新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革研究

孟昭秀

隨著我國信息化水平的不斷提升，各行各業(yè)引入信息化服務，創(chuàng)新傳統(tǒng)服務模式，不斷提升服務質(zhì)量和服務效率。我國作為一個檔案大國，檔案事業(yè)與生產(chǎn)生活息息相關。在事業(yè)單位的正常運行中，檔案作為每個項目和環(huán)節(jié)中的材料支撐發(fā)揮著重要作用。但是我國事業(yè)單位的檔案管理工作存在著許多問題。本文將從這些問題入手，分析問題原因，通過對新形勢下信息技術與檔案管理創(chuàng)新結合模式的探究，對新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革提出相應的對策與建議。

目前，我國事業(yè)單位處于改革時期，業(yè)務繁忙資料繁多，而檔案能夠為事業(yè)單位的各項活動和服務提供記錄服務，使得各項活動和服務的原始文字材料得以保存，各項內(nèi)容有據(jù)可循，為事業(yè)單位高效運轉和服務提升提供檔案基礎。但是結合我國目前的檔案工作實際來看，檔案管理工作還有很大的進步空間。檔案管理的創(chuàng)新與服務模式的改革必須重視。

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

檔案工作人員素質(zhì)參差不齊

我國事業(yè)單位通過事業(yè)編制社會化考試招聘工作人員，面向群體廣泛，專業(yè)要求廣泛，針對性低。目前檔案工作的負責人員很少具有專業(yè)的圖書情報或檔案管理專業(yè)素養(yǎng)與相關管理素質(zhì)。大多數(shù)工作人員都是文秘專業(yè)或者其他與事業(yè)單位性質(zhì)相近的專業(yè)人員，缺乏相應的檔案管理專業(yè)知識。檔案管理工作的人員大多數(shù)管理方法都是在實踐中一點一點摸索中積累出的經(jīng)驗，具有不系統(tǒng)性和不全面性。在實踐工作中，一旦遇到新問題新情況就會出現(xiàn)工作停滯問題。此外，大多數(shù)檔案管理人員并非全職負責，而是兼職負責自己工作部分的檔案管理工作，不利于單位檔案的集中管理，統(tǒng)籌規(guī)劃和統(tǒng)一調(diào)度，不利于為事業(yè)單位發(fā)展提供助力。

檔案工作管理技術落后

隨著信息化的發(fā)展，計算機技術在各行各業(yè)及檔案管理中廣泛應用。但是各個事業(yè)單位卻沒有能夠在計算機技術的基礎上建立起便民利業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)。部分單位雖然建立起電子檔案系統(tǒng)，但也僅處于檔案內(nèi)容電子化，而利用程度較低。此外，檔案管理中新型開發(fā)管理軟件的應用推廣卻并不盡如人意。究其根本，就是缺乏相應先進的設備與技術，工作人員的電子數(shù)據(jù)能力較弱，專業(yè)人才不足。在職的工作人員并未掌握運用信息技術的能力，檔案管理過程中缺乏科學性。

檔案工作認識程度較低

檔案工作在我國歷史上一直并未受到重視，認為其并不能帶來直接效益。這種長久的觀念影響下，大部分事業(yè)單位對于檔案管理工作從人力到物力再到財力投入均不足，領導層面領導力缺乏且觀念老化，工作人員缺乏熱情，工作設備落后，數(shù)據(jù)系統(tǒng)漏洞多，資金投入不足，發(fā)展后勁缺乏，這些問題都使得檔案管理的工作效率始終不能有質(zhì)的飛躍。[1]同時，檔案管理工作是面對大量紙質(zhì)材料的枯燥乏味的整理歸類工作。工作人員在監(jiān)督不嚴，執(zhí)行不力的工作環(huán)境中，沒有充分履行自身職責，未真正按照需求與規(guī)定整理歸類相關檔案，并通過檔案整理工作完善事業(yè)單位的業(yè)務內(nèi)容。

