理就發展成事業單位檔案管理研究的主要課題。由此可見，我們在強化信息意識和信息觀念的過程中，積極尋找能夠解決檔案信息化管理中所存在問題的方法，更要加快信息的開發和現有資源的利用。提高對事業單位檔案管理信息的關注度，全面開發利用現有的檔案資源，進一步達到資源共享平臺。

作者簡介：劉洋（1982.5-），男，漢，籍貫：吉林省四平市梨樹縣，當前職務：科員，當前職稱：助理館員，學歷：梨樹農村成人高等專科學校，研究方向：檔案管理。

參考文獻：

[1]事業單位檔案管理的現狀及改進策略[J].陳董來.行政事業資產與財務.2014（15）.

[2]事業單位檔案管理的重要性與新思路[J].門勝偉.納稅.2017（05）.

[3]淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].李霞.科技展望.2016（21）.