新形勢下工作特點及管理改革必要性

改革順應時代要求

當今時代是數(shù)字化時代，跨地區(qū)跨國家的地域間活動呈爆發(fā)式增長。大數(shù)據(jù)時代下的云技術要求各行業(yè)進行工作與信息技術融合，從而更好適應時代變遷和社會發(fā)展需求。當今我國人口流動快，地域間信息交流量大，事業(yè)單位的工作人員和工作內(nèi)容也是在不斷擴大空間與時間范圍。[2]因此，檔案工作的信息化是實際工作的需要，也是時代背景下的必然變萆。

改革助力體制轉型

我國事業(yè)單位體制轉型與改革正處于關鍵時期，提高事業(yè)單位服務效率與服務能力，更好的為我國人民服務，是我國事業(yè)單位現(xiàn)代化建設的根本目的。信息化與數(shù)據(jù)化是現(xiàn)代化事業(yè)單位建設的關鍵一環(huán)。大數(shù)據(jù)平臺與云共享是未來檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢。建立信息化的檔案管理體系，是有利于推進我國事業(yè)單位的轉型提升，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化提供數(shù)據(jù)基礎。

改革提升工作水平

檔案工作存在文件數(shù)量多，內(nèi)容信息量大，數(shù)據(jù)間關系復雜，程序繁瑣，資料整理難度高等特點。對于時間久遠的信息和資料缺失信息，查找難度極大。信息化平臺的建設可以有效緩解甚至解決這一問題，有利于更好的為生產(chǎn)生活服務，提升檔案工作的實踐意義，提高檔案管理工作的能力與水平。檔案工作對于單位來說，具有信息留存和資料管理的意義。而對于個人來說，檔案是個人工作轉移、社會信息轉移具有重要作用，是全面建立人才引進和人才保留制度的基礎。

管理創(chuàng)新與服務模式改革措施

培養(yǎng)專業(yè)人才，提升人才素質(zhì)

通過對專項人才的招聘，引進專業(yè)技術人員對事業(yè)單位的檔案管理工作進行系統(tǒng)建設與完善。加強工作人員的工作能力深化教育，組織工作人員定期進行專業(yè)內(nèi)容的學習與比拼，對工作人員的業(yè)務素質(zhì)進行專項提升與考核。提升領導層面建設，為領導層注入新鮮血液和全新發(fā)展觀念。[4]建立相應管理制度和獎懲制度，提高工作人員的工作認真程度，鼓勵工作人員發(fā)揮創(chuàng)新精神，同時加強工作人員自律性與自覺性，完善檔案管理工作崗位的相應制度建設，保障工作人員的基本權益，明確工作人員的工作義務，提升工作人員工作熱情。

建立體系化現(xiàn)代管理模式

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新管理模式，建立體系化檔案管理模式。加強領導力量建設，提升檔案發(fā)展的前瞻性與預見性。同時要加強體系化建設，全面提升檔案管理的數(shù)字化程度、自動化能力和互動化水平。通過加強數(shù)字加密，提升檔案安全系數(shù)；建立檔案大數(shù)據(jù)庫，增強檔案查找、對比能力；增強信息自動收集、篩選與檢索能力，實現(xiàn)數(shù)據(jù)批量化處理；同時完善數(shù)據(jù)上傳，建立各單位聯(lián)動的大數(shù)據(jù)云平臺，實際提升檔案利用效率。建立事業(yè)單位業(yè)務內(nèi)容和工作人員的雙重檔案內(nèi)容，加強業(yè)務內(nèi)容的安全保密性建設，提升工作人員的信息的保存工作，由此加強業(yè)務管理與人員管理效率，促進事業(yè)單位全方位發(fā)展。

綜上所述，檔案管理工作的提升是關系著事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)容，關系著事業(yè)單位的檔案管理能夠有效率的進行，并對事業(yè)的良好運行與持續(xù)建設具有積極的意義。在我國事業(yè)單位改革提升的大形勢下，針對信息數(shù)據(jù)技術下的檔案管理工作改革與服務模式創(chuàng)新勢在必行。